1.   La presente Decisión establece las normas relativas a las condiciones en las que la EFSA, en el marco de sus procedimientos establecidos en el apartado 2 del presente artículo, puede limitar la aplicación de los derechos previstos en los artículos 14 a 21, 35 y 36, y también del artículo 4 del Reglamento (UE) 2018/1725, de conformidad con el artículo 25 de dicho Reglamento.

2.   En el marco del funcionamiento administrativo de la EFSA, esta decisión se aplica a las operaciones de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por la EFSA a los efectos de hacer indagaciones administrativas, incoar procedimientos disciplinarios, llevar a cabo actividades preliminares relacionadas con casos de posibles irregularidades puestas en conocimiento de la OLAF, tramitar casos de denuncia de irregularidades (whistleblowing), procedimientos (formales e informales) para la prevención del acoso, así como reclamaciones internas y externas, realizar auditorías internas, investigaciones emprendidas por el responsable de protección de datos en consonancia con lo dispuesto en el artículo 45, apartado 2, del Reglamento (UE) 2018/1725 e investigaciones en materia de seguridad (informática) realizadas internamente o con la participación de agentes externos (por ejemplo, CERT-UE).

3.   Las categorías de datos de que se trata son los datos sólidos (datos «objetivos», como los datos de identificación, los datos de contacto, los datos profesionales, los datos administrativos, los datos recibidos de determinadas fuentes y los datos de las comunicaciones y el tráfico electrónicos) y los datos frágiles (datos «subjetivos» relacionados con el caso, como el razonamiento, los datos de comportamiento, las valoraciones, los datos de actuación y conducta, y los datos relacionados con el objeto del procedimiento o la actividad o presentados en relación con estos).

4.   Cuando la Agencia ejerza sus funciones con respecto a los derechos de los interesados en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725, analizará si es aplicable alguna de las excepciones establecidas en dicho Reglamento.

5.   Con arreglo a las condiciones previstas en la presente Decisión, las limitaciones pueden aplicarse a los siguientes derechos: la comunicación de información a los interesados, el derecho de acceso, la rectificación, la supresión, la limitación del tratamiento, la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado y la confidencialidad de las comunicaciones.

1.   Las salvaguardas adoptadas para evitar las violaciones de datos, las filtraciones o las revelaciones no autorizadas son las siguientes:

2.   El responsable de las operaciones de tratamiento será la EFSA, representada por su director ejecutivo, quien podrá delegar la función de responsable del tratamiento de datos. Se informará a los interesados de la identidad del responsable del tratamiento delegado por medio de avisos de protección de datos o de registros publicados en el sitio web, la intranet o el catálogo de servicios de la EFSA.

3.   El período de retención de los datos personales al que hace referencia el artículo 1, apartado 3, no superará el necesario ni el adecuado para los fines para los que estos se hayan tratado. En ningún caso deberá superar el período de retención especificado en los avisos sobre la protección de datos, las declaraciones de confidencialidad y privacidad o los registros a los que se hace referencia en el artículo 5, apartado 1.

4.   Cuando la EFSA estudie aplicar una limitación, el riesgo para los derechos y las libertades del interesado deberá sopesarse, en particular, con el riesgo para los derechos y las libertades de otros interesados y el riesgo de dejar sin efecto las investigaciones o los procedimientos emprendidos por la Agencia, por ejemplo, por la destrucción de pruebas. Los riesgos para los derechos y las libertades del interesado consisten principalmente, aunque no de manera exclusiva, en riesgos para la reputación y riesgos para el derecho a la defensa y a ser oído.

1.   La EFSA solo adoptará limitaciones para salvaguardar:

2.   Como aplicación concreta de los fines descritos en el apartado 1 anterior, la EFSA puede introducir limitaciones en relación con los datos personales compartidos con los servicios de la Comisión o demás instituciones, organismos, agencias y oficinas de la Unión, autoridades competentes de los Estados miembros o de terceros países u organizaciones internacionales, en las siguientes circunstancias:

Antes de aplicar las limitaciones en las circunstancias mencionadas en las letras a) y b) anteriores, la EFSA consultará a los servicios pertinentes de la Comisión, a las instituciones, los organismos, las oficinas y las agencias pertinentes de la Unión o a las autoridades competentes de los Estados miembros, a menos que para la EFSA resulte evidente que la aplicación de la limitación está prevista en uno de los actos a que se hace referencia en dichas letra s).

3.   Toda limitación deberá ser necesaria y proporcionada teniendo en cuenta los riesgos para los derechos y las libertades de los interesados, así como respetar el contenido esencial de los derechos y las libertades fundamentales en una sociedad democrática.

4.   Si se estudia aplicar una limitación, deberá llevarse a cabo una prueba de la necesidad y la proporcionalidad basada en las presentes normas. Esta se documentará en cada caso con una nota interna de evaluación para cumplir con el principio de rendición de cuentas.

