4. A panaszok elutasításának okai

Bizonyos körülmények fennállása esetén a panasz nem tekinthető elfogadhatónak. Az elfogadhatatlan panaszokat az EPSO érdemi vizsgálat nélkül elutasítja.

4.1. A kötelező lépések elmulasztása

Nem fogadjuk el azoknak a pályázóknak a panaszát, akik nem végezték el a távvizsgázáshoz való felkészültség biztosításához szükséges – a vizsga jellegétől függő – lépéseket, úgymint a technikai előfeltételek kötelező ellenőrzése, az előírt szinkronizálás(ok), annak ellenőrzése, hogy az internetkapcsolat megfelelő-e, rendszerellenőrzés, és/vagy elmulasztották a próbavizsga letételét.

Az előfeltételek ellenőrzése elengedhetetlen a pályázó technikai alkalmasságának és a vizsgakörnyezetre való felkészültségének ellenőrzéséhez.

4.2. A hibaelhárítás elmulasztása

Az olyan pályázók által benyújtott panaszok, akik a megadott utasítások ellenére nem végeztek hibaelhárítást, nem fogadhatók el. Alapvető fontosságú a hibaelhárításra vonatkozó utasításokban szereplő lépések elvégzése. 
A pályázóknak először meg kell kísérelniük önállóan elhárítani a hibát, majd a további segítségnyújtásra vonatkozó utasításokban meghatározott csatornán keresztül haladéktalanul kapcsolatba kell lépniük a vizsgaszolgáltató ügyfélszolgálatával.

4.3. A panasz késedelmes benyújtása

Azon pályázók panaszait, akik nem nyújtják be panaszukat a vizsga lezárultát követő, meghatározott határidőn belül, nem vesszük figyelembe. 
A panaszok időben történő benyújtása elengedhetetlen a hatékony problémamegoldáshoz és a vizsgázási eljárás integritásának fenntartásához.

4.4. Nem megfelelő dokumentáció vagy bizonyíték

Ha nem áll rendelkezésre elegendő bizonyíték vagy dokumentáció a bejelentett technikai probléma alátámasztására, a panasz elfogadhatatlannak minősül. A probléma kivizsgálásának és megoldásának megkönnyítése érdekében elengedhetetlen, hogy a pályázók benyújtsák a fentiekben felsorolt részletes információkat.

Ezenkívül a pályázóknak részletesen ismertetniük a felmerült technikai problémát, beleértve a probléma jelentkezését megelőző releváns körülményeket vagy lépéseket, valamint az általuk tett hibaelhárítási lépéseket. Ha a pályázó nem magyarázza el kellőképpen a felmerült problémát, nincs mód a panasz kivizsgálására, ezért az nem fogadható el.

A megfelelő magyarázat alapvető elemei:

• A probléma ismertetése: a probléma pontos és átfogó leírása, beleértve azt is, hogy mi okozott problémát, és ez hogyan befolyásolta a vizsgázás menetét.
• A probléma jelentkezésének időpontja: a probléma jelentkezésének pontos időpontja és a probléma fennállásának időtartama; ezek az adatok segítséget nyújthatnak a rendszernaplókkal és a más pályázók bejelentéseivel való összevetésben.
• Meghozott intézkedések: a pályázó által a segítségkérés előtt a probléma megoldása érdekében tett hibaelhárítási lépések vagy intézkedések részletes bemutatása. 
   A vizsgaszolgáltatóval közösen végrehajtott hibaelhárítási intézkedések, beleértve a kommunikációhoz használt csatornát is.
• Hibaüzenetek: a probléma felmerülése során megjelenő konkrét hibaüzenetek vagy kódok.
• Környezeti adatok: a vizsga során használt eszközre, operációs rendszerre, böngészőre, verziókra, konfigurációkra és internetkapcsolatra vonatkozó információk.
• Képernyőképek vagy felvételek: lehetőség szerint vizuális bizonyítékok, például képernyőképek vagy képernyőfelvételek a probléma jelentkezésének idejéről.
• A vizsgázásra gyakorolt hatás: annak kifejtése, hogy a probléma hogyan befolyásolta a pályázó azon képességét, hogy teljesítse a vizsgafeladatokat vagy azok egyes részeit.

Az EPSO adott esetben felkérheti a pályázót, hogy nyújtson be további műszaki dokumentációt, például képernyőképeket a számítógép konfigurációjáról vagy az alkalmazás verziójáról, hogy ellenőrizhesse, a pályázó követett-e minden utasítást.

