Regler för offentlig upphandling

Myndigheter som använder offentliga medel och vars specifika verksamhetsområde inte är utsatt för konkurrens (t.ex. leverantörer av energi-, vatten-, transport- och posttjänster) köper sina tjänster, varor och byggentreprenader genom offentlig upphandling.

Normalt måste alla kontrakt till medelhögt eller högre värde tilldelas genom konkurrensutsatta förfaranden (upphandlingar), men det finns undantag, t.ex.

• inköp av fastigheter
• synnerligen brådskande fall
• situationer där det bara finns en möjlig leverantör.

Olika typer av upphandlingsförfaranden

Som standard upphandlas kontrakten genom konkurrensutsatta upphandlingar. Det finns olika typer av upphandlingsförfaranden.

Öppet förfarande

I ett öppet förfarande får vem som helst lämna anbud. Det här är det vanligaste förfarandet.

Selektivt förfarande

I ett selektivt förfarande får vem som helst ansöka om att få delta men bara de som valts ut får lämna anbud.

Konkurrensutsatt förhandlat förfarande

I det här förfarandet får vem som helst ansöka om att få delta men bara de som valts ut bjuds in att lämna initiala anbud och förhandla om villkoren.

De upphandlande myndigheterna kan använda det här förfarandet när man måste förhandla om specifika eller komplicerade inköp. Leverantörer av säkerhets-, vatten-, energi-, transport- och posttjänster får använda det här förfarandet som standardförfarande.

Konkurrenspräglad dialog

Det här förfarandet kan den upphandlande myndigheten använda för att få förslag till metoder som tillgodoser myndighetens specifika behov.

Innovationspartnerskap

Det här förfarandet kan användas när man behöver köpa en vara eller tjänst som ännu inte finns på marknaden. Flera företag kan delta i hela förfarandet.

Projekttävling

Det här förfarandet används för att få idéer till utformningen av ett projekt.

Ytterligare upphandlingsmetoder

Beroende på omständigheterna och den upphandlande myndighetens behov kan man

• teckna ett ramavtal med ett eller flera företag för upphandlingar som gäller återkommande inköp
• använda det selektiva förfarandet och tillåta att man använder det dynamiska inköpssystemet för att göra återkommande inköp
• välja det bästa erbjudandet med hjälp av en elektronisk auktion.

När och hur gäller EU-reglerna?

Alla offentliga upphandlingsförfaranden i EU följer nationella bestämmelser. När det gäller kontrakt till högre värde bygger bestämmelserna på EU:s allmänna regler om offentlig upphandling.

De beloppsgränser ( tröskelvärden) som avgör om EU-reglerna är tillämpliga beror på vad som köps och vem som köper. Tröskelvärdena revideras och justeras med jämna mellanrum.

De viktigaste tröskelvärdena är

• 143 000 euro för de flesta typer av tjänster och varor som köps av centrala statliga myndigheter
• 5 538 000 euro för byggentreprenader.

Läs mer om EU:s tröskelvärden för offentlig upphandling eller jämför dem direkt med de nationella bestämmelserna.

För upphandlingar med lägre värde gäller bara de nationella upphandlingsreglerna, men myndigheterna måste alltid följa EU:s principer om likabehandling och öppenhet.

Delta i en offentlig upphandling – dina rättigheter

Upphandling i andra EU-länder

Om ditt företag, din organisation eller din institution har sitt säte i EU har du rätt att delta i offentliga upphandlingar i alla EU-länder. Du har rätt att

• delta i en offentlig upphandling i ett annat EU-land utan att bli diskriminerad
• lämna in styrkande handlingar (tillstånd, examensbevis osv.) som ditt EU-land har utfärdat
• få likvärdig tillgång till all information om upphandlingar, oavsett i vilket EU-land din organisation har sitt säte
• använda dig av respektive lands Prövningsförfaranden.

När du kan uteslutas

Företag kan förbjudas att delta i ett förfarande om de inte anses vara trovärdiga. Det gäller t.ex. i följande fall:

• Anbudsgivare ska uteslutas om de inte betalar sina skatter eller sociala avgifter, är skyldiga till korruption eller har kopplingar till en kriminell organisation.
• Anbudsgivare kan uteslutas om de är i konkurs eller har gjort sig skyldiga till allvarliga fall av misskötsel.

Du kan läsa mer om uteslutningsskälen i de relevanta EU-direktiven (se länkar nedan), ditt lands lagstiftning om offentlig upphandling och den upphandlande myndighetens handlingar.

När en upphandling ska publiceras i TED

Generellt ska alla offentliga upphandlingar som omfattas av EU-reglerna publiceras i webbversionen av tillägget till EU:s officiella tidning – EU:s webbplats för offentlig upphandling (TED-portalen). Även om det rör sig om ett kontrakt till lägre värde kan myndigheterna välja att publicera ett meddelande i TED. I TED finns basuppgifterna om upphandlingarna på alla officiella EU-språk.

Förhandsmeddelande om kommande upphandlingar

En upphandlande myndighet kan också publicera ett förhandsmeddelande på TED-portalen för att informera om kommande upphandlingar.

Normalt publiceras sådana förhandsmeddelanden mellan 35 dagar och 12 månader före själva upphandlingsmeddelandet.

När en upphandling publiceras efter ett förhandsmeddelande får tiden mellan annonseringen och sista anbudsdagen göras kortare.

Utvärdering

Anbuden utvärderas genom att man ger dem poäng på basis av fördefinierade kriterier, där varje kategori viktas. Priset kan t.ex. ha en vikt på 40 procent, de tekniska egenskaperna 50 procent och miljöpåverkan 10 procent.

Utvärderingen får inte inledas förrän efter sista anbudsdagen.

Kontraktstilldelning

Du ska så snabbt som möjligt informeras om du har fått kontraktet eller inte. Om du inte fick kontraktet har du rätt att få en förklaring till varför ditt anbud avslogs.

Om du anser att du har diskriminerats, eller om du har upptäckt felaktigheter i förfarandet, kan du begära en prövning av förfarandet eller klaga.

E-fakturering

Om du har fått ett offentligt kontrakt eller ett koncessionskontrakt har du rätt att skicka e-fakturor till den upphandlande myndigheten, förutsatt att dina fakturor uppfyller den europeiska standarden för e-fakturering .

Alla nationella myndigheter på central nivå i EU är skyldiga att godta dina fakturor. I en del länder måste även myndigheter under den centrala nivån godta e-fakturor från och med april 2020. Kolla vad som gäller i ditt land .