Οδηγίες για την προστασία των δεδομένων — Ερώτηση 7
Πώς θα πρέπει να καταρτίζετε το αρχείο επεξεργασίας δεδομένων;
Ισχύει για το σενάριο 2 (ο/η εκπρόσωπος ενεργεί ως αποκλειστικός/-ή υπεύθυνος/-η επεξεργασίας δεδομένων), εκτός από τη χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής.
Η τήρηση του αρχείου απαιτείται από τον νόμο, ιδίως σε περίπτωση επεξεργασίας ευαίσθητων δεδομένων.
Το αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας είναι ένα γραπτό έγγραφο, το οποίο πρέπει να περιλαμβάνει ειδικότερα:
- το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του/της υπεύθυνου/-ης επεξεργασίας δεδομένων, καθώς και του/της υπεύθυνου/-ης προστασίας δεδομένων, εφόσον υπάρχει·
- τις κατηγορίες των υποκειμένων των δεδομένων και τις κατηγορίες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία·
- τους σκοπούς της επεξεργασίας και τα στοιχεία αναφοράς της σχετικής πρωτοβουλίας·
- τους αποδέκτες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, δηλαδή σε ποιους έχουν κοινοποιηθεί ή πρόκειται να κοινοποιηθούν τα δεδομένα (εδώ: μόνο στις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών που είναι αρμόδιες για την επαλήθευση και την πιστοποίηση των δηλώσεων υποστήριξης)·
- τις ημερομηνίες και τους διαύλους των εν λόγω διαβιβάσεων·
- τις προβλεπόμενες προθεσμίες για τη διαγραφή των δεδομένων·
- γενική περιγραφή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας, όπως κρυπτογράφηση, ικανότητα αποκατάστασης, δοκιμές και μέτρα διασφάλισης της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας, της διαθεσιμότητας και της ανθεκτικότητας, παροχή ασφαλούς περιβάλλοντος (βλ. ερωτήσεις σχετικά με την ασφάλεια στο πλαίσιο της συγκέντρωσης σε χαρτί και της υποβολής των συγκεντρωμένων δηλώσεων υποστήριξης στα κράτη μέλη προς επαλήθευση.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ:
Δεν χρειάζεται να διενεργήσετε χωριστή εκτίμηση αντικτύπου για την προστασία δεδομένων όσον αφορά την επεξεργασία υπό καθεστώς κοινής ευθύνης επεξεργασίας με την Επιτροπή, δεδομένου ότι η εν λόγω επεξεργασία καλύπτεται ήδη από το αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας που θεσπίζει η Επιτροπή (βλ. σενάριο 1) και τη χρήση της υπηρεσίας ανταλλαγής αρχείων της Επιτροπής στο πλαίσιο του σεναρίου 2. Θα πρέπει στα έγγραφα / στον ιστότοπό σας να παρέχετε σύνδεσμο προς το αρχείο της Επιτροπής.
Παραπομπές:
