Avis de confidentialité

NOTICE D’INFORMATION RELATIVE AUX TRAITEMENTS DE DONNEES DE L'UNIVERSITE DU LUXEMBOURG (ETUDIANTS)

Introduction

Conformément aux obligations de transparence du Règlement UE 2016/679 Règlement général sur la protection des données (ci-après le " RGPD "), la présente notice (ci-après " la notice") explique comment l'Université du Luxembourg traite les données à caractère personnel en relation avec les étudiants qui postulent, s'inscrivent ou se sont inscrits auprès de l'Université (" vous ").

Outre les informations contenues dans la présente notice, vous pouvez recevoir d'autres informations sur l'utilisation de vos données à caractère personnel lorsque vous vous inscrivez pour utiliser les services et équipements et installations spécifiques que nous offrons.

1. Qui sommes-nous ?

L'Université du Luxembourg (ci-après "Université", "nous", "notre", "nos") est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche, placé sous la tutelle du Ministère de l'enseignement supérieur. En vertu du RGPD, l'Université est le responsable du traitement des données que nous traitons vous concernant, ce qui signifie que nous sommes légalement responsables des données à caractère personnel que nous collectons et détenons à votre sujet.

L'adresse officielle de l'Université du Luxembourg est la suivante :

MAISON DU SAVOIR
2, place de l'Université
L- 4365 ESCH-BELVAL Numéro de
téléphone : Tél : (+352) 46 66 44 1 Adresse
Internet : https://wwwen.uni.lu/university

De plus amples informations sur la manière dont l'université traite les données personnelles sont fournies dans la section du site web de l'université consacrée à la protection des données .

L'Université a nommé un délégué à la protection des données (DPD). Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, veuillez contacter notre DPO par courrier électronique : dpo@uni.lu ou par courrier postal en utilisant l'adresse postale mentionnée ci-dessus en précisant "à l'attention du Bureau de la protection des données".

2. Pourquoi l'Université traite-t-elle vos données personnelles et sur quelle base juridique ?

D'une manière générale, l'Université utilisera vos données à caractère personnel pour gérer votre relation avec nous en tant qu'étudiant à l'Université et pour l'organisation de vos études. Les principales finalités de nos activités de traitement , et les bases juridiques correspondantes , sont les suivantes :

Objectif	Base juridique
Fournir des cours d'enseignement supérieur menant à des notes, diplômes et certificats conformément à la loi du 27 juin 2018 relative à l'organisation de l'Université du Luxembourg (ci-après "la loi"). Cela implique de délivrer et d'administrer des cours, y compris des cours à distance, d'assurer un soutien continu, de contrôler votre assiduité, de conseiller le développement de l'étudiant, de procéder à l'évaluation académique, de fournir une aide financière et de communiquer avec vous	Pour toutes les données à caractère personnel *Exécution d'une mission d'intérêt public* Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public par l'université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur au sens de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR) *Exécution d'un contrat* Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous en tant que doctorant (à la fois étudiant et employé) (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). 1 (b) du GDPR). Pour les catégories particulières de données à caractère personnel *Gestion des systèmes / services de soins de santé* Nous pouvons traiter vos données de catégorie spéciale lorsque cela est nécessaire à des fins de soins de santé et d'assistance sociale en ce qui concerne la gestion des systèmes et services de soins de santé (article 9, paragraphe 2, point h), du RGPD). *Consentement* Il peut arriver que nous traitions vos données à caractère personnel relatives à la santé pour faciliter l’enseignement qui vous est dispensé, par exemple pour procéder à des ajustements raisonnables liés à un handicap ou pour fournir un soutien psychologique (article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD). *Établissement, exercice ou défense de droits légaux* Il peut être nécessaire de traiter vos données de catégorie spéciale dans le cadre de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice (article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD).
Evaluer votre candidature et gérer votre admission à l'un de nos programmes d'études, de recherche ou d'innovation. A cette fin, l'Université doit obtenir des informations précises sur votre parcours académique et/ou professionnel afin d'évaluer si vous remplissez ou non les conditions d'accès et d'admission visées aux articles 32 à 34 et 37 de la Loi.	Pour toutes les données à caractère personnel *Exécution d'une mission d’intérêt public* Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public par l'université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur au sens de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR)
Effectuer les démarches administratives liées à votre inscription en tant qu'étudiant, lorsque votre candidature est retenue et que vous acceptez notre offre, calculer, enregistrer et percevoir les frais de scolarité	Pour toutes les données à caractère personnel *Exécution d'une mission d’intérêt public* Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public par l'Université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur au sens de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR) *Exécution d'un contrat* Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous en tant qu'étudiant de l'Université (article 6 para. 1 (b) GDPR). *Respect d'une obligation légale* Le traitement de vos données à caractère personnel peut également être nécessaire pour respecter nos obligations légales en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (par exemple, immigration, visas). 1 (c) GDPR (par exemple, immigration, visas). Pour les catégories particulières de données à caractère personnel *Droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale* Lorsque des obligations ou des droits existent dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition (par exemple, pour les doctorants), article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD.
Nouer et exécuter nos relations contractuelles avec des doctorants ayant un double statut d'étudiant et d'employé	Pour toutes les données à caractère personnel *Exécution d'un contrat* Le traitement de vos données personnelles peut être nécessaire à l'exécution de votre relation de travail avec l'Université (article 6 para. 1 (b) GDPR). *Exécution d'une mission d'intérêt public* Le traitement des données relatives aux doctorants autofinancés, qui n'ont pas de relation de travail avec l'Université, relève de l'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD), étant donné que les doctorants autofinancés bénéficieront de leur formation doctorale et que la formation fait partie de la mission de l'Université telle que définie par la loi. Pour les catégories particulières de données à caractère personnel *Droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale* Lorsqu'il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons invoquer cette condition, conformément à l'article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD.
Si vous postulez à un emploi étudiant ou à un stage à l'université	Pour toutes les données à caractère personnel *Exécution d'un contrat* Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l'exécution de votre contrat de travail avec l'université (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). 1 (b) GDPR) Pour les catégories particulières de données à caractère personnel *Droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale* Lorsqu'il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition conformément à l'article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD..
Fournir des ressources éducatives et des équipements TIC à nos étudiants par le biais de la plateforme Moodle de gestion des cours de l'université). La notice d'information concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans Moodle est détaillée sur la plate-forme Moodle.	*Exécution d'une mission d'intérêt public* Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée par l'université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR)
Si vous postulez à une mobilité étudiante ou à un programme de double diplôme . Dans ce contexte, nous traitons les données à caractère personnel que vous soumettez à l'Université aux fins i) de votre participation au programme de mobilité des étudiants/de double diplôme et ii) de la désignation d'une Université d'accueil pour votre mobilité étudiante. Dans le cadre de la gestion de la mobilité des étudiants, l'Université utilise la plateforme MoveON (fournie par QS Unisolution agissant en tant que sous.traitantselon les instructions de l'Université) pour gérer plus efficacement la mobilité des étudiants et faciliter le remplissage et la mise à jour des formulaires, la création de tableaux de bord et de rapports.	*Exécution d'une mission d’'intérêt public* Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public par l'université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur au sens de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR). La loi du 27 juin 2018 relative à l'organisation de l'Université du Luxembourg prévoit que les étudiants de Bachelor doivent accomplir 30 ECTS dans une institution étrangère. *Exécution d'un contrat* Dans le cas des étudiants en master et des étudiants en double diplôme, en double diplôme ou en diplôme conjoint, la base juridique du traitement des données à caractère personnel peut également être l'exécution du contrat de mobilité (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). 1 (b) GDPR). De plus amples détails seront fournis lors de la candidature à la mobilité étudiante ou au programme concerné. *Intérêts légitimes* Le traitement des données relatives à la mobilité des étudiants sur la plateforme MoveON est nécessaire pour un intérêt légitime poursuivi par l'Université en vertu de l'art. 6 para. 1 (f) GDPR qui consiste à assurer la gestion de la mobilité des étudiants et la promotion des opportunités de mobilité des étudiants.
Dans le cadre d'un financement ou d'une aide financière , par exemple si vous demandez une bourse d'étude ou d'entretien	*Exécution d'un contrat* Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l'exécution de votre contrat avec l'université en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. 1 (b) GDPR).
Pour les activités des anciens étudiants . L'université communiquera les données à caractère personnel soumises dans le cadre de votre inscription/réinscription à l'Université (par exemple, vos coordonnées, y compris votre adresse électronique privée, et des informations concernant vos études à l'Université, votre diplôme, la date d'obtention de votre diplôme) au bureau des relations avec les anciens étudiants de l' Université, dans le but de vous fournir des informations sur les opportunités offertes aux anciens étudiants et de mener des enquêtes après l'obtention de votre diplôme. La notice d'information concernant le traitement de vos données personnelles en tant qu'ancien élève est détaillée sur la plateforme des anciens élèves.	*Intérêts légitimes* Pour nos activités relatives aux anciens étudiants, nous nous appuyons sur l'intérêt légitime de l'université et de nos anciens étudiants (c'est-à-dire la communication avec nos anciens étudiants dans le cadre de la communauté universitaire élargie).
Pour la vidéosurveillance (CCTV). L'université a mis en place un système sur l'ensemble de ses campus. La notice d'information concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre des activités de vidéosurveillance de l'Université est détaillée sur le site web de l'université.	*Intérêts légitimes* Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime (article 6 para. 1 (f) GDPR) tel que détaillé dans la notice d'information dédiée à la vidéosurveillance sur le site web de l'Université.
Pour la gestion de notre site web . Nous traitons des données à caractère personnel lors de chaque visite sur notre site web	*Intérêts légitimes* Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) (c'est-à-dire permettre l'accès à notre site web et le protéger). 1 (f) GDPR) (c'est-à-dire fournir l'accès à notre site web et le protéger). La notices d'information concernant le traitement en relation avec le site web de l'université est détaillé sur le site web de l'université.
L'Université organise de nombreux événements et peut prendre des photos ou des vidéos. Vous serez informé avant l'événement si l'Université a l'intention de filmer et/ou de prendre des photos et/ou de se rendre sur place. Si vous ne souhaitez pas être photographié ou filmé, veuillez contacter les organisateurs de l'événement.	*Intérêts légitimes* En fonction des circonstances dans lesquelles les photographies ou les vidéos sont prises, la base juridique de cette activité de traitement est l'intérêt légitime de l'université en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR (c'est-à-dire la communication interne ou externe). 1 (f) GDPR (c'est-à-dire la communication interne ou externe). *Consentement* Dans d'autres cas, le consentement sera demandé pour la prise et la publication de photos ou d'enregistrements vidéo.
L'Université peut vous inviter à participer à des enquêtes dans le cadre de la procédure de candidature et au cours de vos études. Pour les besoins de ces enquêtes, nous collecterons et traiterons des données à caractère personnel concernant votre formation, votre motivation à postuler, votre expérience liées à vos études et votre situation économique et professionnelle. La participation se fait sur une base volontaire. De plus amples détails sont fournis dans la notice d’information spécifique à l'enquête concernée.	*Consentement* En ce qui concerne les enquêtes, le traitement de vos données à caractère personnel se fera sur la base de votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD). 1 (a) du GDPR).
L'Université peut traiter vos données à caractère personnel en cas d' urgence nécessitant l'assistance de l'Université.	Vos données à caractère personnel peuvent être traitées par l'Université et transférées aux services d'urgence lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux (article 6 para. 1 (d) et article 9 para. 2 (c) GDPR). Les intérêts vitaux sont ceux qui ont trait à des questions médicales. Par exemple, si un étudiant s'effondre pendant un cours, le professeur partagera les données à caractère personnel de l'étudiant (nom et prénom) avec les ambulanciers qui s'occupent de l'étudiant.
L'Université peut traiter vos données à caractère personnel pour fournir un soutien aux réfugiés.	En ce qui concerne ce soutien, il se basera survotre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). 1 (a) GDPR)

