Kundreskontra är en grundläggande komponent i ett företags finansiella verksamhet. Historiskt sett kan det dock vara ineffektivt, lätt uppstå mänskliga fel och ta stora resurser i anspråk. I takt med att fler teknikdrivna lösningar för dessa frågor dyker upp har automatisering av kundreskontra gått från att vara en fördelaktig funktion till att bli en operativ nödvändighet för företag. Automatisering av kundreskontra kan förvandla en besvärlig och tidskrävande process till en effektiv och mer korrekt verksamhet: 87 % av företagen med automatisering av kundreskontra rapporterar att deras övergripande processhastighet har förbättrats och 75 % rapporterar att automatisering hjälper dem att erbjuda bättre kundupplevelser, enligt B2B Payments Innovation Readiness Playbook.

Att förstå automatisering av kundreskontra och vilka fördelar det innebär har blivit en viktig fråga för företag som vill modernisera sin verksamhet. Nedan kommer vi att undersöka vad automatisering av kundreskontra är, hur det går till, vilka fördelar det innebär för företag och hur Stripe Invoicing möjliggör denna förändring.

Vad innehåller den här artikeln?

– Vad är kundreskontra?
- Vad är automatisering av kundreskontra?
- Hur fungerar automatisering av kundreskontra?
- Hur automatisering av kundreskontra hjälper företag
- Hur Stripe Invoicing möjliggör automatisering av kundreskontra

Vad är kundreskontra?

Kundreskontra avser ett företags utestående fakturor eller de pengar som kunderna är skyldiga det företaget. Den här finansiella termen, som motsvaras av en radpost i ett företags balansräkning, anger det totala belopp som kunder ska betala för levererade produkter eller tjänster som tillhandahållits men ännu inte betalats. När ett företag tillhandahåller en produkt eller tjänst och låter kunden betala senare, bokförs det belopp som kunden är skyldig som kundfordran.

Vad är automatisering av kundreskontra?

Automatisering av kundreskontra handlar om att använda teknik för att automatisera en rad olika uppgifter och processer som ingår när man hanterar de pengar som kunderna är skyldiga ett företag. Detta omfattar en rad aktiviteter, t.ex. generering av fakturor, utskick av betalningspåminnelser, avstämning av inkommande betalningar och framtagande av finansiella rapporter som rör fordringar. Dessa lösningar, som använder maskininlärningsalgoritmer, molnbaserad databehandling och dataanalys, förenklar processer samtidigt som de inför en nivå av anpassningsförmåga och skalbarhet som tidigare hade varit svår – eller omöjlig – att uppnå.

Hur fungerar automatisering av kundreskontra?

Vid automatisering av kundreskontra används teknik för att hantera, spåra och underlätta de aktiviteter som är knutna till detta viktiga affärsområde. De olika komponenterna i automatiseringen av kundreskontra omfattar:

• Generering och utskick av fakturor: Automatiserad programvara kan skapa fakturor med hjälp av data från andra affärssystem, till exempel orderhantering eller CRM-plattformar (för hantering av kundrelationer). När fakturan har genererats kan systemet skicka den direkt till kunden via e-post eller andra elektroniska metoder, vilket innebär att den inte behöver skrivas ut och postas.

• Betalningsspårning och avstämning: När betalningar kommer in kan ett automatiserat system matcha dem mot lämpliga fakturor. På så vis slipper man det manuella arbetet med att ange betalningsdata och ser till så att kundreskontran är uppdaterad. Många system kan integreras med banker för att ladda ned transaktionsuppgifter, vilket gör avstämningen ännu enklare.

• Betalningspåminnelser: Företag kan ställa in automatiska påminnelser för att informera kunder om kommande förfallodatum eller förfallna fakturor. Med dessa anpassningsbara påminnelser kan företag schemalägga dem med lämpliga intervall, till exempel 7, 15 eller 30 dagar efter fakturadatum.

