Evaluarea continuă și intermediară a proiectelor
5 minute de citit – apreciază, distribuie, comentează!
Publicat inițial în limba poloneză de Beata Ciężka
Motto: "If you put ongoing evaluation to work, the project goes like clockwork"
(Source: The Non-existent Great Book of Fictional Sayings about Evaluation)
Ce sunt evaluarea continuă și intermediară?
Evaluarea unui proiect trebuie să fie realizată pe tot parcursul ciclului său de viață. Aceasta poate lua forma unei evaluări continue, care se concentrează pe activitățile proiectului aflate în desfășurare. De asemenea, poate fi realizată ca o evaluare intermediară, oferind informații despre o etapă deja finalizată a implementării proiectului, cum ar fi: selecția participanților din grupul țintă al cursanților adulți, implementarea primei runde de mobilități pentru învățare, dezvoltarea materialelor educaționale, pregătirea publicațiilor, diseminarea informațiilor despre proiect și rezultatele acestuia.
Photo by Campaign Creators on Unsplash
De ce ar trebui să realizați evaluarea continuă și intermediară a proiectelor Erasmus+ în domeniul educației adulților?
Scopul principal al evaluării continue este de a asigura implementarea eficientă a proiectului. Aceasta oferă informații care pot fi utilizate imediat pentru a reacționa rapid în cazul identificării unei probleme. Astfel, ajută la prevenirea escaladării problemelor și la căutarea de soluții înainte ca acestea să perturbe calendarul proiectului sau să ducă la nerealizarea unei activități planificate.
Evaluarea continuă contribuie la menținerea unui nivel ridicat al calității activităților desfășurate și la satisfacerea nevoilor beneficiarilor. De exemplu, beneficiarii proiectului ar putea începe să se retragă din activități sau să se plângă de calitatea acestora. Evaluarea poate identifica motivele acestor decizii, problemele sau barierele întâmpinate și poate sugera soluții pentru ca promotorii să preîntâmpine astfel de situații.
Evaluarea intermediară analizează progresul realizat (atât material, cât și financiar) și rezumă rezultatele obținute într-o anumită etapă a proiectului. Aceasta verifică dacă derularea proiectului respectă calendarul și bugetul planificate. Este utilă pentru a colecta informații despre eficacitatea și calitatea fazei finalizate. Pe de o parte, evaluarea intermediară oferă o imagine clară a ceea ce s-a realizat, evidențiind impactul și primele rezultate, deja vizibile în această etapă a proiectului. Pe de altă parte, evaluează resursele (rezultatele obținute, dar și problemele întâmpinate) cu care se intră în următoarea etapă a proiectului.
Evaluarea continuă și intermediară pot verifica valabilitatea ipotezelor organizatorice (de exemplu, divizarea sarcinilor între parteneri sau în cadrul organizației beneficiare) și a celor de conținut (cum ar fi profilul participanților din grupurile-țintă de cursanți adulți, tematica materialelor educaționale sau conținutul unei vizite de studiu) formulate în etapa de pregătire a proiectului. De obicei, între planificarea și implementarea unui proiect trece un anumit interval de timp, iar circumstanțele noi pot face dificilă îndeplinirea ipotezelor inițiale. Modificarea acestora din timp permite implementarea proiectului într-un mod eficient și eficace, în cazul în care aceste ipoteze nu mai sunt viabile. Un exemplu semnificativ este pandemia, o circumstanță neprevăzută care a avut un impact major asupra desfășurării proiectelor. O evaluare timpurie, care să sprijine identificarea unor soluții noi, a contribuit la salvarea multor proiecte.
Cum să efectuați evaluarea continuă și intermediară a proiectelor Erasmus+ pentru Educația Adulților?
Pentru evaluarea continuă și intermediară, este utilă analiza documentației proiectului, incluzând programele de formare din mobilitățile finalizate, produsele dezvoltate până în acel moment, minutele și notițele întâlnirilor, materialele de lucru și chiar rezultatele sesiunilor de formare consemnate pe flipchart-uri sau în materiale video care documentează progresul proiectului. Orice rezultat tangibil poate fi considerat documentație valoroasă pentru analiză.
