Notare che:

Il contenuto di questa procedura potrebbe non corrispondere esattamente alle leggi di alcuni paesi. Laddove la normativa vigente preveda disposizioni più rigorose rispetto al contenuto della presente nota, tale normativa prevale. In caso contrario si applicano le regole di cui alla presente procedura, salvo che ne derivi un illecito.

1     Contesto e Scopo

Questa procedura illustra il sistema etico di denuncia di irregolarità di Econocom e i termini in base ai quali vengono elaborate le segnalazioni ricevute.

Econocom ha introdotto una piattaforma di segnalazione per rafforzare la sua politica di vigilanza di fronte ai rischi etici. Questo sistema viene utilizzato per raccogliere ed elaborare segnalazioni su comportamenti che violano il codice di condotta aziendale del gruppo e/o le normative applicabili al gruppo.

Il sistema si basa sulla direttiva UE 2019/1937 del 23 ottobre 2019 sulla protezione dei segnalanti. Per la Francia, le disposizioni volte a proteggere meglio i diritti dei segnalanti, sono stabilite dalla legge francese 2016-1691 del 9 dicembre 2016 sulla trasparenza, gli sforzi contro la corruzione e la modernizzazione della vita aziendale, nota come legge Sapin II. Nei paesi con disposizioni legali più protettive, le disposizioni previste dalla legge locale hanno la precedenza su quelle stabilite nel presente memorandum.

Precisazioni per l’Italia.

Per quanto riguarda l’Italia, la presente procedura è stata adottata in conformità al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 in attuazione della direttiva UE 2019/1937 del 23 ottobre 2019.

La Legge sul Whistleblowing persegue l’obiettivo di favorire l’emersione dei fenomeni illeciti, in particolare corruttivi, che possono essere commessi nell’ambito di enti privati o pubblici, incentivando la collaborazione dei soggetti destinatari delle previsioni del modello di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. n. 231/2001

Il Comitato Etico provvederà ad informare immediatamente l’Organismo di Vigilanza delle società del Gruppo Econocom che hanno adottato il Modello Organizzativo 231 in merito alla segnalazione ricevuta.

2     Principi generali

2.1     Chi può attivare una segnalazione?

Il sistema di segnalazione è a disposizione di tutti coloro che operano nel gruppo Econocom (dirigenti, dipendenti, interinali, stagisti, ecc.) e di qualsiasi soggetto terzo esterno che abbia rapporti di affari con il gruppo.

Nessuno è obbligato ad attivare una segnalazione. Nessun dipendente può essere sanzionato per non aver segnalato una violazione.

2.2     Quali comportamenti riguarda il sistema di segnalazione?

Il sistema di segnalazione etica è stato introdotto per ricevere segnalazioni su comportamenti che costituiscono:

• reato o delitto;

• violazione grave ed evidente di una legge o di una norma o di un impegno internazionale regolarmente ratificato o approvato dal paese o dai paesi interessati dal comportamento segnalato;

• grave violazione, o rischio di grave violazione, dei diritti umani e delle libertà fondamentali;

• violazione del codice di condotta aziendale del gruppo o delle procedure e politiche relative a quest'ultimo;

• minaccia o grave pregiudizio per l'interesse pubblico (es. danno alla salute pubblica, alla pubblica sicurezza, all'ambiente, ecc.).

Comportamenti oggetto di segnalazione o informazioni tenuti segreti dal segreto militare nazionale, dal segreto medico o dalla riservatezza tra un avvocato e il suo cliente non possono essere oggetto di segnalazione.

2.3     Chi dovresti contattare e come puoi contattarli?

Il sistema di segnalazione integra altri canali esistenti per l'attivazione di segnalazioni nel gruppo Econocom (responsabile di linea, risorse umane, ecc.).

Chiunque desideri segnalare un comportamento che viola il Codice di condotta aziendale del gruppo e/o i regolamenti applicabili al gruppo può segnalarlo:

- Al responsabile diretto o indiretto

- Al riferimento delle risorse umane o degli affari legali, se necessario

- Al Comitato Etico del gruppo, se necessario

Qualsiasi segnalazione ammissibile portata all'attenzione di un responsabile di linea, delle risorse umane o dell'ufficio affari legali deve essere immediatamente inviata al Comitato Etico.

La piattaforma di segnalazione attraverso la quale è possibile attivare le segnalazioni è disponibile al seguente indirizzo URL:

 

https://report.whistleb.com/fr/econocom

 

In caso di dubbi o domande, è possibile inviare un'e-mail al Comitato etico all'indirizzo ethical.committee@econocom.com.

2.4     Come funziona il sistema di segnalazione?

La piattaforma è sicura e il processo per l'attivazione delle segnalazioni è crittografato e protetto da password.

Quando viene attivata una segnalazione, la piattaforma genera automaticamente un nome utente e una password. La persona che ha attivato la segnalazione dovrebbe conservare queste informazioni per accedere nuovamente alla piattaforma per modificare o completare la segnalazione o monitorarne l'avanzamento.

Il sistema di segnalazione è disponibile ventiquattro ore su ventiquattro, sette giorni su sette, in diverse lingue, tra cui francese, inglese, spagnolo e italiano. È possibile accedervi da computer, tablet o smartphone.

2.5     Quali informazioni devono essere inviate?

Affinché una segnalazione sia ammissibile, il comportamento segnalato deve essere spiegato in modo chiaro, obiettivo e il più esaustivo possibile. Qualsiasi documento a supporto della segnalazione può essere inviato tramite la piattaforma.

Le segnalazioni anonime sono possibili ma non consigliate. Le segnalazioni anonime sono considerate ammissibili solo se aiutano a determinare con certezza la gravità del comportamento segnalato e forniscono fatti sufficientemente dettagliati. Se l'anonimato rende impossibile elaborare la segnalazione, la persona che ha attivato la segnalazione ne viene informata.

Il form da compilare sulla piattaforma è il seguente:

• Vuoi dichiarare la tua identità?

Si No

• Se sì:

nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, data di nascita

• Qual è il tuo stato?

vittima, testimone diretto, nessuno dei due

• In quale paese risiedi?

• Qual è l'argomento della tua segnalazione?

frode, corruzione, conflitto di interessi, discriminazione, molestia, maltrattamento, altro

•  Quando si è verificato il fatto segnalato?

• Dov’è avvenuto il fatto segnalato? (Paese /città)

• Dettagli del caso (obbligatorio)

Quando si attiva una segnalazione, si consiglia di:

- utilizzare un dispositivo personale piuttosto che un dispositivo professionale e farlo in un luogo sicuro;

- eliminare la cronologia del browser Internet dopo aver inviato l'avviso.

2.6     Quale protezione viene fornita quando viene attivata una segnalazione?

La protezione legale dei segnalanti copre chiunque attivi una segnalazione, anche se il fatto segnalato risulta essere infondato, a condizione che la persona sia idonea allo status di segnalante (vedi sotto).

Sono quindi garantiti:

• nessuna ritorsione da parte del gruppo Econocom, diretta o indiretta: nessuna misura di ritorsione (es. riduzione salariale, provvedimento disciplinare, licenziamento, ecc.) relativa alla segnalazione può o sarà adottata nei loro confronti – se il segnalante ritiene che il gruppo Econocom si avvalga di ritorsioni in qualche modo, il primo godrà della dispensa dall'onere della prova della ritorsione;

• riservatezza della loro identità e del fatto denunciato.

Chiunque ritenga di essere stato oggetto di ritorsione per aver attivato una segnalazione o aver contribuito alla sua elaborazione, può segnalare tale ritorsione al Comitato Etico.

L'identità della persona che ha attivato la segnalazione non può essere condivisa con la persona accusata dalla segnalazione, a meno che la persona che ha attivato la segnalazione non abbia dato il proprio consenso alla condivisione con lei.

È vietato ostacolare una segnalazione. Chi impedisce al segnalante di attivare la propria segnalazione rischia di essere oggetto di provvedimenti disciplinari e penali. Tuttavia, l'abuso del sistema o l'attivazione di una segnalazione per diffamazione, possono esporre l'autore di tale abuso o diffamazione a provvedimenti disciplinari e procedimenti legali.

Idoneità allo status di segnalante

Ai sensi della direttiva UE 2019/1937 del 23 ottobre 2019, chiunque effettui una segnalazione gode di tutela a carico degli segnalanti, a condizione che:

- hanno motivi ragionevoli per credere, alla luce delle circostanze e delle informazioni in loro possesso al momento dell'attivazione della segnalazione, che il comportamento o fatto da loro segnalato si è realmente verificato;

- hanno attivato la loro segnalazione in linea con le disposizioni della direttiva.

Ai sensi della legge francese n. 2016-1691, nota come legge Sapin II, un segnalante dovrebbe soddisfare i seguenti cinque criteri cumulativi:

· essere una persona fisica: un soggetto giuridico (es. associazione, sindacato, ecc.) non può essere considerato un segnalante (whistleblower);

· agire in buona fede: non dovrebbero essere guidati dalla malizia;

· agire con disinteresse: non dovrebbero godere di alcun vantaggio e non essere pagati in cambio della loro segnalazione;

· avere una conoscenza diretta del fatto che denunciano: dovrebbero aver osservato direttamente il comportamento o il fatto che segnalano - non dovrebbero solo dedurre o supporre che il fatto che rivelano sia avvenuto, non dovrebbero agire da intermediari per un dipendente che si rifiuta di attivare una segnalazione, e non dovrebbero semplicemente ripetere informazioni già rivelate;

· rivelare un comportamento o un fatto grave: il fatto che denunciano deve violare il codice di condotta aziendale e/o i regolamenti che si applicano al gruppo Econocom.

2.7     Cosa succede quando viene attivata una segnalazione?

Quando viene attivata una segnalazione, viene immediatamente inviata a membri del comitato etico. Entro sette giorni lavorativi dal ricevimento, questi soggetti confermano di aver ricevuto la segnalazione, ed entro un mese decidono sulla sua ammissibilità.

Per contribuire a decidere sull'ammissibilità della segnalazione, i membri del comitato etico possono chiedere chiarimenti alla persona che ha attivato la segnalazione tramite il sistema di segnalazione.

Nella valutazione delle segnalazioni ricevute saranno prese in considerazione solo le informazioni oggettive rientranti nell'ambito di applicazione del sistema di segnalazione.[1]

Scenario 1: La segnalazione è ritenuta inammissibile:

- la persona che ha attivato la segnalazione viene informata che la sua segnalazione è inammissibile;

- la procedura è terminata, i dati anonimizzati e archiviati.

Scenario 2: la segnalazione è considerata ammissibile:

- la segnalazione è inviata al Comitato Etico che determina come darvi seguito;

- la persona che ha attivato la segnalazione viene informata che essa è ammissibile; viene inoltre comunicato loro che la procedura di segnalazione è stata portata a conclusione;

- la persona segnalata viene informata delle accuse a suo carico, ma non a nome del segnalante, una volta che Econocom ha completato le indagini e adottato misure per impedire la distruzione delle prove; viene inoltre comunicato loro che la procedura di segnalazione è stata portata a conclusione;

- se alla segnalazione non fa seguito un procedimento disciplinare o un procedimento giudiziario, i dati relativi a tale segnalazione sono anonimizzati quindi archiviati entro due mesi dal termine delle verifiche;

- se nei confronti dell'imputato o dell'autore di una segnalazione impropria è avviato un procedimento disciplinare o avviato un procedimento giudiziario, l'inquirente conserva i dati relativi alla segnalazione fino alla conclusione del procedimento.

Il Comitato Etico, qualora ritenga opportuno far seguire alla segnalazione un'istruttoria, definisce l'ambito dell'indagine ei suoi termini (documenti utilizzabili, esperto incaricato del trattamento, ecc.).

Se qualcuno coinvolto nell'elaborazione di una segnalazione incontra una difficoltà, questa difficoltà viene segnalata al Comitato Etico, che prende una decisione in merito.

L'accesso alle segnalazioni attivate tramite la piattaforma è limitato alle persone accreditate per ricevere o elaborare le segnalazioni.

La ricezione, l'elaborazione e le conseguenze delle segnalazioni sono comunicate al Comitato Etico per verifica almeno una volta all'anno.

3     Riservatezza e protezione dei dati personali

3.1     Riservatezza

Il gruppo Econocom si impegna a rispettare rigorosamente la riservatezza dell'identità di qualsiasi segnalante e di qualsiasi fatto segnalato e di qualsiasi persona accusata.

Solo con il consenso del segnalante possono essere rivelati gli aspetti che lo identificano, salvo il caso di rivelarli all'autorità giudiziaria. Qualora il rifiuto del segnalante a consentire la condivisione di tali aspetti renda impossibile il trattamento della segnalazione, il segnalante ne è informato.

Solo una volta confermata la fondatezza della segnalazione, gli aspetti che identificano la persona contestata dalla segnalazione possono essere rivelati a persone estranee al trattamento della segnalazione, salvo il caso di rivelazione all'autorità giudiziaria.

Queste disposizioni in materia di riservatezza si applicano a tutte le persone che sono a conoscenza di una segnalazione attivata, anche quando l'elaborazione della segnalazione richiede la comunicazione con terzi.

Sono adottate misure particolari per garantire la riservatezza durante l'elaborazione di una segnalazione (richiamo scritto delle regole di riservatezza e sanzioni in caso di violazione di tali regole).

3.2     Protezione dei dati personali

I dati raccolti nell'ambito del sistema di segnalazione di irregolarità del gruppo Econocom sono oggetto di un trattamento finalizzato a ricevere e tenere traccia delle segnalazioni relative al lavoro in linea con la direttiva UE 2019/1937 del 23 ottobre 2019 sulla protezione dei segnalanti e in linea con le normative locali disposizioni applicabili, tra cui la legge francese 2016-1691 del 9 dicembre 2016 sulla trasparenza, gli sforzi contro la corruzione e la modernizzazione della vita aziendale, nota come legge Sapin II. La liceità del trattamento costituisce pertanto la base giuridica.

Dal momento in cui scatta la segnalazione, l'accesso ai dati personali è strettamente limitato alle persone che lavorano nella gestione delle segnalazioni nel gruppo Econocom, alle esigenze nei controlli e nel trattamento delle segnalazioni, e alle autorità giudiziarie.

Le seguenti condizioni determinano la durata della conservazione dei dati personali:

- se alla segnalazione non viene dato seguito, i dati personali interessati vengono distrutti entro due mesi dalla conclusione della procedura di segnalazione

- in caso di follow-up della segnalazione, i dati personali interessati vengono conservati fino al termine della procedura quindi archiviati in conformità alle disposizioni di legge vigenti

Il titolare del trattamento è il legale rappresentante della società.

Ai sensi della legge francese sulla protezione dei dati del 6 gennaio 1978, come modificata, e del regolamento generale sulla protezione dei dati (regolamento UE n. 2016/679 del 27 aprile 2016), l'informatore – se non è rimasto anonimo – o la persona oggetto della segnalazione hanno il diritto di accedere ai dati che lo riguardano e possono chiedere la modifica o la cancellazione di tali dati se errati, incompleti, ambigui o obsoleti. Questo diritto non può essere esercitato per impedire a Econocom di adempiere ai propri obblighi legali nell'elaborazione delle segnalazioni e nella protezione degli informatori.

Il responsabile della protezione dei dati può essere contattato presso la sede centrale del gruppo Econocom: DPO – 40 quai de Dion Bouton, 92800 Puteaux, FRANCIA.

[1]Come specificato al § 2.2 Quali comportamenti riguarda il sistema di whistleblowing?