饭店管理信息系统的基本构架及应用

### 饭店管理信息系统的基本构架及应用 随着市场竞争的日益激烈，饭店管理团队越来越意识到，只有通过引入先进的饭店管理信息系统（Hotel Management Information System，简称 HMIS），整合内部信息资源，加强信息流管理，才能有效提升饭店的整体运营水平和市场竞争力。 #### 一、系统目标 根据饭店管理信息系统应用的范围和深度，可以将其目标划分为从低到高的四个层次： 1. **提高服务水平**：利用计算机的强大数据处理和传递能力，减少人力成本投入在后台工作上，使更多人力资源用于提升客户服务质量，例如减少工作失误、缩短顾客等待时间等。此外，计算机还可以提供特色服务，进一步提高客户的满意度。 2. **提高内部控制能力**：通过建立预测和预警机制，帮助管理人员更加高效地控制有限资源（如客房分配、信用额度、最低库存等）。这有助于限制员工的变通性和随意性，强化职能岗位间的相互制约关系，从而减少违规行为和舞弊现象，并为审计工作提供准确的数据依据。 3. **提高市场运作能力**：实现与互联网的连接，拓宽客户来源渠道。具备市场分析和实施复杂营销策略的能力，更好地满足市场需求。 4. **提高管理决策能力**：为饭店高层管理者提供广泛且准确的信息支持，运用计算机辅助决策方法进行决策分析，从而优化决策过程。 #### 二、系统基本构架 根据饭店管理活动的目标和数据流的特点，可以将饭店管理系统分为前台系统、后台系统以及其他系统三大子系统。 1. **前台系统**：负责统一管理与入住客人相关的所有信息。主要包括预订、接待、收银、夜审、客房管理、报表生成、客户历史记录管理、协议单位管理、应收账款管理以及系统维护等功能模块。这些模块覆盖了从预售到售后整个过程中客户信息、财务、客房及历史数据的管理控制。其中，客人主单（Guest Folio）是整个数据流程的核心，它记录了从预订到退房期间的所有交易记录。客房状态的实时更新、账户结算等都是前台系统的重要功能。 2. **后台系统**：即饭店财务管理系统，涵盖了总账管理、应付账款管理、财务报表生成、库存管理和采购管理等功能模块。这个系统不仅是一个简单的账务处理平台，更重要的是以核算为基础、以控制为核心，帮助饭店进行财务管理。例如，通过总账模块可以审核各个财务岗位的工作情况，控制成本，核查现金、银行存款和库存实物与系统数据的一致性等。 3. **其他系统**：通过接口接入辅助系统，扩展系统的功能和服务范围。例如，电话计费系统、POS（销售时点信息管理）系统、电子门锁系统、视频点播系统以及中央预订系统（CRS）、全球分销系统（GDS）、本地分销系统（LDS）和物业管理系统（PDS）接入系统等。 #### 三、系统实施 在选择和实施饭店管理信息系统时，需要注意以下几个方面： 1. **系统的选择**：考虑到自行开发存在的问题（如技术门槛高、周期长、风险大等），选择成熟的商用系统是最可靠和快捷的方式。在选择商用系统时，除了考虑其性能和价格之外，还需要关注系统的技术支持、售后服务、系统的扩展性和兼容性等因素。 2. **实施计划**：制定详细的实施计划，确保项目顺利进行。这包括前期的需求调研、中期的系统安装调试和后期的培训和支持等环节。 3. **人员培训**：确保所有使用系统的员工都能熟练掌握系统的操作方法，这对于提高工作效率和服务质量至关重要。 4. **数据迁移**：在新旧系统之间进行平稳的数据迁移是非常重要的一步，需要仔细规划以避免数据丢失或错误。 一个高效运行的饭店管理信息系统对于提升饭店的服务水平、内部控制能力、市场运作能力和管理决策能力具有重要意义。通过合理规划和实施，饭店可以充分利用现代信息技术的力量，增强自身的竞争优势，在激烈的市场竞争中立于不败之地。