Zaštita podataka

Smjernice za zaštitu podataka za organizatore europskih građanskih inicijativa

Ključna načela

Pri prikupljanju izjava o potpori za svoju inicijativu organizatori obrađuju osobne podatke potpisnikâ i pritom količina podataka može biti velika. Za obradu tih osobnih podataka odgovoran je predstavnik skupine organizatora (ili, ako postoji, pravni subjekt posebno osnovan za upravljanje inicijativom) i on je tzv. voditelj obrade podataka.

Ako se prikupljanje i/ili prijenos prikupljenih izjava o potpori obavlja putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja, Europska komisija preuzima ulogu zajedničkog voditelja obrade u tim postupcima obrade podataka kako bi se smanjila odgovornost organizatora.

Ako skupina organizatora prikupi potreban broj izjava o potpori, te se izjave zatim šalju nadležnim nacionalnim tijelima na provjeru i potvrđivanje. Ta se nacionalna tijela smatraju voditeljima u tim postupcima obrade podataka.

Voditelj obrade podataka mora poštovati obveze i pravila zaštite podataka iz Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) te se pobrinuti za usklađenost s njima.

Ključni pojmovi

Možete ih pronaći u pojmovniku iz područja zaštite podataka u kontekstu europske građanske inicijative.

Za koje se postupke obrade očekuje da ih organizatori provedu u skladu s Uredbom o europskoj građanskoj inicijativi?

• Obrada izjava o potpori potpisnikâ:

Da bi podržali inicijativu, potpisnici moraju ispuniti obrazac izjave o potpori, pri čemu navode niz svojih osobnih podataka. Ako se izjava o potpori potpisuje na internetu s pomoću elektroničke identifikacije, ti se podaci uvoze iz nacionalnog sustava elektroničke identifikacije.

Ako inicijativa uspije prikupiti potreban broj izjava o potpori, one se šalju državama članicama na provjeru i potvrđivanje. Osobni podaci prikupljeni u okviru izjava o potpori ne smiju se upotrebljavati ni u koju drugu svrhu, primjerice za potporu drugim inicijativama, niti prenositi drugim organizacijama.

• Obrada e-adresa potpisnikâ:

Dopuštena je i mogućnost prikupljanja e-adresa potpisnika koji žele primati novosti o napretku inicijative koju su potpisali.

E-adrese se ne smiju prikupljati u obrascima izjave o potpori, ali se mogu prikupljati istodobno, pod uvjetom da su potpisnici obaviješteni da pravo na davanje potpore nije uvjetovano davanjem pristanka na prikupljanje e-adrese.

Te se e-adrese smiju koristiti samo za informiranje potpisnika koji to žele o napretku inicijative koju su potpisali. Ne smiju se koristiti u druge svrhe, primjerice za slanje komercijalnih ponuda potpisniku ili informacija o nekoj drugoj inicijativi, i ne šalju se na provjeru u države članice.

• Obrada osobnih podataka sponzorâ inicijative:

Povrh toga, u Uredbi o europskoj građanskoj inicijativi propisana su određena pravila za obradu podataka sponzorâ inicijative.

U članku 17., članku 18., članku 19. stavku 1. i članku 19. stavku 3. Uredbe o europskoj građanskoj inicijativi navodi se kako se ti podaci mogu obrađivati.

Vođenje obrade podataka: scenariji slučajeva prikupljanja i prijenosa izjava o potpori

Dva su općenita scenarija:

1. scenarij

• izjave o potpori prikupljaju se putem Komisijina središnjeg sustava internetskog prikupljanja (obradu zajednički vode Komisija i predstavnik skupine organizatora)
• izjave o potpori podnose se na provjeru nadležnim tijelima država članica putem Komisijina sustava razmjene datoteka (obradu zajednički vode Komisija i predstavnik skupine organizatora).

2. scenarij

• izjave o potpori prikupljaju se na papirnatim obrascima (predstavnik skupine organizatora jedini je voditelj obrade podataka)
• izjave o potpori podnose se na provjeru nadležnim tijelima država članica vlastitim sredstvima skupine organizatora (predstavnik skupine organizatora jedini je voditelj obrade podataka) ILI putem Komisijina sustava razmjene datoteka (obradu zajednički vode Komisija i predstavnik skupine organizatora).

Napomene:

• Organizatori mogu odlučiti hoće li izjave o potpori prikupljati u papirnatom obliku i na internetu ili na samo jedan od tih načina.
• Kako bi izjave o potpori prikupili putem interneta organizatori moraju koristiti središnji sustav internetskog prikupljanja.
• Ako organizatori izjave o potpori istovremeno prikupljaju na internetu putem središnjeg sustava internetskog prikupljanja i u papirnatom obliku, na te različite metode prikupljanja mogu se primjenjivati različita pravila.

Pitanja i odgovori o zaštiti podataka za organizatore

1. Središnji sustav internetskog prikupljanja – koje su obveze Komisije i predstavnika skupine organizatora kao zajedničkih voditelja obrade?
2. Prikupljanje u papirnatom obliku – koje su obveze predstavnika skupine organizatora kao jedinog voditelja obrade podataka?
3. „Osjetljivi podaci”– u kojim se slučajevima podaci potpisnikâ smatraju posebnom kategorijom podataka?
4. Sigurnost – što trebate poduzeti ako podatke potpisnikâ prikupljate u papirnatom obliku?
5. Sigurnost – koji su zahtjevi kada izjave o potpori u papirnatom obliku prikupljaju dobrovoljni ili ugovorni aktivisti?
6. Kad i kako trebate provesti procjenu učinka na zaštitu podataka?
7. Kako trebate pripremiti evidenciju obrade podataka?
8. Koja je uloga službenika za zaštitu podataka?
9. Koje informacije trebate dati građanima pri prikupljanju njihovih podataka?
10. Kako trebate postupati sa zahtjevima potpisnikâ koji se odnose na obradu podataka?
11. Što trebate učiniti u slučaju povrede osobnih podataka?
12. Koja je vaša odgovornost kao voditelja obrade podataka?
13. Podnošenje prikupljenih izjava o potpori državama članicama na provjeru – tko je voditelj obrade podataka?
14. Podnošenje prikupljenih izjava o potpori državama članicama na provjeru – koje su sigurnosne preporuke?
15. Podnošenje prikupljenih izjava o potpori državama članicama na provjeru – koje su uloge i odgovornosti pri korištenju Komisijina sustava razmjene datoteka?
16. Koji su rokovi zadržavanja podataka?
17. Kojem nacionalnom nadzornom tijelu treba uputiti pitanja o obradi osobnih podataka?
18. Potpora i financiranje – što trebate znati o obradi osobnih podataka?

Pitanja i odgovori o zaštiti podataka za potpisnike

Pogledajte posebni odjeljak na stranici Najčešća pitanja.

Kojih se propisa treba pridržavati pri obradi osobnih podataka?

• Uredba o europskoj građanskoj inicijativi i njezine odredbe o zaštiti podataka (vidjeti članak 19.).
• Za predstavnike vrijede: Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) i relevantni nacionalni propisi.
• Za Europsku komisiju vrijedi: Uredba o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama Unije (EUDPR).

Tijela za kontakt na nacionalnoj razini

• Podaci za kontakt nacionalnih tijela nadležnih za provjeru i potvrđivanje izjava o potpori dostupni su ovdje.
• Podaci za kontakt nacionalnih tijela za zaštitu podataka dostupni su ovdje.

Politika Europske komisije o zaštiti privatnosti u kontekstu europske građanske inicijative

Izjave o zaštiti osobnih podataka koje se upotrebljavaju za različite postupke obrade podataka koje provodi Europska komisija u kontekstu provedbe instrumenta europske građanske inicijative objavljuju se na posebnim internetskim stranicama o politici zaštite privatnosti.