Palaa tietosuojaohjeiden pääsivulle
Tietosuojaohjeet – Kysymys 15
Tuenilmausten toimitus viranomaistarkastukseen: Mikä on komission ja järjestäjien työnjako, kun käytetään komission tiedostojenvaihtopalvelua?
Koskee skenaariota 2, kun paperilomakkeilla kerätyt tuenilmaukset toimitetaan viranomaisille komission tiedostojenvaihtopalvelun kautta
Kansalaisaloitteen järjestäjät voivat pyytää komissiota toimittamaan tuenilmaukset kansallisille viranomaisille myös silloin, kun keräämiseen on käytetty paperilomakkeita (jolloin järjestäjäryhmän edustaja toimii yksin 'rekisterinpitäjänä').
Komission vastuulla on
- tarjota järjestäjille tarvittava tietojärjestelmä, jonka asetukset on määritelty heidän kansalaisaloitteensa mukaan
- tarjota heidän käyttöönsä salaustoiminto
- varmistaa, että tuenilmaukset, jotka järjestäjät ovat ladanneet järjestelmään ja suojanneet salaustoiminnolla, toimitetaan EU-maiden viranomaisille turvallisesti ja luottamuksellisesti
- poistaa tiedostot, jotka on tallennettu tiedostojenvaihtopalveluun, saatuaan järjestäjäryhmältä ja viranomaisilta varmistuksen, että toimitus on onnistunut
- välittää allekirjoittajien pyynnöt järjestäjäryhmälle käsiteltäviksi
- laatia tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi ja käsittelytoimia koskeva seloste sekä tarjota komission tietosuojavastaavan palvelut tämän käsittelytoimen yhteydessä.
Järjestäjäryhmän edustajan vastuulla on
- skannata paperilomakkeilla olevat tuenilmaukset ja suojata ne salauksella
- ladata salatut tuenilmaukset tiedostojenvaihtopalveluun
- valita ajankohta, jolloin tuenilmaukset toimitetaan kansallisille viranomaisille
- käsitellä allekirjoittajien tässä menettelyvaiheessa esittämät pyynnöt yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Komission ja edustajan velvoitteet eritellään tarkemmin yhteistä rekisterinpitoa koskevissa sopimuksissa.
TÄRKEÄÄ:
Paperilomakkeilla kerätyt tuenilmaukset on mahdollista toimittaa viranomaisille myös järjestäjien valitsemalla muulla tavalla.
Viitteet:
Kansalaisaloiteasetus: 4 artiklan 3 kohta, 10 ja 12 artikla
