El formulario 4669, conocido como «Declaración de pagos recibidos», cumple una función muy específica en la ley tributaria de los Estados Unidos. Este formulario se usa para documentar los ingresos en los que no se retuvo ningún impuesto federal sobre la renta. Captura información clave que puede afectar tanto a la entidad que distribuye los fondos, denominada pagador, como a la persona o entidad que recibe los fondos, denominada beneficiario.

Es fundamental comprender los matices del formulario 4669, así como el proceso de presentación, para garantizar que tu empresa siga cumpliendo con la normativa fiscal y también para minimizar los riesgos asociados con la retención de impuestos. Si bien siempre es aconsejable trabajar con un experto tributario calificado, familiarizarte con los aspectos clave es un excelente punto de partida. A continuación, te presentamos un resumen rápido de todo lo que necesitas saber sobre el formulario 4669: qué es, cuándo tu empresa debe presentarlo y cómo funciona el proceso de presentación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el formulario 4669?
  
• ¿Quién debe presentar el formulario 4669?
  
• Cómo presentar el formulario 4669
  
• ¿Cuándo debo presentar el formulario 4669?
  

¿Qué es el formulario 4669?

El formulario 4669, también conocido como «Declaración de pagos recibidos», es un documento usado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) en los Estados Unidos para registrar y autenticar los pagos a los que el empleador no retuvo el impuesto sobre la renta, el impuesto de Seguro Social y el impuesto de Medicare. Fundamentalmente, este formulario sirve para que el IRS documente los impuestos que deberían haber sido retenidos por el empleador.

Por lo general, el personal del IRS completa el formulario durante una auditoría o investigación en torno a las prácticas fiscales de un empleador. Los impuestos sobre el trabajo representan casi el 70 % de los ingresos recaudados por el IRS, según datos de 2016. El formulario 4669 puede ser clave para que los empleadores certifiquen que la información relacionada con el impuesto sobre el trabajo es correcta.

¿Quién debe presentar el formulario 4669?

El formulario 4669 se requiere cuando un empleador no retuvo los importes de los impuestos correspondientes en el salario de un empleado. Las siguientes entidades o particulares pueden tener que presentar el formulario 4669.

• Empleadores
  Los empleadores son responsables de retener los impuestos necesarios en los salarios de sus empleados, y si detectan que no lo hicieron, deben presentar el formulario 4669. Este formulario le permite al empleador informar la omisión y resolver la discrepancia con el IRS.

• Empleados
  En algunos casos, un empleado puede recibir el formulario 4669 de su empleador como reconocimiento de los importes de impuestos que no recaudó. Si bien los empleados no suelen ser responsables de presentar este formulario, deben firmarlo para confirmar que se produjo una retención insuficiente o falta de retención.

• Expertos tributarios
  Los contadores u otros asesores fiscales pueden iniciar la presentación del formulario 4669 si detectan que sus clientes no retuvieron correctamente los impuestos en los salarios de los empleados.

• Auditores del IRS
  Si, durante una auditoría del IRS, el IRS detecta que los impuestos de Seguro Social, Medicare o jubilación ferroviaria (Railroad Retirement Tax Act, RRTA) no se recaudaron adecuadamente, el auditor del IRS requerirá que la empresa presente el formulario 4669. El formulario es un registro de la discrepancia y proporciona al IRS la información para tomar medidas adicionales, que puede incluir sanciones o auditorías adicionales.

Cuándo deben presentar las empresas el formulario 4669

Las empresas deberán presentar el formulario 4669 siempre que se detecte que realizaron un pago del cual no retuvieron el impuesto federal sobre la renta requerido. A continuación, analizamos con más detalle algunas situaciones en las que esto puede ocurrir.

• Errores detectados en los pagos a los empleados
  El formulario 4669 suele usarse en el contexto de la remuneración de los empleados. Cuando un empleador se da cuenta de que no retuvo los impuestos necesarios en el sueldo de un empleado, debe completar y enviar este formulario al IRS. El envío del formulario 4669 al IRS cuando se detectan los errores de retención se considera una forma de cumplimiento voluntario. Si bien técnicamente no es necesario, de no hacerlo, la empresa puede exponerse a sanciones en el futuro.

• Errores detectados en pagos no salariales
  Otra razón por la que las empresas deben presentar el formulario 4669 es detectar que no se retuvieron los impuestos necesarios en otros tipos de pagos, como los pagos a contratistas o arrendadores. De nuevo, muchas empresas consideran que presentar el formulario 4669 de manera voluntaria cuando se detecta cualquier error es una buena práctica y puede protegerlas de complicaciones más adelante.

• Errores de retención detectados por la auditoría del IRS
  En algunos casos, una auditoría del IRS puede señalar la necesidad de presentar un formulario 4669. Los auditores pueden detectar importes de retención faltantes o insuficientes y pueden solicitar que una empresa envíe el formulario como una medida correctiva.

Cómo presentar el formulario 4669

A continuación, te mostramos un resumen de los pasos necesarios para presentar el formulario 4669.