Objectif

Base juridique

Fournir des cours d'enseignement supérieur menant à des notes, diplômes et certificats conformément à la loi du 27 juin 2018 relative à l'organisation de l'Université du Luxembourg (ci-après "la loi"). Cela implique de délivrer et d'administrer des cours, y compris des cours à distance, d'assurer un soutien continu, de contrôler votre assiduité, de conseiller le développement de l'étudiant, de procéder à l'évaluation académique, de fournir une aide financière et de communiquer avec vous

Pour toutes les données à caractère personnel

Exécution d'une mission d'intérêt public

Exécution d'un contrat

Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous en tant que doctorant (à la fois étudiant et employé) (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). 1 (b) du GDPR).

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel

Gestion des systèmes / services de soins de santé

Nous pouvons traiter vos données de catégorie spéciale lorsque cela est nécessaire à des fins de soins de santé et d'assistance sociale en ce qui concerne la gestion des systèmes et services de soins de santé (article 9, paragraphe 2, point h), du RGPD).

Consentement

Il peut arriver que nous traitions vos données à caractère personnel relatives à la santé pour faciliter l’enseignement qui vous est dispensé, par exemple pour procéder à des ajustements raisonnables liés à un handicap ou pour fournir un soutien psychologique (article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD).

Établissement, exercice ou défense de droits légaux

Il peut être nécessaire de traiter vos données de catégorie spéciale dans le cadre de la constatation, de l'exercice ou de la défense de droits en justice (article 9, paragraphe 2, point f), du RGPD).

Evaluer votre candidature et gérer votre admission à l'un de nos programmes d'études, de recherche ou d'innovation. A cette fin, l'Université doit obtenir des informations précises sur votre parcours académique et/ou professionnel afin d'évaluer si vous remplissez ou non les conditions d'accès et d'admission visées aux articles 32 à 34 et 37 de la Loi.

Pour toutes les données à caractère personnel

Exécution d'une mission d’intérêt public

Effectuer les démarches administratives liées à votre inscription en tant qu'étudiant, lorsque votre candidature est retenue et que vous acceptez notre offre, calculer, enregistrer et percevoir les frais de scolarité

Pour toutes les données à caractère personnel

Exécution d'une mission d’intérêt public

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public par l'Université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur au sens de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR)

Exécution d'un contrat

Le traitement de vos données à caractère personnel peut être nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous en tant qu'étudiant de l'Université (article 6 para. 1 (b) GDPR).

Respect d'une obligation légale

Le traitement de vos données à caractère personnel peut également être nécessaire pour respecter nos obligations légales en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD (par exemple, immigration, visas). 1 (c) GDPR (par exemple, immigration, visas).

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel

Droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale

Lorsque des obligations ou des droits existent dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition (par exemple, pour les doctorants), article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD.

Nouer et exécuter nos relations contractuelles avec des doctorants ayant un double statut d'étudiant et d'employé

Pour toutes les données à caractère personnel

Exécution d'un contrat

Le traitement de vos données personnelles peut être nécessaire à l'exécution de votre relation de travail avec l'Université (article 6 para. 1 (b) GDPR).

Exécution d'une mission d'intérêt public

Le traitement des données relatives aux doctorants autofinancés, qui n'ont pas de relation de travail avec l'Université, relève de l'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD), étant donné que les doctorants autofinancés bénéficieront de leur formation doctorale et que la formation fait partie de la mission de l'Université telle que définie par la loi.

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel

Droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale

Lorsqu'il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons invoquer cette condition, conformément à l'article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD.

Si vous postulez à un emploi étudiant ou à un stage à l'université

Pour toutes les données à caractère personnel

Exécution d'un contrat

Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l'exécution de votre contrat de travail avec l'université (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). 1 (b) GDPR)

Pour les catégories particulières de données à caractère personnel

Droit de l'emploi, de la sécurité sociale et de la protection sociale

Lorsqu'il existe des obligations ou des droits dans le domaine du droit du travail ou de la protection sociale, nous pouvons nous appuyer sur cette condition conformément à l'article 9, paragraphe 2, point b), du RGPD..

Fournir des ressources éducatives et des équipements TIC à nos étudiants par le biais de la plateforme Moodle de gestion des cours de l'université).

La notice d'information concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans Moodle est détaillée sur la plate-forme Moodle.

Exécution d'une mission d'intérêt public

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée par l'université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur en vertu de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR)

Si vous postulez à une mobilité étudiante ou à un programme de double diplôme . Dans ce contexte, nous traitons les données à caractère personnel que vous soumettez à l'Université aux fins i) de votre participation au programme de mobilité des étudiants/de double diplôme et ii) de la désignation d'une Université d'accueil pour votre mobilité étudiante.

Dans le cadre de la gestion de la mobilité des étudiants, l'Université utilise la plateforme MoveON (fournie par QS Unisolution agissant en tant que sous.traitantselon les instructions de l'Université) pour gérer plus efficacement la mobilité des étudiants et faciliter le remplissage et la mise à jour des formulaires, la création de tableaux de bord et de rapports.

Exécution d'une mission d’'intérêt public

Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public par l'université en tant qu'établissement d'enseignement supérieur au sens de la loi (article 6, paragraphe 1, point e), du RGPD). 1 (e) GDPR). La loi du 27 juin 2018 relative à l'organisation de l'Université du Luxembourg prévoit que les étudiants de Bachelor doivent accomplir 30 ECTS dans une institution étrangère.

Exécution d'un contrat

Dans le cas des étudiants en master et des étudiants en double diplôme, en double diplôme ou en diplôme conjoint, la base juridique du traitement des données à caractère personnel peut également être l'exécution du contrat de mobilité (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD). 1 (b) GDPR). De plus amples détails seront fournis lors de la candidature à la mobilité étudiante ou au programme concerné.

Intérêts légitimes

Le traitement des données relatives à la mobilité des étudiants sur la plateforme MoveON est nécessaire pour un intérêt légitime poursuivi par l'Université en vertu de l'art. 6 para. 1 (f) GDPR qui consiste à assurer la gestion de la mobilité des étudiants et la promotion des opportunités de mobilité des étudiants.

Dans le cadre d'un financement ou d'une aide financière , par exemple si vous demandez une bourse d'étude ou d'entretien

Exécution d'un contrat

Le traitement est nécessaire à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à votre demande ou à l'exécution de votre contrat avec l'université en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. 1 (b) GDPR).

Pour les activités des anciens étudiants . L'université communiquera les données à caractère personnel soumises dans le cadre de votre inscription/réinscription à l'Université (par exemple, vos coordonnées, y compris votre adresse électronique privée, et des informations concernant vos études à l'Université, votre diplôme, la date d'obtention de votre diplôme) au bureau des relations avec les anciens étudiants de l' Université, dans le but de vous fournir des informations sur les opportunités offertes aux anciens étudiants et de mener des enquêtes après l'obtention de votre diplôme.

La notice d'information concernant le traitement de vos données personnelles en tant qu'ancien élève est détaillée sur la plateforme des anciens élèves.

Intérêts légitimes

Pour nos activités relatives aux anciens étudiants, nous nous appuyons sur l'intérêt légitime de l'université et de nos anciens étudiants (c'est-à-dire la communication avec nos anciens étudiants dans le cadre de la communauté universitaire élargie).

Pour la vidéosurveillance (CCTV). L'université a mis en place un système sur l'ensemble de ses campus.

La notice d'information concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre des activités de vidéosurveillance de l'Université est détaillée sur le site web de l'université.

Intérêts légitimes

Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime (article 6 para. 1 (f) GDPR) tel que détaillé dans la notice d'information dédiée à la vidéosurveillance sur le site web de l'Université.

Pour la gestion de notre site web . Nous traitons des données à caractère personnel lors de chaque visite sur notre site web

Intérêts légitimes

Le traitement est nécessaire pour notre intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) (c'est-à-dire permettre l'accès à notre site web et le protéger). 1 (f) GDPR) (c'est-à-dire fournir l'accès à notre site web et le protéger). La notices d'information concernant le traitement en relation avec le site web de l'université est détaillé sur le site web de l'université.

L'Université organise de nombreux événements et peut prendre des photos ou des vidéos.

Vous serez informé avant l'événement si l'Université a l'intention de filmer et/ou de prendre des photos et/ou de se rendre sur place. Si vous ne souhaitez pas être photographié ou filmé, veuillez contacter les organisateurs de l'événement.

Intérêts légitimes

En fonction des circonstances dans lesquelles les photographies ou les vidéos sont prises, la base juridique de cette activité de traitement est l'intérêt légitime de l'université en vertu de l'article 6, paragraphe 1, point f), du GDPR (c'est-à-dire la communication interne ou externe). 1 (f) GDPR (c'est-à-dire la communication interne ou externe).

Consentement

Dans d'autres cas, le consentement sera demandé pour la prise et la publication de photos ou d'enregistrements vidéo.

L'Université peut vous inviter à participer à des enquêtes dans le cadre de la procédure de candidature et au cours de vos études. Pour les besoins de ces enquêtes, nous collecterons et traiterons des données à caractère personnel concernant votre formation, votre motivation à postuler, votre expérience liées à vos études et votre situation économique et professionnelle.

La participation se fait sur une base volontaire. De plus amples détails sont fournis dans la notice d’information spécifique à l'enquête concernée.

Consentement

En ce qui concerne les enquêtes, le traitement de vos données à caractère personnel se fera sur la base de votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD). 1 (a) du GDPR).

L'Université peut traiter vos données à caractère personnel en cas d' urgence nécessitant l'assistance de l'Université.

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées par l'Université et transférées aux services d'urgence lorsque cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux (article 6 para. 1 (d) et article 9 para. 2 (c) GDPR).

Les intérêts vitaux sont ceux qui ont trait à des questions médicales. Par exemple, si un étudiant s'effondre pendant un cours, le professeur partagera les données à caractère personnel de l'étudiant (nom et prénom) avec les ambulanciers qui s'occupent de l'étudiant.

L'Université peut traiter vos données à caractère personnel pour fournir un soutien aux réfugiés.

En ce qui concerne ce soutien, il se basera survotre consentement au traitement de vos données à caractère personnel (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD). 1 (a) GDPR)

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons ultérieurement ?

