6. Behandling af klager
Når EPSO har modtaget en klage, vil EPSO's klagebehandlingsteam gøre følgende:
- gennemgå detaljerne i den klage, som ansøgeren har indsendt
- kontrollere, om ansøgeren har gennemført en teknisk forhåndsvurdering, den/de krævede synkronisering(er), en konnektivitetstest eller et systemtjek og/eller en simuleret prøve
- undersøge det indberettede tekniske problem og dets indvirkning på ansøgerens oplevelse af prøven
- kommunikere med testudbyderens supportteam for at finde ud af, hvordan det tekniske problem blev håndteret før, under og efter prøven
- anmode ansøgeren om, hvis det er relevant, at fremlægge yderligere teknisk dokumentation som f.eks. skærmbilleder af computerkonfigurationen eller applikationsversionen, så det kan kontrollere, at alle instrukser er blevet fulgt
- afgøre, om problemet hører under EPSO's ansvarsområde, og hvor store eventuelle konsekvenser det har haft for prøveforløbet
- give prøvedeltageren et rettidigt svar på resultatet af klagen.
Hvis klagen anses for at være berettiget ud fra resultatet af undersøgelsen, vil EPSO tage de fornødne skridt til at rette op på situationen.
Resultatet af en teknisk klage kan føre til følgende løsninger:
- Hvis det påvises, at det, at ansøgeren var ude af stand til at gennemføre prøven, eller at det, at der opstod tekniske problemer, ikke skyldtes inkompatibelt IT-udstyr, eller at ansøgeren havde undladt at overholde instrukserne, og hvis det tekniske problem i væsentlig grad har påvirket prøvens validitet eller i urimelig grad har stillet ansøgeren ringere end andre, vil ansøgeren få mulighed for at tage prøven/prøverne igen.
Der kan iværksættes andre afhjælpende foranstaltninger, der anses for hensigtsmæssige ud fra omstændighederne ved det tekniske problem – i så fald i samråd med udvælgelseskomitéen.
Resultatet af en klage over specifikke elementer af prøven kan føre til følgende løsninger:
Der bliver foretaget en indledende dataanalyse af resultaterne af prøveelementerne efterfulgt af en tilbundsgående analyse af klagen med henblik på at træffe en informeret afgørelse om, hvorvidt klagen er begrundet.
- Hvis klagen ikke er begrundet, vil der ikke ske mere.
- Hvis klagen er begrundet, vil følgende blive iværksat:
Neutralisering af prøveelementet/-erne: Udvælgelseskomitéen beslutter i samarbejde med EPSO's psykologer at "neutralisere" det/de problematiske elementer af prøven. Det betyder, at det/de pågældende elementer vil blive annulleret, og at de point, der oprindeligt blev givet for dette/disse elementer, vil blive omfordelt mellem de øvrige elementer af prøven.
Kun de ansøgere, der har haft det eller de pågældende elementer i deres prøve, vil blive berørt af den nye pointberegning. Bedømmelsen af prøverne vil foregå som angivet i de relevante afsnit i meddelelsen om udvælgelsesprøven.
Ved såvel tekniske klager som klager over specifikke elementer af prøven forpligter EPSO sig til at svare ansøgerne på den mest hensigtsmæssige måde og så hurtigt som muligt, men senest inden for 15 hverdage via den e-mail, der er knyttet til deres EPSO-konto, i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Kommissionens kodeks for god forvaltningsskik.
Ansvarsfraskrivelse: Administrative klager i henhold til artikel 90, stk. 2, i personalevedtægten, klageadgang og klager indsendt til Den Europæiske Ombudsmand er ikke omfattet af denne vejledning. Ansøgerne kan læse om de nærmere regler for disse typer klager i afsnittet om generelle regler i meddelelsen om udvælgelsesprøven .