OA档案系统操作手册.docx

### OA档案系统操作手册知识点概览 #### 一、档案系统使用概述 - **系统特点**：档案管理模块是办公自动化(OA)系统中的一个重要组成部分，具有全面的功能和易用性，支持“文档一体”以及其他各类档案的归档管理。 - **用户角色划分**： - **集中归档用户（档案管理员）**：负责整个公司的档案管理工作，包括档案基础信息的设置和维护、档案的著录和整理、借阅审批等。 - **分散归档用户**：即各部门的归档人员，负责本部门档案的归档工作，包括对本部门公文进行归档以及对OA系统外的重要档案进行著录整理，并将电子和纸质档案移交给档案管理员。 - **一般用户**：仅能查询和借阅档案信息。 #### 二、文书档案系统 - **法规依据**：文书档案系统的建立基于《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关法律法规及标准。 - **档案管理范围**：涵盖档案的收集、整理、立卷、编目、保管、统计、检索、提供利用等工作。 - **立卷方式**：系统提供以“件”为单位的立卷方式。 - **系统功能**：主要包括文档一体、档案著录、档案利用、汇总统计、编目打印以及档案基础信息管理等方面。 - **文档一体**：支持公文系统生成的公文按照年度、部门进行归档。 - **档案著录**：用于非公文系统的档案录入，支持纸质档案扫描后的电子化处理。 - **档案利用**：支持档案查询和借阅功能。 - **汇总统计**：提供档案统计报表。 - **编目打印**：支持档案的编目和打印功能。 - **档案基础信息管理**：包括保管期限的定义等。 #### 三、档案归档方式设置 - **归档方式**：在同一归档年度内，采用“年度-部门-期限（永久、长期、短期）”的方式归档，期限下还包括文件盒号。 - **设置方法**：档案管理员可以灵活设置每年度的保管期限，包括添加年度、选择保管期限等步骤。 #### 四、档案管理模块功能 - **档案库管理**：由分散归档用户负责，包括对公文进行排号、装盒并移交给档案管理员。 - **档案查询**：供所有用户查询已归档的档案信息。 - **档案借阅**：支持对公开标题的档案进行借阅。 - **其他管理功能**： - **档案基础数据维护**：档案管理员可以定义每个年度的保管期限。 - **归档部门设置**：管理每个需要归档的年度及其所属的归档部门，并指定归档人员。 - 批量添加归档部门。 - 单个部门添加归档设置。 - **部门档案缺省开放范围**：为每个归档部门设定档案的默认开放范围。 - **部门归档人设置**：为每个归档部门指定归档人。 #### 五、总结 通过以上内容的详细介绍，我们可以了解到OA档案系统不仅涵盖了文书档案的基本管理流程，还提供了多种实用功能来满足不同类型用户的需要。对于档案管理员来说，该系统能够极大地提高工作效率，确保档案管理工作的顺利进行；而对于一般用户而言，也能够方便快捷地获取所需的档案信息。整体来看，OA档案系统是一个集实用性、灵活性与高效性于一体的现代化档案管理工具。