Erkenning van overheidsdocumenten in de EU
Als u wilt trouwen of in een ander EU-land werk zoekt, is het mogelijk dat u een document moet overleggen dat door een overheidsinstantie is afgegeven, zoals uw geboorteakte of een bewijs van het ontbreken van een strafblad.
De EU-regels voor overheidsdocumenten vereenvoudigen de procedure hiervoor en geven aan hoe de autoriteiten moeten omgaan met uw documenten die in een ander EU-land zijn afgegeven. Wanneer u een door een overheidsdienst van een EU-land afgegeven document (het origineel of een gewaarmerkte kopie) overlegt aan de autoriteiten van een ander EU-land, moeten deze uw document als authentiek aanvaarden, ook als het geen waarmerkstempel draagt.
Soorten documenten die onder de EU-regels vallen
U kunt overheidsdocumenten zonder waarmerkstempel overleggen als zij betrekking hebben op:
- geboorte
- het feit dat iemand in leven is
- overlijden
- naam
- huwelijk, waaronder de bekwaamheid om te huwen en de burgerlijke staat
- echtscheiding
- scheiding van tafel en bed, nietigverklaring van het huwelijk
- geregistreerd partnerschap, waaronder de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap
- ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap
- ouderschap
- adoptie
- woon- en/of verblijfplaats
- nationaliteit
- ontbreken van een strafblad, actief en passief kiesrecht bij gemeenteraadsverkiezingen en verkiezingen voor het Europees Parlement
Waarschuwing
Deze regels betreffen alleen de authenticiteit van overheidsdocumenten, niet de erkenning van hun rechtsgevolgen buiten het EU-land waar zij zijn afgegeven. Dit laatste aspect valt onder de nationale wetgeving van het EU-land waar het document wordt overgelegd.
Als u bijvoorbeeld getrouwd bent met iemand van hetzelfde geslacht als uzelf, mogen de autoriteiten van een ander EU-land waar u uw huwelijksakte overlegt geen waarmerkstempel hierop eisen, maar zij zijn niet verplicht het huwelijk te erkennen, als huwelijken van partners van hetzelfde geslacht in dat land niet wettelijk erkend worden.
Vertalingsvereisten
U hoeft niet te zorgen voor een officiële vertaling van uw document als het is opgesteld in een van de officiële talen van het land waar u het overlegt, of als het in een andere niet-officiële taal is, die dat land aanvaardt.
In andere gevallen kunt u de autoriteiten van het EU-land dat uw document heeft afgegeven, om een meertalig modelformulier vragen. U moet dit formulier samen met het document indienen in plaats van een vertaling van uw document.
Ga na op welke gebieden u een meertalig modelformulier in uw EU-land kunt aanvragen.
Waarschuwing
Wanneer u samen met uw overheidsdocument een meertalig standaardformulier overlegt, kunnen de autoriteiten van het EU-land waar u het formulier indient, bij wijze van uitzondering om een gewaarmerkte vertaling van het document vragen, indien zij de inhoud ervan niet volledig kunnen begrijpen.
Voorbeeld
Geboorteakte afgegeven in een EU-land laten erkennen als authentiek in een ander EU-land
Tamas, een Poolse burger, trouwt in België met de Belgische Marie. Vóór het huwelijk moet Tamas zijn geboorteakte aan de Belgische autoriteiten overleggen. Tamas hoeft niet te zorgen voor een waarmerkstempel om aan te tonen dat zijn geboorteakte authentiek is, en evenmin heeft hij een gewaarmerkte vertaling van zijn geboorteakte nodig. In plaats daarvan kan hij eenvoudigweg de Poolse autoriteiten om een meertalig modelformulier vragen en het samen met zijn geboorteakte indienen als vertaalhulp.