文件控制程序.pdf

文件控制程序 范围 本程序规定了江苏凯悦物业服务有限公司企业标准化体系文 件，包括质量管理体系文件的控制方法，适用于江苏凯悦物业 服务有限公司对企业标准及相关的外来文件（包括与物业服务 质量管理、环境管理、职业健康安全管理有关的国家法律法 规、行业规范、要求及与公司提供的有关文件资料等）的管 理。 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡 是注日期的引用文件，随后所有的修改单（不包括勘误的内 容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件， 其最新版本适用于本标准。 GB/T 1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写 规则》 GB/T 19001-2000《质量管理体系　要求》（idt ISO9001： 2000） GB/T 24001-2004《环境管理体系　要求及使用指南》（idt ISO14001：2004） GB/T 28001-2001《职业健康安全管理体系　规范》 目的 对江苏凯悦物业服务有限公司企业标准化体系文件的编写、审批、 发放、保管和作废等全过程进行控制，使公司使用的文件均为受控的、 适用的有效版本。 职责 行政人事部负责文控的归口管理，并负责指导检查。 各部门经理（或主管）指定的文件专管人员负责对本部门所使 用的企业标准化体系文件和资料进行管理。 企业标准化体系文件分类 技术标准体系 技术标准是为标准化工作中需要协调、统一的技术事项所制定 的标准。 技术标准体系是机关物业管理范围内的技术标准按其内在联系 形成的科学的有机整体，它是企业标准体系的组成部分。 技术标准体系按其层次结构，可分为技术基础标准、设计技术 标准、产品标准（服务标准）、采购技术标准、工艺技术标准 （作业标准）等17项。 管理标准体系 管理标准是为标准化工作中需要协调、统一的管理事项所制定 的标准。 管理标准体系是机关物业管理范围内的管理标准按其内在联系 形成的科学的有机整体。 管理标准体系按其层次结构，可分为管理基础标准、经营综合 管理标准、采购管理标准、生产管理标准、质量管理标准等18 项。 工作标准体系 工作标准是为标准化工作中需要协调、统一的工作事项所制定 的标准。 工作标准体系是机关物业管理范围内的工作标准按其内在联系 形成的科学的有机整体。 工作标准体系按其层次结构，可分为决策层工作标准、管理层 工作标准、操作员工作标准. "一体化"管理体系文件 "一体化"管理体系文件是指江苏凯悦物业服务有限公司企业 标准化体系内，按质量/环境/职业健康安全管理三项国际标准 有关条款而编写的企业标准。 "一体化"管理体系文件由技术标准、管理标准或工作标准组 成。 行政人事部应不定期公布《"一体化"管理手册》、程序文件 等《"一体化"管理体系文件汇总表》（见表1）保证公司"一 体化"管理体系的有效运行。 公司各部门应根据所管理工作的特点，制订符合管理现状的三 级文件（即作业指导书）。 企业标准化体系与"一体化"管理体系文件的关系如图1所示： 内控标准体系 一体化管理体系文件 图 1 各种相关的 法律法规 贯彻的标准化法规和 标准化管理规定 方针目标 服务标准 技术标准 作业标准 管理标准 工作标准 其他文件 （三级文件） 程序文件 （二级文件） 一体化 管理手册 （一级文件） 注1：《"一体化"管理手册》规定了公司各部门为实施质量/环境/职业健康安全管理体 系而要求开展的活动与程序。 注2：程序文件规定了与物业管理情况及采用国际标准要求相一致的，实施质量/环境/职 业健康安全管理体系的文件。 注3：其他文件是工作文件，包括管理规定、作业指导书、操作规程等。 文件编号 Q/ KYWY . . . － 标准类别：1.服务标准 2.作业标准 3.管理标准 4.技术标准 5.工作标准 6.应急预案 服务类别：1.客户接待 2.维修服务 3.保安服务 4.保洁服务 5.保绿服务 6.综合娱乐 4.其它 发布年份 行文代码：凯悦物业代码 流水顺序号 标准代号 文本分类号：1.试行文本　2.正式文本　3.第一次修改文本（依次类推） 文件的控制 文件编制和审批 《"一体化"管理手册》（一级文件）由行政人事部负责组织 有关人员编制，经管理者代表审核、报部门经理批准后发布。 程序文件（二级文件）由行政人事部负责组织相关部门，经各 部门主管审核、管理者代表审核、部门经理批准后发布。 各部门编制的其他文件（三级文件），由各部门主管审核，管 理者代表审批后发布、实施。 文件控制标识 由行政人事部负责组织编写、修改、审核的江苏凯悦物业服务 有限公司企业标准化工作文件，经部门经理审批后，属受控文 件，由行政人事部负责统一印制、发放、回收、销毁。 受控的企业标准化工作文件需加盖蓝色"受控文件"专用印 章，但正本不需盖章。 文件控制程序是江苏凯悦物业服务有限公司管理其企业标准化体系的核心环节，旨在确保所有使用的文件都是受控的、适用的有效版本。这一程序不仅涉及到质量管理体系，还涵盖了环境管理和职业健康安全管理等多个方面，符合GB/T 19001、GB/T 24001和GB/T 28001等国际标准的要求。 程序引用了多个规范性文件，例如GB/T 1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》，GB/T 19001-2000《质量管理体系 要求》(ISO9001:2000)，GB/T 24001-2004《环境管理体系 要求及使用指南》(ISO14001:2004)和GB/T 28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》，这些标准规定了文件的编写、审批、发放和管理的流程和准则。 文件控制的目标是确保公司所有部门在日常运营中遵循的标准和指导方针是最新且合规的。行政人事部在此过程中扮演关键角色，负责文件的归口管理，包括指导检查、编制、审批、发放、保管和作废。每个部门的文件专管人员则负责部门内部文件的管理。 企业标准化体系文件分为三个主要类别：技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系。技术标准涉及技术事项的协调和统一，管理标准关注管理事项的标准化，而工作标准则针对工作中需要协调的事项。此外，"一体化"管理体系文件整合了质量、环境和职业健康安全三个领域的标准，以符合国际标准要求。 文件控制还包括文件编号系统，如Q/KYWY的格式，用于区分服务标准、作业标准、管理标准、技术标准、工作标准和应急预案等不同类型的文件。文件的编制和审批过程严谨，需经过不同层级的审核和批准，如管理者代表、部门经理等。 文件的控制标识以"受控文件"专用印章的形式存在，受控文件由行政人事部统一管理和分发。非受控文件在公司内部不得使用。文件领用需填写《受控文件领用登记表》，以追踪文件的流通和使用情况。 江苏凯悦物业服务有限公司的文件控制程序是一个全面且严谨的管理系统，旨在确保公司运营的合规性和效率，通过标准化的文件管理来提升服务质量、环境保护和员工健康安全。