5.   Las limitaciones se levantarán tan pronto como dejen de cumplirse las circunstancias que las hayan justificado; en particular, cuando se considere que el ejercicio del derecho limitado ya no socava la eficacia de la limitación impuesta ni afecta negativamente a los derechos o las libertades de otros interesados. En tal caso, las restricciones se levantarán lo antes posible y, en principio, en un plazo de cinco días laborables a partir de la modificación de las circunstancias de hecho o de Derecho.

1.   La EFSA informará a su responsable de protección de datos (en lo sucesivo, «RPD»), sin dilaciones indebidas, de toda situación en que el responsable del tratamiento limite la aplicación de los derechos de los interesados o prorrogue la limitación de conformidad con la presente Decisión. El responsable del tratamiento proporcionará al RPD acceso al registro que contenga la evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación y documentará en dicho registro la fecha de la notificación al RPD.

2.   El RPD podrá solicitar por escrito al responsable del tratamiento que revise la aplicación de las limitaciones. Este notificará por escrito al RPD el resultado de la revisión solicitada.

3.   El responsable del tratamiento notificará al RPD el levantamiento de las limitaciones.

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la información en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

En los avisos de protección de datos, las declaraciones de confidencialidad y privacidad o los registros, en el sentido del artículo 31 del Reglamento (UE) 2018/1725, publicados en el sitio web o en la intranet de la Agencia, donde se informe a los interesados de sus derechos en el marco de determinado procedimiento, la EFSA incluirá información relativa a la posible limitación de dichos derechos. Esta información abarcará los derechos que pueden limitarse, los motivos de la limitación y la posible duración de esta.

2.   Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 3, cuando resulte proporcionado, la EFSA también notificará de manera individualizada a todos los titulares de datos que se consideren interesados en la operación de tratamiento concreta, cuáles son sus derechos con respecto a las limitaciones presentes o futuras, sin dilaciones indebidas y por escrito.

3.   Cuando la EFSA limite, total o parcialmente, la comunicación de información a los interesados a que se refiere el apartado 2, hará constar los motivos de la limitación y el fundamento jurídico con arreglo al artículo 3 de la presente Decisión, incluida una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de la limitación.

Se deberá registrar la consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes. Dicha consignación y dichos documentos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

4.   La limitación a que se refiere el apartado 3 seguirá en vigor mientras los motivos que la justifiquen sigan siendo aplicables y se levantará lo antes posible y, en principio, en un plazo de cinco días laborables a partir de la modificación de las circunstancias de hecho o de Derecho.

Cuando los motivos que justifiquen la limitación dejen de ser aplicables, la EFSA informará al interesado de los principales motivos en que se haya basado la aplicación de la limitación. Al mismo tiempo, la EFSA informará al interesado del derecho a presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento o a interponer un recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.

La EFSA revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la indagación o el procedimiento pertinentes.

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de acceso, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

Cuando los interesados soliciten el acceso a sus datos personales tratados en el contexto de uno o varios casos específicos o a una determinada operación de tratamiento, de conformidad con el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, la EFSA deberá circunscribir su evaluación de la solicitud a dichos datos personales únicamente.

2.   Cuando la EFSA limite, en su totalidad o en parte, el derecho de acceso a que se refiere el artículo 17 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá adoptar las medidas siguientes:

La comunicación de la información mencionada en la letra a) podrá prorrogarse, omitirse o denegarse en caso de que pudiera dejar sin efecto la limitación, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 8, del Reglamento (UE) 2018/1725.

La EFSA revisará la aplicación de la limitación cada seis meses desde la fecha de su adopción y al cierre de la investigación pertinente.

3.   Se deberá registrar la consignación y, en su caso, los documentos que contengan los elementos de hecho y de derecho subyacentes. Dicha consignación y dichos documentos se pondrán a disposición del Supervisor Europeo de Protección de Datos, previa solicitud.

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho de rectificación, supresión y limitación, cuando resulte necesario y proporcionado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

2.   Cuando la EFSA limite, total o parcialmente, la aplicación del derecho a la rectificación, supresión o limitación del tratamiento a que se refieren el artículo 18; el artículo 19, apartado 1; y el artículo 20, apartado 1, del Reglamento (UE) 2018/1725, adoptará las medidas contempladas en el artículo 6, apartado 2, de la presente Decisión y las consignará de conformidad con lo dispuesto en su artículo 6, apartado 3.

1.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales, cuando resulte necesario y adecuado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

2.   En los casos debidamente justificados y en las condiciones estipuladas en la presente Decisión, el responsable del tratamiento podrá limitar el derecho a la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas, cuando resulte necesario y adecuado, en el contexto de las siguientes operaciones de tratamiento:

3.   Cuando la EFSA limite la comunicación de una violación de la seguridad de los datos personales al interesado o de la confidencialidad de las comunicaciones electrónicas a que se refieren los artículos 35 y 36 del Reglamento (UE) 2018/1725, deberá anotar y registrar los motivos de la limitación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5, apartado 3, de la presente Decisión. Será de aplicación el artículo 5, apartado 4, de la presente Decisión.