• Inicio del proceso: emite el formulario 4669
  Si una empresa distribuyó cualquier tipo de ingreso sin retener el impuesto federal sobre la renta requerido, ya sea salarios, alquileres u otros tipos de pagos, deberá emitir el formulario 4669 al beneficiario en cuestión. Por lo general, esto implica completar el formulario con todos los detalles pertinentes, como el monto del pago, el tipo de ingreso y el año fiscal en que se produjo este pago. Una vez que el formulario está completo, la empresa debe enviarlo al beneficiario lo antes posible, ya sea por correo postal o electrónico, según las normas del IRS.

• Confirmación del beneficiario: completa y devuelve el formulario
  Después de que el empleador envía el formulario, el beneficiario debe completar su sección del formulario, que confirma que recibió los ingresos enumerados y que sabe que no se retuvieron impuestos federales en su pago. Luego, el beneficiario debe firmar y fechar el formulario antes de devolverlo al empleador. Para agilizar el proceso, las empresas deben fijar un plazo y comunicar de forma explícita el plazo y los requisitos al beneficiario.

• Paso final: envíalo al IRS
  Una vez que el empleador recibe el formulario firmado, sirve como un reconocimiento oficial de ambas partes de que no se retuvieron ciertos importes de impuestos. En este punto, el empleador tiene la opción de enviar este formulario al IRS. Si bien esto no es obligatorio, mantener un registro preciso de dichas transacciones es importante para los fines de cumplimiento de la normativa y auditoría. Si eliges enviarlo al IRS, el formulario debe incluirse cuando presentes tus declaraciones periódicas de impuestos en nóminas o según lo indiquen las pautas del IRS.

Consejos adicionales

• Lleva registros digitales: tener una copia digital de todos los formularios 4669 completados facilitará la recuperación de datos durante cualquier auditoría o consulta posible.

• Consulta a un asesor fiscal: dada la complejidad (y las posibles sanciones) asociadas con la retención de impuestos, consultar a un asesor fiscal puede ser beneficioso para comprender tus responsabilidades y los próximos pasos.

• Ten en cuenta los plazos: para evitar sanciones, como las sanciones financieras, asegúrate de conocer los plazos del IRS que pueden aplicarse a este formulario.

Factores de cumplimiento de la normativa

El formulario 4669 conlleva obligaciones y normas específicas. Estos son algunos de los aspectos a tener en cuenta a la hora de presentar este formulario.

• Precisión
  El formulario debe contener información precisa sobre los importes de impuestos no cobrados. Cualquier inexactitud puede dar lugar a más complicaciones, como sanciones y posibles acciones legales.

• Puntualidad
  Presenta el formulario lo antes posible. Si no lo haces, puede haber otras consecuencias, como la acumulación de intereses sobre los impuestos no pagados.

• Confirmación del empleado
  El formulario 4669 solo se considera completo cuando incluye la firma del empleado que confirma el reconocimiento de la discrepancia fiscal. Si el empleado se niega a firmar, el empleador debe hacer una declaración por escrito a tal efecto y adjuntarla al formulario.

¿Cuándo debo presentar el formulario 4669?

Es importante presentar el formulario 4669 en el momento adecuado para el cumplimiento de la normativa y la mitigación de los riesgos. A continuación, analizamos en más detalle los plazos para la presentación del formulario 4669.

• No hay un plazo universal
  El formulario 4669 no tiene un plazo que se aplique a todas las situaciones. El plazo depende en gran medida de las circunstancias del motivo de la presentación y variará según factores como el tipo de pago sobre el que no retuviste impuestos.

• Presentación posterior a la detección
  Las empresas deben tomar medidas en cuanto detecten que no retuvieron los impuestos correspondientes. Cuanto más rápido presentes el formulario 4669, menos probabilidades habrá de que se te apliquen sanciones.

• Detección en auditoría
  Si se requiere que presentes el formulario 4669 de acuerdo con una auditoría del IRS, los auditores generalmente te proporcionarán un plazo específico. Este plazo no es negociable y, si no se cumple, puede ocasionar importantes sanciones o incluso acciones legales.

• Consideraciones sobre el ejercicio fiscal
  El ejercicio fiscal de tu empresa también puede influir en los plazos de la presentación. Si el ejercicio fiscal está a punto de cerrarse, es recomendable presentar el formulario 4669 antes de que esto suceda. Esto te permitirá conciliar tus registros financieros con mayor precisión y evitar trasladar un problema fiscal a un nuevo ejercicio fiscal.

• Prevención de sanciones
  La presentación del formulario 4669 a tiempo puede ayudar a prevenir o limitar las repercusiones financieras adicionales de los errores de retención, un delito por el cual las sanciones, que van desde multas hasta acciones más graves, pueden acumularse con el tiempo.

• Plazos para la declaración de impuestos
  Si detectas que la falta de retención afecta una declaración de impuestos ya presentada, es posible que debas presentar una declaración corregida. Es posible que se apliquen diferentes plazos según el tipo de declaración que se corrija, y el formulario 4669 debe presentarse antes o junto con la declaración corregida.

• Interacción con el formulario 4670
  En los casos en los que el beneficiario no firma y devuelve el formulario 4669, es posible que el pagador deba emitir el formulario 4670, «Solicitud de exención de pago de ciertas retenciones fiscales a cuentas». Al igual que con el formulario 4669, el plazo para presentar el formulario 4670 dependerá de la situación específica.