Späť na hlavnú stránku usmernení v oblasti ochrany údajov pre organizátorov
Usmernenia v oblasti ochrany údajov – otázka č. 1
Centrálny online systém na zber vyhlásení – aké povinnosti majú Komisia a zástupca skupiny organizátorov v pozícii spoločných prevádzkovateľov?
Vzťahuje sa na scenár 1
Ako skupina organizátorov musíte na online zber vyhlásení o podpore použiť centrálny online systém Komisie na zber vyhlásení a na predloženie vyhlásení o podpore na overenie členským štátom službu na výmenu súborov.
V tom prípade konajú skupina organizátorov a Európska komisia ako spoloční prevádzkovatelia na základe štandardnej dohody o spoločnom prevádzkovaní, v ktorej sú špecifikované povinnosti oboch prevádzkovateľov. Služby Komisie sa poskytujú bezplatne.
Na základe dohody o spoločnom prevádzkovaní preberá väčšinu povinností prevádzkovateľov Komisia ktorá najmä:
- prevádzkuje a udržiava príslušné informačné systémy umožňujúce zber a uchovávanie vyhlásení o podpore a (prípadne aj) e-maily signatárov,
- môže zasielať e-maily tým signatárom, ktorí sa prihlásili na odber informácií o vývoji danej iniciatívy,
- poskytuje posúdenie vplyvu na ochranu údajov a vedie záznam o spracovateľských činnostiach,
- zabezpečuje, aby mali signatári k dispozícii náležité vyhlásenie o ochrane osobných údajov a aby sa ich otázkam a požiadavkám v zmysle všeobecného nariadenia o ochrane údajov/nariadenia o ochrane údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie venovala náležitá pozornosť,
- zabezpečuje, aby sa vyzbierané vyhlásenia o podpore poslali členským štátom na overenie a aby sa po uplynutí lehoty na uchovávanie údajov získané údaje zlikvidovali.
V prípade spracovateľských operácií, ktoré má na základe dohody o spoločnom prevádzkovaní na starosti Komisia, zodpovedná osoba Komisie monitoruje, ako Komisia plní povinnosti, ktoré jej vyplývajú z nariadenia o ochrane údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie.
Povinnosti zástupcu/organizátorov sa zvyčajne obmedzujú na tieto činnosti:
- stanovujú deň začatia a deň ukončenia zberu vyhlásení o podpore, ako aj dátum odoslania zozbieraných vyhlásení o podpore orgánom členských štátov,
- môžu zasielať e-maily tým signatárom, ktorí sa prihlásili na odber informácií o vývoji danej iniciatívy,
- predkladajú Komisii žiadosti dotknutých osôb týkajúce sa ďalšieho spracúvania údajov,
- informujú Komisiu, ak treba štandardnú lehotu na uchovávanie údajov upraviť v súlade s článkom 19 nariadenia o európskej iniciatíve občanov.
Referenčné dokumenty:
- články 10, 12, 18 a 19 nariadenia o európskej iniciatíve občanov,
- články 24 a 26 všeobecného nariadenia o ochrane údajov, články 26 a 28 nariadenia o ochrane údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie.