De asemenea, pot fi realizate sondaje, adresate beneficiarilor activităților proiectului. Datorită specificului acestui tip de evaluare, aceste sondaje nu ar trebui să fie foarte extinse. Valoarea constă în rapiditatea cu care informațiile pot fi colectate și analizate. Cel mai eficient este să utilizați sondaje online scurte (prin aplicații uzuale de colectare și analiză a datelor).
Interviurile, în special cele moderate sub formă de focus grupuri, sunt o sursă indispensabilă de informații. Acestea pot fi realizate cu partenerii proiectului, participanți sau grupuri mixte. Ele sunt utile nu doar pentru colectarea de date și opinii, ci și pentru identificarea soluțiilor la problemele apărute în implementare sau în atingerea rezultatelor planificate.
În sectorul educației adulților, este deosebit de important să se ceară feedback de la cursanții adulți după primele activități de proiect. În cazul mobilităților, este esențial să se întrebe ce ar putea fi îmbunătățit înainte de următoarele deplasări. Colectarea acestui tip de informații permite îmbunătățirea mobilităților ulterioare și evitarea problemelor sau greșelilor întâlnite în activitățile inițiale.
Cum să utilizați rezultatele evaluării continue și intermediare ale proiectelor Erasmus+ pentru Educația Adulților?
Scopul principal al evaluărilor continue și intermediare este documentarea progresului proiectului și funcționarea ca un „sistem de avertizare timpurie” pentru gestionarea eficientă a proiectului și asigurarea calității activităților și rezultatelor. Informațiile obținute despre posibilele probleme întâmpinate până la acel moment pot fi folosite pentru a le rezolva sau evita în etapele ulterioare ale proiectului.
Rezultatele evaluării pot fi descrise în raportul de progres sau raportul intermediar în următoarele secțiuni:
Managementul și implementarea proiectului - această secțiune descrie realizările atinse la o etapă specifică în raport cu obiectivele stabilite. Rezultatele evaluării intermediare pot fi utilizate pentru a detalia acest progres.
Descrierea monitorizării proiectului - se indică cine a efectuat activitățile de monitorizare. Aici pot fi enumerate activitățile desfășurate ca parte a evaluării continue și intermediare, menționând dacă acestea au fost realizate intern (evaluare internă sau auto-evaluare) sau de către persoane externe angajate pentru această sarcină (evaluare externă).
Descrierea sarcinilor partenerilor și explicația posibilă a schimbărilor în distribuirea sarcinilor din proiect față de presupunerile făcute în cererea inițială. Rezultatele evaluării continue pot justifica astfel de schimbări.
- Descrierea dificultăților întâmpinate în gestionarea proiectului și a măsurilor luate de parteneri pentru a le depăși. Rezultatele evaluării continue pot fi folosite pentru a informa despre dificultățile întâmpinate și măsurile corective luate.
- Descrierea impactului proiectului asupra personalului, membrilor grupului țintă, organizațiilor participante și altor părți interesate. Influența proiectului poate fi examinată într-o evaluare continuă sau intermediară, iar rezultatele acestei evaluări pot fi folosite ca bază pentru prezentarea informațiilor despre impactul proiectului într-o anumită etapă de implementare.
- Descrierea modului în care rezultatele evaluării continue/intermediare au influențat implementarea ulterioară a proiectului și cum au fost îmbunătățite zonele/elementele/activitățile proiectului.
Beata Ciężka – evaluator, autor și implementator de cursuri de formare în evaluare. Experiență vastă în derularea de proiecte de cercetare și evaluare pentru Comisia Europeană și pentru sectorul Educației Adulte din cadrul programului Erasmus+. Specializare în programe și proiecte educaționale. Co-fondator al Societății Poloneze de Evaluare. Între 2017 și 2020 a fost Ambasador EPALE.
Alte articole:
