O informe 4669, conhecido como "Declaração de pagamentos recebidos", tem uma função muito específica no código fiscal dos Estados Unidos. Este informe é usado para documentar os rendimentos que não sofreram retenção do imposto de renda federal. Ele captura dados importantes que podem afetar tanto a pessoa jurídica que distribui os fundos, referida como o pagador, quanto a pessoa física ou jurídica que recebe os fundos, referida como o beneficiário.

A compreensão dos detalhes do informe 4669 e do processo de declaração é essencial para assegurar que a empresa permaneça em conformidade com os regulamentos fiscais, além de minimizar os riscos associados à retenção de impostos. Embora seja sempre aconselhável trabalhar com um especialista fiscal qualificado, conhecer os principais fatos é um ótimo começo. Veja a seguir um resumo rápido de tudo o que você precisa saber sobre o informe 4669: o que é, quando sua empresa pode precisar declará-lo e como o processo de declaração funciona.

Neste artigo:

• O que é o informe 4669?
  
• Quem precisa declarar o informe 4669?
  
• Como declarar o informe 4669
  
• Quando preciso declarar o informe 4669?
  

O que é o Informe 4669?

O informe 4669, também conhecido como "Declaração de pagamentos recebidos", é um documento que o Internal Revenue Service (IRS) usa nos Estados Unidos para registrar e verificar os pagamentos em que o empregador não reteve os impostos de renda, da Previdência Social e do Medicare. Essencialmente, esse informe serve como uma forma de o IRS documentar os impostos que deveriam ter sido retidos pelo empregador.

Normalmente, os funcionários do IRS preenchem o informe durante uma auditoria ou investigação sobre as práticas fiscais de um empregador. Em 2016, os impostos sobre o emprego representavam quase 70% da receita arrecadada pelo IRS. Para os empregadores, o informe 4669 pode ser fundamental para certificar que os dados fiscais de emprego estão corretos.

Quem precisa declarar o informe 4669?

O informe 4669 é obrigatório quando o empregador não retém os valores de imposto adequados dos salários de um funcionário. As seguintes pessoas jurídicas ou físicas podem precisar declarar o informe 4669.

• Empregadores
  Os empregadores são responsáveis por reter os impostos necessários dos salários dos funcionários. Se perceberem que não o fizeram, precisarão declarar o informe 4669. Este informe permite que o empregador relate a omissão e resolva a discrepância com o IRS.

• Funcionários
  Em alguns casos, um empregado pode receber o informe 4669 de seu empregador como uma confirmação dos valores de impostos que deixou de recolher. Normalmente, os funcionários não são responsáveis pela declaração desse informe, mas precisam assiná-lo para confirmar que ocorreu a retenção insuficiente ou inexistente.

• Profissionais da área tributária
  Contadores ou outros consultores fiscais poderão iniciar a declaração do informe 4669 se descobrirem que seus clientes não retiveram corretamente os impostos dos salários dos funcionários.

• Auditores do IRS
  Quando o IRS realiza uma auditoria e descobre que os impostos da Previdência Social, do Medicare ou da Lei de Impostos sobre Aposentadoria de Ferroviários (RRTA) não foram recolhidos corretamente, o auditor do IRS exige que a empresa declare o informe 4669. O informe é um registro da discrepância e fornece ao IRS os dados para prosseguir com ações futuras, que podem incluir penalidades ou auditorias adicionais.

Quando as empresas podem precisar declarar o informe 4669

As empresas precisarão declarar o informe 4669 sempre que for constatado que fizeram um pagamento sem reter o imposto de renda federal exigido. Veja a seguir alguns cenários em que isso pode ocorrer.

• Erros descobertos nos pagamentos de funcionários
  O informe 4669 é frequentemente utilizado no contexto da remuneração de funcionários. Quando um empregador percebe que não reteve os impostos necessários do contracheque de um funcionário, precisa preencher e declarar esse informe ao IRS. A declaração do informe 4669 ao IRS quando erros de retenção são descobertos é considerada uma forma de cumprimento voluntário. Tecnicamente, ela não é obrigatória, mas deixar de fazer isso pode expor a empresa a penalidades no futuro.

• Erros descobertos em pagamentos não salariais
  A descoberta de falta de retenção dos impostos necessários em outros tipos de pagamentos, como pagamentos a prestadores de serviços ou locadores, é outro motivo para que as empresas precisem declarar o informe 4669. Novamente, a declaração proativa do informe 4669 quando eventuais erros são descobertos é considerada uma prática recomendada por muitas empresas e pode protegê-las de complicações posteriores.

• Auditoria do IRS descobre erros de retenção
  Em alguns casos, uma auditoria do IRS pode resultar na necessidade de declarar o informe 4669. Os auditores podem sinalizar valores de retenção ausentes ou insuficientes e solicitar que a empresa declare o informe como ação corretiva.

Como declarar o informe 4669

A seguir, uma visão geral das etapas envolvidas na declaração do informe 4669.