Les catégories de données à caractère personnel traitées sont détaillées ci-dessous :

Données d'identification personnelle : nom, prénom, nom d’usage, numéro d'étudiant, sexe, titre, adresse, numéro de téléphone, nationalité, deuxième nationalité (le cas échéant), date de naissance, pays de naissance, lieu de naissance. Nous pouvons être amenés à conserver une copie de vos documents d'identification (copie de la carte d'identité ou du passeport).
Données électroniques : adresse électronique privée et adresse électronique de l'étudiant, données du compte de l'étudiant (données de connexion, adresses IP, journaux), informations sur votre utilisation de nos systèmes d'information et de communication.
Informations sur l'éducation : dossiers d'admission, écoles et universités que vous avez fréquentées, résultats d'examen, ECTS obtenus, programme d'études, semestre, faculté, niveau d'études, dossiers d'examen, certificats et/ou diplômes, compétences linguistiques, dossier d'incident, votre retour d'information sur l'offre de cours, les services de l'université et l'expérience de l'étudiant, et les informations saisies dans votre dossier d'étudiant.
Expérience professionnelle : données contenues dans le CV, le dossier de placement et de stage.
Frais et autres données financières : carte de crédit, numéro de compte bancaire, dossier de soutien financier (y compris les dossiers relatifs aux frais payés, au soutien financier, aux bourses et au parrainage). Les données relatives aux cartes de crédit sont collectées lors du paiement en ligne. De plus amples informations sont disponibles à l'adresse suivante : https://www.six-payment-services.com/en/services/legal/privacy-statement.html .
Données bancaires : IBAN, BIC, nom de la banque, titulaire du compte bancaire. Les données bancaires sont collectées lorsque vous êtes éligible à une subvention (par exemple, lorsque vous demandez une bourse d'études pendant votre mobilité étudiante).
Informations sur l'immigration concernant les visas et les passeports.
Informations recueillies par le biais de notre système de vidéosurveillance. De plus amples informations sont disponibles sur la notice d'information relative à la vidéosurveillance sur le site web de l'Université.
les coordonnées d'urgence (nom et numéro de téléphone) d'un tiers.
Photos et/ou images vidéo : matériel visuel, matériel promotionnel, images d'appareil photo.

L'Université recueille la grande majorité des informations directement auprès de vous, dans le cadre de la procédure de candidature et lors de l'inscription en ligne. Nous travaillons également en étroite collaboration avec des tiers (y compris, par exemple, des partenaires de financement et de parrainage, des établissements d'enseignement, des jurys d'examen) et pouvons recevoir de leur part des informations vous concernant. En particulier, nous pouvons recevoir les informations suivantes de la part de tiers : résultats d'examens ou de tests, preuve de parrainage (par exemple, bourse d'études).

L'Université n'effectue pas de prise de décision automatisée aux fins susmentionnées.

4. Quelles données à caractère personnel sensibles collectons-nous et sur la base de quelle dérogation au titre de l'article 9 du RGPD ?

Les catégories de données sensibles traitées sont énumérées ci-dessous :

Données relatives à la santé (handicaps) : lorsque vous choisissez d'indiquer à l'Université tout handicap particulier afin de procéder à des ajustements raisonnables. Les ajustements raisonnables sont définis par les articles 38 et 39 de la loi universitaire du 27 juin 2018. Le traitement des données relatives à la santé est fondé sur l'article 9, paragraphe 2, point a), du RGPD, car il vous sera demandé de donner votre consentement explicite au traitement des données relatives à la santé en vue de procéder à des ajustements raisonnables.
Données relatives à la santé (autres) : lorsque vous suivez, par exemple, un cours lié à la médecine ou aux soins infirmiers et que vous devez effectuer un stage dans un hôpital ou un cabinet médical. Des données sensibles vous concernant sont collectées afin d'évaluer si vous pouvez travailler avec des personnes en situation de soins de santé (le traitement est nécessaire à des fins de santé et d'aide sociale en ce qui concerne la gestion des systèmes et des services de soins de santé).
Autres données : au cours de vos études, vous pouvez être confronté à une détresse et/ou à d'autres difficultés. L'Université offre des conseils et un soutien gratuits et confidentiels en matière de santé mentale, d'aide à l'apprentissage en cas de handicap (sur la base de votre consentement explicite conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement GDPR).

5. Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel collectées dans le cadre de votre candidature/enregistrement et plus généralement de vos relations avec l’Université seront communiquées :

5.1. Destinataires internes

au Service des Etudes et de la Vie Etudiante (SEVE). Le SEVE est le service principal chargé de toutes les questions relatives à votre admission, votre inscription et votre soutien académique (évolution de votre dossier, paiements, aide aux étudiants, services/vie étudiante) ;
à la faculté ou au centre interdisciplinaire responsable de votre programme d'études ;
aux administrateurs du programme d'études de votre faculté/centre interdisciplinaire pour le bon fonctionnement de votre programme d'études ;
aux conférenciers et professeurs impliqués dans la conduite des cours auxquels vous vous êtes inscrit(e) (nom, prénom) ;
le bureau des relations internationales en charge de votre mobilité étudiante ;
au Bureau des relations avec les anciens élèves et au réseau des anciens élèves. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'avis de confidentialité des anciens élèves ;
à l'Office de logistique de l'université si vous habitez dans l'une des résidences universitaires ;
au Comité des Litiges au cas où vous porteriez plainte devant cette instance administrative ;
à l'Office des statistiques et de la recherche institutionnelle.

