Point d’attention

Le contenu de cette note d’information peut ne pas correspondre exactement aux lois de certains pays. Lorsque la législation applicable prévoit des dispositions plus strictes que la présente note d’information, c’est la législation qui prévaut. Dans le cas inverse, les règles de la présente note d’information s’appliquent, à moins qu’il n’en résulte une activité illicite.  

1 Contexte et objectif

Cette note d’information, présente le dispositif d’alerte éthique d’ECONOCOM, ainsi que les modalités de traitement des signalements reçus.

Afin de renforcer sa politique de vigilance face aux risques éthiques, ECONOCOM s’est doté d’une plateforme d’alerte. Ce dispositif permet le recueil et le traitement de signalements relatifs à l’existence de situations contraires au Code de Conduite des Affaires du Groupe et/ou aux réglementations s’appliquant au Groupe.

Ce dispositif repose sur la Directive Européenne 2019/1937 du 23 octobre 2019 sur la protection des lanceurs d’alerte. Pour la France, il maintient les dispositions plus favorables aux droits des auteurs de signalement fixées par la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite "loi Sapin II". Dans les pays ayant des dispositions plus protectrices, les dispositions prévues par la loi locale prévalent sur celles du présent dispositif.

2 Principes généraux

2.1 Qui peut lancer une alerte ?

Le dispositif d’alerte est à la disposition de toute personne travaillant au sein du Groupe ECONOCOM (dirigeants, salariés, intérimaires, stagiaires, etc..) ainsi qu’à tout tiers extérieur en relation d’affaires avec le Groupe.
Alerter n’est pas une obligation, aucun salarié ne peut être sanctionné s’il ne signale pas un manquement.

2.2 Quels sont les faits concernés par le dispositif d’alerte ?

Le dispositif d’alerte éthique a été mis en place afin de recevoir le signalement de faits concernant :

• un crime ou un délit ;
• une violation grave et manifeste de la loi ou d’un règlement, d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par le ou les pays concernés par les faits objet de l’alerte ;
• une atteinte grave ou un risque d’atteinte grave aux droits de l’Homme et aux libertés fondamentales ;
• un manquement aux règles du Code de Conduite des Affaires du Groupe ou aux procédures et politiques rattachées à ce dernier ;
• une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général (ex. atteinte à la santé publique, à la sécurité publique, à l’environnement etc.).

Les faits ou informations couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client ne peuvent faire l’objet d’une alerte.

2.3 Qui contacter et comment ?

Le dispositif d’alerte est complémentaire aux autres canaux de signalement existants au sein du Groupe ECONOCOM (responsable hiérarchique, ressources humaines etc.).
Toute personne souhaitant signaler des faits contraires au Code de Conduite des Affaires du Groupe et/ou aux réglementations s’appliquant au Groupe, peut les porter à la connaissance:

- de son supérieur hiérarchique direct ou indirect,
- le cas échéant, de son interlocuteur RH ou juridique,
- le cas échéant, du Comité Ethique du Groupe.

Tout signalement recevable effectué auprès d’un supérieur hiérarchique, des ressources humaines ou du département juridique doit être communiqué immédiatement au Comité Ethique.
La plateforme d’alerte permettant d’adresser un signalement est disponible à l’adresse URL suivante :

https://report.whistleb.com/fr/econocom

En cas de doute ou de questionnement, le Comité Ethique peut être contacté par e-mail : ethical.committee@econocom.com

2.4 Comment fonctionne le dispositif d’alerte ?

La plateforme est sécurisée, le processus de signalement est crypté et protégé par un mot de passe.
Lorsqu’une alerte est déposée, la plateforme génère automatiquement un identifiant et un mot de passe. Ces informations doivent être conservées, par la personne à l’origine de l’alerte, afin de se reconnecter à la plateforme pour modifier, compléter ou suivre l’avancement du signalement.
Le dispositif d’alerte est disponible dans plusieurs langues dont le français, l’anglais, l’espagnol et l’italien, 24h/24 et 7 jours/7. Il est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

2.5 Quelles informations transmettre ?

Pour que l’alerte soit recevable, les faits doivent être exposés de manière claire, objective et la plus exhaustive possible. Tout document à l’appui du signalement peut être transmis par l’intermédiaire de la plateforme.
Un signalement anonyme est possible, mais il n’est pas encouragé. Il ne sera considéré comme recevable que s’il permet d’établir de façon certaine la gravité des faits et qu’il fournit des éléments factuels suffisamment détaillés. Si l’anonymat rend impossible le traitement du signalement, son auteur en est informé.