4.5. Nem technikai jellegű kihívások

A nem technikai jellegű kihívások nyomán felmerülő panaszok kivizsgálása során fontos meghatározni, hogy egyes problémák milyen okból kifolyólag nem tekinthetők a panasz jogos indokának:

Környezeti zavaró tényezők
Bár a pályázó vizsgakörnyezetében jelentkező zajok vagy figyelemelterelő tényezők valóban zavarhatják a koncentrációt, fontos felismerni, hogy az ilyen fennakadások a vizsgaadminisztrátorok (az EPSO és vizsgaszolgáltatói) befolyásán kívül esnek. Az olyan külső tényezők, mint az építkezési zajok vagy a háztartási fennakadások, kívül esnek a vizsgázási környezeten, és nem a távvizsgázási folyamatnak tudhatók be. Az olyan események azonban, mint a váratlan áramkimaradások vagy a sürgősségi evakuálások, vis maiornak tekinthetők (lásd a vis maiorra vonatkozó szabályokat ismertető 5. szakaszt).

Fizikai kényelmetlenség
Azoknak a pályázóknak, akiknek a hosszan tartó vizsgázás fizikai kényelmetlenséget okoz, nehezére eshet az összpontosítás. Az ergonómiai problémákból vagy a már meglévő egészségi problémákból eredő kényelmetlenségek és a távvizsgázás mint vizsgázási mód között azonban nincs eredendő kapcsolat. Javasoljuk a pályázóknak, hogy az ilyen kényelmetlenségek minimalizálása érdekében gondoskodjanak a fizikai kényelmükről és jóllétükről a vizsga előtt és a vizsga alatt egyaránt.

Időbeosztási kihívások
A távvizsgázáshoz hatékony időbeosztás szükséges, mely készség a szakmai tevékenység végzése során is elengedhetetlen. Az idővel való gazdálkodással kapcsolatos esetleges problémákra vagy a váratlan megszakításokra a pályázók kellő alkalmazkodással és megfelelő stratégia kialakításával készülhetnek fel. Az ilyen jellegű kihívásokkal kapcsolatos panaszok nem tekinthetők elfogadhatónak, ha magához a vizsgázáshoz nem kapcsolódó körülmények, például figyelemeltéréshez vezető személyes tényezők vagy időbeosztási konfliktusok okozzák.

A távfelügyelettel kapcsolatos aggályok
Előfordulhat, hogy a pályázó elégedetlen a távfelügyelettel, a környezeti ellenőrzés folyamatával, a gyanús viselkedés jelzésével kapcsolatban, illetve úgy érzi, hogy a távfelügyeleti rendszer elfogult vele szemben. Ezek nem képeznek érvényes alapot a panasztételre, ha nem befolyásolják jelentősen a vizsga tisztességes lebonyolítását vagy a vizsga méltányosságát.

4.6. A vizsgára vonatkozó szabályok megsértése

A vizsgáztatási eljárás integritásának megőrzése kiemelkedő fontosságú, és azok a személyek, akikről megállapítást nyert, hogy megsértették a vizsgaszabályokat (pl. nem megfelelő/tiszteletlen magatartás, csalás a vizsgák során, online vizsgák rögzítése vagy a vizsgák tisztességes lefolytatásának manipulálására irányuló kísérlet, illetve a versenyvizsga-eljárás integritásának bármilyen más módon történő veszélyeztetése), fegyelmi intézkedésekkel és olyan következményekkel szembesülhetnek, mint az adott versenyvizsgából vagy kiválasztási eljárásból való kizárás, illetve a nyílt versenyvizsgákon vagy kiválasztási eljárásokban való részvétel meghatározott időtartamra szóló tilalma. Az EPSO fenntartja a jogot, hogy felfüggessze a technikai és vizsgaspecifikus panaszok vizsgálatát, amennyiben észszerű jelek utalnak arra, hogy a panaszt benyújtó pályázó megsértette a vizsgaszabályokat. Azokban az esetekben, amikor a pályázót a szabályok megsértése miatt kizárjuk a versenyvizsgából, az általa benyújtott panaszokat további vizsgálat nélkül elutasítjuk.

4.7. A vizsgautasítások figyelmen kívül hagyása

Nem vesszük figyelembe az abból eredő panaszokat, hogy a pályázó nem tartotta be a vizsgáztatásra vonatkozó utasításokat vagy iránymutatásokat. A technikai problémák kockázatának minimalizálása és a zökkenőmentes vizsgázás biztosítása érdekében fontos, hogy a pályázók betartsák a vizsgák előtt és alatt kapott utasításokat.