• Rapportering och analys: Automatiseringsprogram har vanligtvis inbyggda rapporteringsverktyg. Dessa verktyg kan generera en mängd olika rapporter som hjälper företag att övervaka statusen för sina fordringar, till exempel åldersanalyser som visar hur länge fakturor har varit utestående. Denna typ av realtidsanalys kan ge företag viktiga insikter om kundernas betalningsbeteende.

• Kredithantering: Vissa avancerade system kan bedöma kundernas kreditvärdighet genom integrering med kreditvärderingsinstitut eller olika maskininlärningsalgoritmer. Detta hjälper företag att hantera risker när de tillhandahåller kreditvillkor till nya eller befintliga kunder.

• Efterlevnad och journalföring: Automatiserade system kan hjälpa till med att upprätthålla dokumentation i enlighet med branschregler och redovisningsstandarder. Detta är särskilt användbart för företag som behöver följa strikta rapporteringskrav.

• Integration: De flesta automatiseringslösningar för kundreskontra är utformade för att integreras med andra programvaror, t.ex. redovisningssystem. Detta säkerställer konsekventa data inom flera olika verksamhetsfunktioner.

Hur automatisering av kundreskontra hjälper företag

Automatisering av kundreskontra kan innebära stora fördelar för företag, däribland kostnadsbesparingar och förbättrade kundrelationer. Här är några av fördelarna:

• Påskyndar faktureringsprocessen: Tänk dig ett grossistföretag som vanligtvis hanterar hundratals transaktioner varje dag. Att generera fakturor manuellt för varje transaktion skulle vara tidskrävande samtidigt som det lätt kan uppstå fel. Ett automatiserat system kan snabbt hämta data från försäljningsdatabasen och direkt generera korrekta fakturor. Denna effektivare fakturering leder till snabbare betalningar, vilket förbättrar företagets likviditet. Enligt B2B Payments Innovation Readiness Playbook får företag som hanterar mer än 20 000 fakturor per månad och använder en hög grad av automatiserade verktyg i genomsnitt betalt inom 55 dagar, jämfört med i genomsnitt 78 dagar för företag som har liten eller ingen automatisering.

• Ger färre fel och ökad noggrannhet Om ett företag inom molnbaserade mjukvarutjänster (SaaS) fakturerar sina kunder baserat på användningsstatistik i en manuell konfiguration måste faktureringsteamet extrahera dessa mätvärden från tjänsteloggarna. Denna process kan vara tidskrävande samtidigt som det kan uppstå mänskliga fel. Programvara för automatisering av kundreskontra kan integreras med tjänsteloggarna och automatiskt hämta just de mätvärden som behövs för fakturering, vilket ökar noggrannheten.

• Automatiserar uppföljningar och betalningspåminnelser: Ett byggföretag kan ha en blandning av kortsiktiga och långsiktiga projekt, vart och ett med olika faktureringsmilstolpar. Att komma ihåg att skicka påminnelser för varje milstolpe kan vara ett tungt administrativt arbete för de anställda. Ett automatiserat system kan programmeras för att skicka betalningspåminnelser med förutbestämda intervall, till exempel en vecka före betalningens förfallodatum eller omedelbart efter det att en milstolpe har nåtts, vilket avlastar redovisningsteamet.

• Förbättrar kontanthanteringen genom realtidsanalyser: Många abonnemangsbaserade onlineplattformar skulle ha nytta av att få en bättre förståelse av sina kunders betalningsbeteenden. Automatiserade system kan ta fram realtidsanalyser som visar trender för exempelvis andelen sena betalningar, tvistfrekvens och allmänna betalningstidslinjer. Med dessa data kan beslutsfattare utarbeta smarta finansiella strategier.