Le formulaire à compléter sur la plateforme se présente comme suit :

• Souhaitez-vous transmettre votre identité?
oui/non
• Si oui:
prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance
• Quel est votre statut ?
victime, témoin direct, aucun des deux
• Dans quel pays êtes-vous situé?
• Quel est le thème de votre alerte?
fraude, corruption, conflit d’intérêts, discrimination, harcèlement, maltraitance, autre
• Quand est-ce arrivé?
• Où est-ce arrivé? (pays/ ville)
• Détails du cas (obligatoire)

Lors de la création d’une alerte, il est recommandé :

- d’utiliser un terminal personnel, plutôt que professionnel et dans un endroit sûr,
- de nettoyer l’historique du navigateur après avoir envoyé l’alerte.

2.6 Quelle protection est apportée suite à une alerte ?

La protection légale des lanceurs d’alerte concerne toute personne émettrice d’une alerte, et ce même si les faits rapportés se révèlent infondés, sous réserve que la personne soit éligible au statut de lanceur d’alerte (voir ci-dessous).
Elle se voit alors garantie :

• l’absence de représailles, directes ou indirectes, par le groupe ECONOCOM: aucune mesure de rétorsion (ex : baisse de rémunération, sanction disciplinaire, licenciement etc.), liée à l’alerte, ne pourra et ne sera prise à son encontre. Dans le cas inverse, le lanceur d’alerte, bénéficie d’un aménagement de la charge de la preuve ;
• la confidentialité de son identité et des faits rapportés.

Toute personne pensant faire l’objet de représailles pour avoir fait un signalement ou participé à son traitement peut le signaler au Comité Ethique.
L’identité de l’émetteur d’une alerte ne peut être communiquée à la personne mise en cause dans l’alerte, sauf accord du lanceur d’alerte.
Il est interdit de faire obstacle à un signalement. Toute personne qui empêche un lanceur d’alerte de communiquer son signalement encourt des sanctions disciplinaires et pénales. En revanche, l'utilisation abusive du dispositif ou un signalement calomnieux, peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu'à des poursuites judiciaires.

Eligibilité au statut de lanceur d’alerte
Selon la Directive Européenne 2019/1937 du 23 octobre 2019, les auteurs de signalement bénéficient de la protection des lanceurs d’alerte sous réserve :

- qu’ils aient des motifs raisonnables de croire, à la lumière des circonstances et des informations dont ils disposent au moment du signalement, que les faits qu’ils signalent sont véridiques,
- et qu’ils aient effectué leur signalement conformément aux dispositions prévues par la Directive.

Selon la loi n° 2016-1691, dite Sapin II, un lanceur d’alerte doit remplir les 5 caractéristiques cumulatives suivantes:

• Être une personne physique : en conséquence, une personne morale (exemple : association, syndicat professionnel etc.) ne peut pas être considérée comme lanceur d’alerte ;
• Être de bonne foi : il ne doit pas être animé par une intention de nuire ;
• Agir de manière désintéressée : il ne bénéficie d’aucun avantage et n’est pas rémunéré en contrepartie de sa démarche ;
• Avoir eu personnellement connaissance des faits qu’il dénonce : ce qui implique qu’il ait directement constaté les faits qu’il rapporte. Il ne peut déduire ou supputer les faits qu’il révèle, il ne peut servir d’intermédiaire à un collaborateur refusant de procéder à un signalement et ne peut se contenter de répéter des informations déjà divulguées ;
• Révéler des faits graves : contraires au Code de Conduite des Affaires du groupe et/ou aux réglementations s’appliquant au groupe Econocom.

2.7 Que se passe-t-il après qu’une alerte ait été déposée ?

Une fois l’alerte déposée, le signalement est instantanément communiqué aux référents éthiques. Ils en accusent réception dans un délai de 7 jours ouvrés, à compter de sa réception, et statuent sur sa recevabilité dans un délai d’un mois.
Afin d’apprécier la recevabilité du signalement, les référents éthiques peuvent demander des clarifications, à l’auteur du signalement, au travers du dispositif d’alerte.
Seules les informations objectives, entrant dans le champ du dispositif d’alerte[1] seront prises en compte dans l’évaluation des signalements reçus.

