文件管理控制程序.docx

1 目的 为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 2.1?质量体系文件的编制、管制方法。 2.2?供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 2.3?其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。 2.4?确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 3 定义注释 3.1?受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 3.2?非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 3.3 体系文件： 。 内容。 4 职责 4.1?总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 4.2?管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 4.3?各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。 4.4?综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。 文件管理控制程序全文共5页，当前为第1页。4.5 文件控制职责表 文件管理控制程序全文共5页，当前为第1页。 文件级层 文件类别 编写 审核 批准 保存 一 质量手册 授权人员 管理者代表 总经理 综合办 二 程序文件 各部门主管 管理者代表 三 技术文件 相关部门 部门主管、总经理、管理者代表 四 记录表单 随相关二、三级文件一同审批 五 外来文件 相关部门收集 5文件格式及文字要求 5.1公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。四级表单可不加页眉但必须加公司台头。 宝鸡志普有色金属加工有限公司 文件编号 JH-XX-XX-XXX 版 本 XX 文件名称 XXXXXXX 页码/页次 第X页 共X页 生效日期 XXXXXX 5.2文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。 5.3文件文件签批格式，在文件末页按以下方式 编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 6 作业程序 6.1 编码原则： 公司名称 文件级别 部门类别 流水号 XX—XX—XX—XXXX 注释： 公司名称：JH 部门类别：总经理 管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采购部PD；仓库STD。 文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级05 文件管理控制程序全文共5页，当前为第2页。流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》 文件管理控制程序全文共5页，当前为第2页。 各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。 6.2 外来文件的编码以外单位编码为准。 6.2.1各标题内小标题顺序如下格式：5 5.4 5.4.1 5.4.1 1 (a)以此类推 6.3 受控文件控制的一般要求 6.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推. 6.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。 6.3.3受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出，且编制、审核 与批准不可为同一人。 6.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。 6.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。 6.4 文件制定/修改/废止作业 6.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。 6.4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交综合办执行，对影响技术状态的文件修改按《产品图样技术文件更改导则》执行。 6.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。 6.5 文件分发与回收 6.5.1 文件制定/修改后，综合办依文件编写原则对文件进行编号和制定版本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控制文件的最新状态 6.5.2 受控文件分发要求： (a) 质量手册的发放以质量手册控制为准； (b)《程序文件》发放至工厂各职能部门； (c) 各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再申请。 文件管理控制程序全文共5页，当前为第3页。6.5.3 外来文件由与之关联的部门人员审查后，交综合办登录于《外来文件一览表》中予以控制。 文件管理控制程序全文共5页，当前为第3页。 【文件管理控制程序】 本文档主要阐述了对文件管理的规范和控制，旨在确保质量管理体系文件的有效性，防止使用过期或废弃文件，确保在需要时可以获取最新、最准确的文件。它适用于质量体系文件的编制和控制，供应商和客户文件的控制，以及其他外部文件（如法律、法规和行业标准）的管理。 1. **目的**：规范文件管理，控制供方、客户及外部文件，避免使用无效文件，保证文件的及时更新和正确使用。 2. **适用范围**：包括质量体系文件的制作与管控，供应商及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书）的控制，以及外部文件（法律、法规、行业标准）的识别和分发。 3. **定义**： - 受控文件：直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 - 非受控文件：不直接影响产品质量的文件或参考资料。 4. **职责**： - 总经理或董事长：批准质量方针、目标、质量手册和程序文件。 - 管理者代表：制定质量手册及相关程序文件。 - 各部门：编写程序文件和作业指导书，接收并保存受控文件，退回失效文件。 - 综合办：负责文件的整体控制，包括打印、分发、原件保存。 5. **文件格式及文字要求**： - 文件需统一格式，包含页眉，字体为宋体黑色，文件名称为二号字，正文内容为四号字，表单内容可适当调整。 - 文件签批格式明确，包括编制、审核、批准日期。 6. **作业程序**： - 文件编码遵循特定规则，如公司名称、文件级别、部门类别和流水号。 - 文件版本控制使用大写字母，如A/0至A/9，B/0至B/9等。 - 受控文件需经过编制、审核和批准，不同角色不能为同一人。 - 文件制定、修改和废止需按流程进行，涉及技术状态的修改参照特定指南。 - 文件分发至相应部门，外来文件由关联部门审查后控制。 文件管理控制程序旨在提高文件管理的效率和准确性，通过规范化的流程和责任分配，确保质量管理体系的顺畅运行。通过有效的文件控制，企业可以确保其业务活动遵循既定的标准和法规要求，从而保证产品质量和服务水平。同时，文件的及时更新和有效分发也是保证员工了解最新工作要求和操作规程的关键。