5.2. Bénéficiaires externes

aux administrations publiques situées au Luxembourg, telles que le ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, le ministère de l'éducation, de l'enfance et de la jeunesse, et le ministère des affaires étrangères et européennes.
à d'autres administrations publiques situées à l'étranger, dans la mesure où cette communication est nécessaire pour respecter les obligations légales de l'Université ou dans le cadre de votre candidature ;
aux établissements d'enseignement supérieur et/ou aux associations professionnelles situés au Luxembourg, dans l'Union européenne ou ailleurs, qui coopèrent avec l'Université pour la fourniture d'un programme d'études, dans la mesure où cela est prévu dans l'accord de coopération respectif et dans la mesure nécessaire à la fourniture de ce programme d'études ;
au Fonds National de la Recherche (ci-après "FNR") dans le cas où vous participez à un projet financé par le FNR aux fins du cadre de qualité pour la formation doctorale ;
à la Bibliothèque universitaire (ci-après la " BUL "), à la Bibliothèque nationale de Luxembourg et aux bibliothèques membres du réseau Bibnet.lu afin de vous permettre d'accéder aux ressources de la BUL. La BUL est membre du réseau de bibliothèques Bibnet.lu ;
aux destinataires impliqués dans votre mobilité étudiante si vous vous inscrivez à un programme de mobilité étudiante. Des informations seront fournies ultérieurement dans les notices d’information relatives à la mobilité ;
à l'organisateur d'une activité (nom, prénom, e-mail, statut) si vous vous inscrivez à l'une des activités proposées par le Bureau de la vie étudiante. Vous devrez vous inscrire à Affluences pour participer à ces activités ;
aux services d'urgence (par exemple, la police, les pompiers, les services d'ambulance...) dans une situation d'urgence ou en cas d'urgence ;
aux fournisseurs informatiques essentiels et aux fournisseurs de services en nuage (par exemple, Microsoft) agissant dans le cadre d'un contrat avec l'université
aux entreprises et/ou organisations et/ou institutions (par exemple, les ministères) qui offrent des possibilités de stages et/ou de bourses aux étudiants. L'université ne partagera que vos données d'identification personnelle, vos données électroniques, vos informations sur l'enseignement, vos informations sur l'immigration et vos informations de contact en cas d'urgence.
aux associations d'étudiants si vous souhaitez vous inscrire dans l'une de ces associations dans le cadre de votre vie étudiante :
à QS Unisolution (MoveOn) à des fins de gestion de la mobilité internationale. Pour plus d'informations sur cette plateforme, veuillez vous référer à leur site web: https://www.qs-unisolution.com/ ;
à Streff Luxembourg, dont le siège social est situé 138, route d'Arlon, 8008 Strassen, Luxembourg, pour l'archivage des dossiers physiques des étudiants. Streff Luxembourg agit en tant que sous-traitant et est lié contractuellement à l'université, y compris en ce qui concerne les exigences du RDPR en matière de protection des données.
à International SOS, dont le siège social est situé à l'Esplanade 1, 1020, Bruxelles, Belgique, pour des conseils et une assistance internationale dans le monde entier. International SOS agit en tant que sous-traitant si vous souhaitez faire appel à ses services lors d'un voyage à l'étranger.
à Cisco Systems Inc, dont le siège social est situé au 9-11 New Square Park Bedfont Lakes, Feltham, Royaume-Uni, dans le but de fournir des cours en ligne. Cisco Systems agit en tant que sous-traitant et l'université a conclu un accord avec Cisco afin de disposer d'une solution de vidéoconférence. Pour plus d'informations sur les systèmes CISCO, veuillez vous référer à leur politique de confidentialité : Cisco Webex Meetings Privacy Data Sheet .

Lorsque des informations sont partagées avec des tiers, l'Université s'efforce de ne partager que le minimum nécessaire. Par exemple, nous pouvons, dans certains cas, ne partager que votre numéro d'étudiant et non votre nom (c'est ce que l'on appelle la pseudonymisation).