• Início do processo: emissão do informe 4669
  Se uma empresa distribuiu qualquer tipo de renda sem reter o imposto de renda federal exigido (seja salários, aluguéis ou outros tipos de pagamentos), ela precisará emitir o informe 4669 para o beneficiário em questão. Normalmente, isso envolve o preenchimento do informe com todos os dados pertinentes, como o valor do pagamento, o tipo de renda e o ano fiscal em que esse pagamento ocorreu. Depois de preenchido, a empresa deve enviá-lo imediatamente ao beneficiário pelo correio ou por meio eletrônico, dependendo das regras do IRS.

• Reconhecimento do beneficiário: preenchimento e devolução do informe
  Depois que o empregador envia o informe, o beneficiário deve preencher sua seção do informe, confirmando que recebeu os rendimentos listados e que está ciente de que nenhum imposto federal foi retido em seu pagamento. Em seguida, o beneficiário deve assinar e datar o informe antes de devolvê-lo ao empregador. Para agilizar o processo, as empresas devem estabelecer um prazo e comunicar explicitamente o cronograma e os requisitos ao beneficiário.

• Etapa final: declaração para o IRS
  O informe assinado recebido pelo empregador serve como um reconhecimento oficial de ambas as partes de que determinados valores de imposto não foram retidos. Nesse momento, o empregador tem a opção de declarar esse informe ao IRS. Embora isso não seja obrigatório, manter um registro preciso dessas transações é importante para fins de conformidade e auditoria. Se você optar por declarar para o IRS, o informe deverá ser incluído quando você declarar seu imposto de renda regular ou de outra forma, conforme determinado pelas diretrizes do IRS.

Dicas adicionais

• Mantenha registros digitais: a manutenção de uma cópia digital de todos os informes 4669 declarados facilitará a recuperação dos detalhes durante possíveis auditorias ou consultas.

• Consulte um assessor fiscal: considerando a complexidade e as possíveis penalidades associadas à retenção de impostos, consultar um assessor fiscal pode ser útil para entender suas responsabilidades e as próximas etapas.

• Fique atento aos cronogramas e prazos: para evitar penalidades, inclusive financeiras, conheça os cronogramas ou prazos do IRS para esse informe.

Fatores de conformidade

O informe 4669 tem obrigações e regras específicas. Veja a seguir alguns aspectos que devem ser considerados na declaração desse informe.

• Precisão
  O informe precisa conter dados precisos sobre os valores dos impostos não recolhidos. Qualquer imprecisão pode levar a mais complicações, incluindo penalidades e possíveis ações judiciais.

• Pontualidade
  Declare o informe imediatamente. Caso contrário, você pode incorrer em outras consequências, como o acréscimo de juros sobre os impostos não pagos.

• Confirmação do funcionário
  O informe 4669 só é considerado completo quando inclui a assinatura do funcionário confirmando o reconhecimento da discrepância fiscal. Se o empregado se recusar a assinar, o empregador deve fazer uma declaração escrita nesse sentido e anexá-la ao informe.

Quando preciso declarar o informe 4669?

Declarar o informe 4669 no momento certo é importante para conformidade e mitigação de riscos. Veja a seguir os cronogramas para a declaração do informe 4669.

• Sem prazo universal
  O informe 4669 não tem um único prazo para todas as situações. O cronograma depende em grande parte das circunstâncias do motivo da declaração. O prazo varia em função de fatores como o tipo de pagamento do qual você deixou de reter impostos.

• Após a declaração da descoberta
  As empresas devem tomar providências assim que descobrirem que não retiveram os impostos adequados. Quanto mais rápido você declarar o informe 4669, menor a probabilidade de incorrer em penalidades.

• Acionamento de auditoria
  Se você for obrigado a declarar o informe 4669 como resultado de uma auditoria do IRS, os auditores normalmente fornecerão um prazo específico. Esse prazo é inegociável, e seu descumprimento pode resultar em penalidades significativas ou até mesmo ações judiciais.

• Considerações sobre o ano fiscal
  O ano fiscal da sua empresa também pode influenciar o momento da declaração. Se o ano fiscal estiver prestes a terminar, é aconselhável declarar o informe 4669 antes que isso aconteça. Isso permitirá que você reconcilie seus registros financeiros com mais precisão e evite carregar uma questão fiscal para o novo ano fiscal.

• Prevenção de penalidades
  A declaração do informe 4669 em tempo hábil pode ajudar a prevenir ou limitar repercussões financeiras adicionais dos erros de retenção, uma infração cujas penalidades, que variam de multas a ações mais graves, podem ser acumuladas com o tempo.

• Prazos de declaração de imposto de renda
  Se você descobrir que a falta de retenção afeta uma declaração de imposto já declarada, talvez seja necessário enviar uma declaração retificada. Há prazos diferentes dependendo do tipo de declaração que está sendo retificada. O informe 4669 deve ser declarado antes ou em conjunto com a declaração retificada.

• Interação com o informe 4670
  Para os casos em que o beneficiário não assina e devolve o informe 4669, o pagador pode precisar emitir o informe 4670, "Solicitação de Alívio do Pagamento de Certos Impostos Retidos na Fonte". Assim como no informe 4669, o prazo de declaração do informe 4670 depende da situação específica.