Cas 1 : l’alerte est jugée non recevable :

- l’auteur du signalement en est informé ;
- la procédure est close et les données sont archivées après anonymisation.

Cas 2 : l’alerte est jugée recevable :

- elle est transférée au Comité Ethique qui détermine les suites qu’il convient de donner à l’alerte ;
- l’auteur du signalement en est informé. La clôture de la procédure d’alerte lui sera également notifiée ;
- la personne mise en cause sera informée des accusations portées contre elle, mais pas du nom du lanceur d’alerte, une fois qu’ECONOCOM aura mené son investigation et pris des mesures pour empêcher la destruction des preuves. La clôture de la procédure d’alerte lui sera également notifiée ;
- lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à cette alerte sont archivées après anonymisation, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
- lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne visée ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte sont conservées par l’enquêteur jusqu’au terme de la procédure.

Si le Comité Ethique juge que l’alerte doit être suivie par une enquête, il définit le cadre de l’investigation ainsi que ses modalités (documents susceptibles d’être exploités, expert en charge du traitement etc.).

Si une personne impliquée dans le traitement du signalement rencontre une difficulté, celle-ci est remontée au Comité Ethique, qui statue.

L’accès aux alertes déposées via la plateforme est restreint aux seules personnes autorisées à recueillir ou à traiter les alertes.
Il est rendu compte, à minima une fois par an, au Comité d’Audit de la réception, du traitement et des suites données aux alertes.

3 Protection des données à caractère personnel et confidentialité

3.1 Confidentialité

Le groupe ECONOCOM s’engage au respect d’une stricte confidentialité de l’identité des lanceurs d’alerte, mais également des faits objet du signalement et des personnes visées par celui-ci.

Les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, qu’avec le consentement de celui-ci. Si son refus rend impossible le traitement du signalement, l’auteur du signalement en est informé.

Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement ne peuvent être divulgués à des personnes extérieures à son traitement, sauf à l’autorité judiciaire, qu’une fois établi le caractère fondé de l’alerte.

Ces dispositions en termes de confidentialité s’appliquent à l’ensemble des personnes ayant connaissance du signalement, y compris lorsque le traitement de l’alerte nécessite la communication avec des tiers.

Des mesures particulières sont prises afin d’assurer la confidentialité pendant le traitement du signalement (rappel écrit des règles de confidentialité et des sanctions en cas de non-respect notamment).

3.2 Protection des données à caractère personnel

Les données recueillies dans le cadre du dispositif d’alerte du groupe ECONOCOM font l’objet d’un traitement ayant pour finalité le recueil et le suivi des alertes professionnelles, sur le fondement de la Directive Européenne 2019/1937 du 23 octobre 2019 sur la protection des lanceurs d’alerte et des dispositions locales applicables, dont en France, la loi 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite loi « Sapin II ». La licéité du traitement est donc la base légale.

A compter du dépôt de l’alerte, l’accès aux données personnelles est strictement limité aux personnes intervenant dans la gestion des alertes au sein du groupe ECONOCOM, aux seuls besoins de vérification et de traitement des alertes, ainsi qu’aux autorités judiciaires.
La durée de conservation des données personnelles est déterminée selon les modalités suivantes :

• lorsqu’aucune suite n’a été donnée à l’alerte, les données personnelles sont détruites dans un délai de 2 mois après la clôture du signalement,
• en cas de suite, les données personnelles sont conservées jusqu’au terme de la procédure puis archivées conformément aux dispositions légales applicables.

Le responsable du traitement est le mandataire social.

Conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données (règlement UE n° 2016/679 du 27 avril 2016), l’émetteur de l’alerte - s’il n’est pas resté anonyme - ou la personne faisant l’objet d’une alerte, disposent d’un droit d’accès aux données les concernant et peuvent en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression. Ce droit ne peut être exercé pour empêcher ECONOCOM de remplir ses obligations légales en matière de traitement des signalements et de protection de l’auteur d’un signalement.

Le Délégué à la protection des données personnelles (DPO) peut être contacté au siège du groupe ECONOCOM, DPO – 40 quai de Dion Bouton, 92800 PUTEAUX.

[1] Tel que précisé au § 2.2 Quels sont les faits concernés par le dispositif d’alerte ?