Tous les prestataires de services tiers qui traitent des données en notre nom sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données conformément à nos politiques. Nous ne leur permettons pas d'utiliser vos données à leurs propres fins. Nous les autorisons à traiter vos données uniquement à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

6. L'Université transfère-t-elle vos données à personnel en dehors de l'Union européenne ?

Vos données à caractère personnel sont principalement traitées au sein de l'Union européenne pour les différentes finalités énumérées dans la section 2. Pour la mobilité internationale, des informations appropriées sur le transfert seront fournies dans le formulaire prévu à cet effet. Il peut arriver que nous transférions vos données en dehors de l'Espace économique européen, par exemple si nous communiquons avec vous en utilisant un fournisseur de services basés sur le cloud qui opère en dehors de l'Espace économique européen. En règle générale, c'est-à-dire lorsque l'Université transfère vos données à caractère personnel à un tiers situé dans un pays qui ne dispose pas d'une protection adéquate de la vie privée, l'Université mettra en place un contrat avec le tiers qui inclut les conditions contractuelles standard de transfert international de données approuvées par la Commission européenne.

Par exemple, pour l'utilisation de Microsoft et CISCO, des garanties appropriées ont été mises en place par l'Université, y compris la conclusion d'accords supplémentaires. Pour de plus amples informations sur les mesures en place, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section "Qui sommes-nous ?

7. Combien de temps l'Université conserve-t-elle vos données personnelles ?

L'Université ne conservera vos données à caractère personnel que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Vos données à caractère personnels seront conservées conformément à la procédure de conservation des données de l'Université. Les périodes de conservation que nous avons définies dépendent des objectifs de nos activités de traitement. Après votre départ de l'Université, certaines parties de vos à caractère données personnel peuvent être conservées à des fins d'archivage (par exemple, pour confirmer votre bourse et votre période d'études).

8. Quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel ?

Selon le RGPD, vous bénéficiez notamment des droits suivants : droit d'être informé, droit d'accès à vos données à caractère personnel, droit de rectification, droit d'effacement, droit de restreindre la portée du traitement, droit d'opposition, droit à la portabilité des données, droit d'introduire une réclamation.

Droit d'être informé : vous avez le droit de savoir comment vos données à caractère personnel sont collectées et utilisées.
Droit d'accès Vous avez le droit d'obtenir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et de vérifier si leur traitement est licite.
Droit de rectification : vous avez le droit de demander à l'Université de rectifier toute donnée à caractère personnel inexacte que nous détenons à votre sujet.
Droit à l'effacement : vous avez le droit d'obtenir de notre part l'effacement des données à caractère personnel vous concernant dans un délai raisonnable. Ce droit ne s'appliquera que si, par exemple, vous considérez qu'il n'y a pas de raison valable pour que nous continuions à les traiter et que vos données à caractère personnel ne nous sont pas nécessaires ; ou si vous retirez votre consentement si nous utilisons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ; ou si vous vous opposez à la manière dont nous traitons vos données (conformément au droit d'opposition mentionné ci-dessous). Notez toutefois qu'il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure d'accéder à votre demande d'effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.
Droit de restreindre le traitement : vous avez le droit de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances (par exemple, si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement).
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer pour des raisons liées à votre situation, sur la base des points e) ou f) de l'article 6, paragraphe 1, du RGPD.
Droit à la portabilité des données : dans les cas où le traitement est fondé sur votre consentement et est effectué par des moyens automatisés, vous avez le droit de recevoir vos données personnelles et de demander la transmission de vos données à une autre partie.
Droit de retirer son consentement : dans les cas où vous avez consenti au traitement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant le service concerné.

L'Université fournit de plus amples informations sur son site web dans la section relative à l'exercice des droits.

En pratique, vous pouvez exercer vos droits en contactant directement le service en charge (SEVE) sur seve.admission@uni.lu qui fera le lien avec le DP=, dont les coordonnées sont dpo@uni.lu.

Toute demande est traitée par l'Université dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible, au plus tard un (1) mois après sa réception, au moins pour vous informer de l'état d'avancement de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires pour les cas complexes ou en raison d'un volume élevé de demandes. Veuillez noter que nous pouvons conserver un enregistrement de vos communications pour nous aider à résoudre les problèmes que vous soulevez.

Si vous n'êtes toujours pas satisfait, vous avez le droit - sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire - d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée.

Au Luxembourg, l'autorité compétente est la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD).

Contact de la CNPD :

Commission Nationale pour la Protection des Données
1, avenue du Rock'n'Roll

Service des réclamations
L-4361 Esch-sur-Alzette

Tél : (+352) 26 10 60 -1
Fax : (+352) 26 10 60 -29
Vous pouvez également utiliser leur formulaire de contact, à l'adresse suivante : https://cnpd.public.lu/fr/support/contact.html

9. Modifications de la présente notice

Toute modification apportée à l'avenir à la présente notice sera publiée sur le site web de l'Université et, le cas échéant, vous sera notifiée par courrier électronique.

Dernière mise à jour : le 14 juillet 2023.