• Förbättrar hanteringen av kundrelationer: Föreställ dig ett förlag med individuella abonnenter och företagsabonnenter. Automatiserad fakturering möjliggör personanpassad fakturering, där enskilda kunder kan få en förenklad faktura medan företagskunder får de detaljerade specifikationer de behöver för sin interna redovisning. Genom att skräddarsy faktureringsprocessen kan du förbättra kundupplevelsen och göra det mer sannolikt att kunderna återkommer.

• Stärker efterlevnad och journalföring: En viktig fråga för vårdgivare är de lagstadgade standarder som måste följas, till exempel Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) i USA. Automatiserade kundreskontrasystem kan underlätta efterlevnadsbördan genom att se till att alla transaktioner registreras i ett format som överensstämmer med relevanta regler.

• Möjliggör enkel integration med andra system: Ett tillverkningsföretag kan ha separata system för lager, inköp och kundhantering. Program för automatisering av kundreskontra kan integreras med alla dessa system, centralisera data och förenkla samordningen mellan avdelningarna.

Automatisering av kundreskontra ger noggrannhet, effektivitet och viktiga fördelar för företag inom olika sektorer. Oavsett om ett företag är ute efter snabbare fakturering, starkare efterlevnad eller mer insiktsfulla analyser, är automatisering en effektiv lösning för att hantera komplexitet i kundreskontra.

Hur Stripe Invoicing möjliggör automatisering av kundreskontra

Att välja en automatiserad lösning för kundreskontra är ett viktigt beslut som kräver att man gör en genomtänkt analys av sina affärsbehov och jämför de tillgängliga alternativen. Stripe Invoicing är en anpassningsbar lösning som möjliggör automatisering av kundreskontra för ett stort antal företag. Här är en översikt över vad Stripe Invoicing erbjuder:

• Snabbare globala betalningar: Betalningar i rätt tid är grundläggande för alla företag, och förseningar kan störa verksamheten. Stripe Invoicing är en mobilvänlig lösning som ger optimal åtkomst på alla enheter. De flesta Stripe-fakturor betalas på mindre än tre dagar, vilket tyder på att användarna kan förvänta sig att snabbare få avkastning på sin fakturering.

• Användarvänlighet: Tanken på att generera och skicka ut fakturor kan vara överväldigande. Stripe gör det enkelt att komma igång: användare kan snabbt utforma, anpassa och skicka ut digitala fakturor eller pdf-fakturor utan att behöva koda. Detta förenklar faktureringen, särskilt för dem som inte är tekniskt kunniga.

• Konfigurerbar för olika behov: Olika företag har olika behov och Stripe har därför en anpassningsbar faktureringsplattform. Oavsett om det rör sig om en återkommande betalning eller en engångsbetalning ger systemet flexibilitet genom en rad olika metoder, till exempel kortöverföringar. Användare kan också inkludera ytterligare information som rabatter och skattesatser, vilket gör att systemet kan anpassas till olika användningsfall.

• Skalbarhet: När ett företag växer anpassas Stripes faktureringssystem parallellt med det. Med API:er (Application Programming Interface) som är utformade för att modifiera faktureringsprocesser och funktioner såsom e-postpåminnelser kan företag anpassa plattformen för att tillgodose växande operativa behov.

• Stöd för flera språk och valutor: Genom att stödja mer än 25 språk och hantera mer än 135 valutor säkerställer Stripe Invoicing att användarna har vad de behöver för att nå ut till en global marknad. Det anpassar också betalningsmetoder baserat på var kunden befinner sig. Detta internationella stöd gör gränsöverskridande transaktioner smidigare.

• Effektiviserad verksamhet: Stripes faktureringsverktyg hjälper företag att uppnå operativ effektivitet. Användare kan hantera fakturor, se omfattande rapporter och utföra uppgifter som att markera fakturor som betalda direkt från instrumentpanelen. Genom att automatisera flera kundreskontrauppgifter och ge kunderna möjlighet att hantera sina fakturor kan företag minimera det manuella arbetet och spara tid och resurser.