6. Valitusten käsittelyprosessi
Kun EPSO vastaanottaa valituksen, valitusten käsittelystä vastaava EPSOn tiimi käynnistää seuraavan prosessin:
- Tarkistetaan hakijan valituksessa ilmoittamat seikat.
- Varmistetaan, onko hakija tehnyt teknisen ennakkotarkastuksen, suorittanut vaaditut synkronisoinnit, osallistunut yhteyksien tai järjestelmän testaukseen ja/tai suorittanut harjoituskokeen.
- Tutkitaan ilmoitettu tekninen ongelma ja sen vaikutus hakijan koetilanteeseen.
- Otetaan yhteyttä kokeiden järjestäjän teknisen tuen tiimiin sen selvittämiseksi, miten teknistä ongelmaa ratkottiin ja käsiteltiin ennen koetta, sen aikana tai sen jälkeen.
- Pyydetään tarvittaessa hakijalta lisää teknisiä tiedostoja, kuten ruutukaappauksia tietokoneen konfiguraatiosta tai sovelluksen versiosta, jotta voidaan tarkistaa, että kaikkia ohjeita on noudatettu.
- Määritetään, kuuluuko ongelma EPSOn vastuulle, ja selvitetään, missä määrin se vaikutti koeprosessiin.
- Kerrotaan hakijalle viivyttelemättä, mihin hänen valituksensa on johtanut.
Jos valitus katsotaan tutkimusten perusteella aiheelliseksi, EPSO toteuttaa asianmukaiset toimenpiteet korjatakseen tilanteen.
Valitus teknisistä ongelmista voi johtaa seuraaviin toimenpiteisiin:
- Jos on osoitettu, että hakijan kykenemättömyys suorittaa koe tai hänelle aiheutuneet tekniset häiriöt eivät johtuneet sopimattomista tietoteknisistä laitteista tai ohjeiden noudattamatta jättämisestä ja että tekninen ongelma vaikutti merkittävästi kokeen asianmukaisuuteen tai asetti hakijan epäreilulla tavalla muita heikompaan asemaan, hakijalle annetaan mahdollisuus suorittaa koe/kokeet uudelleen.
Lisäksi voidaan toteuttaa (tarvittaessa valintalautakuntaa kuullen) muita korjaavia toimenpiteitä, joita pidetään sopivina teknisen ongelman olosuhteet huomioiden.
Tiettyyn kysymykseen liittyvä valitus voi johtaa seuraaviin toimenpiteisiin:
Ensin suoritetaan alustava data-analyysi kysymysten toimivuudesta, minkä jälkeen valitus analysoidaan perusteellisesti, jotta voidaan tehdä tietoon perustuva päätös valituksen perusteluista.
- Jos valitus ei ole perusteltu, mihinkään toimiin ei ryhdytä.
- Jos valitus on perusteltu, toteutetaan seuraava toimi:
Yhden tai useamman kysymyksen jättäminen huomiotta: Valintalautakunta päättää yhteistyössä EPSOn psykologitiimin kanssa jättää huomiotta yhden tai useamman ongelmallisen kysymyksen. Tämä tarkoittaa sitä, että kysymys tai kysymykset perutaan ja sille/niille alun perin osoitetut pisteet jaetaan kokeen muiden kysymysten kesken.
Pisteiden uudelleenlaskenta vaikuttaa ainoastaan niihin hakijoihin, joille tämä kysymys tai nämä kysymykset on esitetty. Kilpailuilmoituksen asianomaisissa kohdissa ilmoitettu kokeiden pisteytys säilyy entisellään.
EPSO on molempien valitustyyppien yhteydessä sitoutunut vastaamaan hakijoille asianmukaisella tavalla ja mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 15 työpäivän kuluessa, hakijan EPSO-tiliin liitetyn sähköpostin kautta ja noudattaen Euroopan komission hyvän hallintotavan säännöstöä.
Huom.: Henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaiset hallinnolliset valitukset, kanteet ja Euroopan oikeusasiamiehelle tehdyt kantelut eivät kuulu tämän ohjeasiakirjan soveltamisalaan. Lisätietoja näistä valituksista, kanteista ja kanteluista on kilpailuilmoituksiin liitetyissä yleisissä säännöissä.