文件控制程序(5).docx

文件控制程序(5)全文共3页，当前为第1页。文件控制程序(5)全文共3页，当前为第1页。文件控制程序 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第1页。 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第1页。 1. 目的 对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2. 适用范围 适用于与质量管理体系所有文件的控制，包括工艺技术文件和外来文件。 3. 职责 3.1总经理负责批准发布《质量手册》、《程序文件》。 3.2管理者代表负责《质量手册》、《程序文件》的审核。 3.3综合部负责质量管理体系文件、质量检验相关文件的编制、管理。 3.4研发部负责技术类文件的编制；销售部负责产品合同、顾客满意度调查等文件的管理；研发部负责产品生产过程中相关文件的编制、管理；财务部负责采购过程、物流运输等文件的管理； 3.5行政部负责行政办公及其他法律法规等外来文件保管及管理。 4. 程序 4.1 文件的保管 4.1.1《质量手册》、《程序文件》由综合部保管。 4.1.2 管理、作业文件，如部门管理 度、工艺文件、操作规程等，由各相关部门自行保存并报综合部备案存档。 4.1.3所有记录，按照《记录控制程序》规定保管。 4.1.4内部行政办公文件及外来文件，包括法律法规及上级文件、国家和行业标准等由行政部负责备案保管。 4.2 文件的编码 4.2.1质量手册: WCS—SC—C-2019 其中，YSD代表本公司名称简写,SC代表《质量手册》简写,C代表版本号，2016代表年份。 4.2.2程序文件: WCS—CX—7.5—01 其中, WCS代表本公司名称简写、CX代表《程序文件》简写、7.5代表标准章节号、01代表程序文件序号 4.2.3 记录： JL—7.1.3—01 其中JL代表记录简写；7.1.3代表标准条款号；01代表记录序号。 4.2.4 管理文件：WCS /XZ—GL—01 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第2页。文件控制程序(5)全文共3页，当前为第2页。其中，WCS /XZ代表公司行政部，GL代表管理性文件； 01代表序号。 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第2页。 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第2页。 4.2.5外来文件： 外来文件的编制执行其原有书号或标准号。 4.3文件的编制、审核、批准、发放及评审 4.3.1 质量手册和相关程序文件由综合部组织编制，管理者代表审核，总经理批准发布，综合部负责登记和发放。 4.3.2 各部门依据其职责和 限编制相关的管理和技术文件，报部门负责人审核，总经理批准后，由综合部登记、发放并实施。 4.3.3 综合部负责确定文件的发放范围，应确保所有场所和部门都能得到相关文件适用情况版本。文件的发放和回收均应填写文件发放（回收）记录。 4.4 文件的受控状态 所有文件分受控和非受控两种状态。受控文件应在封面标识受控并填写分发序号。非受控文件发放时办理签收手续即可。 4.5 文件的修改 4.5.1文件的修改由该文件原编制部门进行。修改人应认真填写文件更改通知单，经文件的原审批部门、领导审批后执行修改。 4.5.2所有被修改的原文件应由综合部收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6文件的领用 4.6.1综合部应建立文件发放（回收）记录。 4.6.2以旧换新的文件，分发号不变。因丢失而补发的文件，应给予补充，发放部门做好相应的记录。 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保存 1）各部门对其所使用的所有文件（包括外来文件）建立部门受控文件清单；综合部建立本公司的受控文件清单和外来文件清单。 2） 所有与质量管理体系有关的文件都应分类存放于安全的地方；任何人不得在有效文件上乱涂乱画；不得擅自外借；应确保文件清晰、易于识别和检索。 4.7.2文件的作废和销毁 1) 综合部将作废或销毁文件及时从使用场所撤出，在原发放记录中注明收回日期并由原领用人签字，加盖作废章。使用场所如需保留已作废的文件时，则对这些文件加保留作废标识，且只能作为参考使用。 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第3页。文件控制程序(5)全文共3页，当前为第3页。 2) 需销毁的文件，由相关部门填写文件销毁申请表经综合部审核、管理者代表批准后实施销毁。 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第3页。 文件控制程序(5)全文共3页，当前为第3页。 4.7.3文件借阅和复制 如需借阅和复制与质量管理体系有关的文件，借阅人到综合部办理相关手续。 4.8外来文件的控制 对于与产品有关的国家和行业标准、政府及其它管理、监督机构发放的法规等文件，由行政部识别其适用性后统一登记在外来文件清单中。 5. 相关文件 质量文件编号规范 记录控制程序 6. 记录 受控文件清单 外来文件清单 外来技术文件登记表 文件发放记录 文件回收记录 文 文件控制程序是企业质量管理体系中的核心组成部分，旨在确保所有与质量相关的文件始终保持最新且有效，以便各个部门在执行任务时遵循正确的指导原则。文件控制的主要目标是防止使用过时或无效的文件，从而保证产品的质量和企业的合规性。 1. **目的**： 文件控制程序的目的是确保质量管理体系的所有文件都是最新的有效版本，这样可以防止由于使用错误信息而导致的质量问题或不符合法规的行为。 2. **适用范围**： 这个程序适用于公司内部所有的质量管理体系文件，包括工艺技术文件和外部接收的文件，如供应商的技术规格、政府法规等。 3. **职责分配**： - **总经理**负责批准发布《质量手册》和《程序文件》。 - **管理者代表**负责审核这两类文件。 - **综合部**负责整个质量管理体系文件的编制、管理和保管，以及质量检验相关文件。 - **研发部**负责技术文件的编制，产品生产和相关文件的管理。 - **销售部**管理产品合同和顾客满意度调查文件。 - **财务部**管理采购和物流文件。 - **行政部**负责行政办公文件和法律法规等外来文件的保管和管理。 4. **文件管理**： - **文件保管**：《质量手册》和《程序文件》由综合部集中保管，其他文件分别由相关部门保存并报备综合部。所有记录根据《记录控制程序》规定进行保管。 - **文件编码**：采用特定的编码系统，如WCS—SC—C-2019表示质量手册，WCS—CX—7.5—01表示程序文件，JL—7.1.3—01表示记录等。 - **文件编制、审核、批准、发放及评审**：综合部负责编制、审核和发放，总经理批准，确保文件的有效传播。 - **文件受控状态**：文件分为受控和非受控两类，受控文件在封面有标识，并有分发序号。 - **文件修改**：原编制部门负责修改，填写更改通知单，经过审批后执行，旧版文件由综合部收回。 - **文件领用**：综合部建立发放记录，新旧替换保持分发号不变，丢失文件需补发并记录。 - **文件保存、作废与销毁**：文件安全存放，作废文件及时撤出，通过销毁申请表处理，不得随意外借。 5. **外来文件控制**： 行政部负责识别外来文件的适用性，如国家和行业标准、法规等，统一登记管理。 6. **相关文件和记录**： 包括质量文件编号规范、记录控制程序，以及受控文件清单、外来文件清单、外来技术文件登记表、文件发放记录、文件回收记录等，这些都是文件控制的重要辅助工具。 通过上述流程，企业能够有效地控制文件的生命周期，确保每个环节的文件都处于有效的受控状态，从而提升质量管理体系的运行效率和合规性。