Blankett 4669, även kallad "Redogörelse över mottagna betalningar", har en mycket specifik roll i USA:s skattelagstiftning. Blanketten används för att dokumentera intäkter där ingen federal inkomstskatt har dragits. Den samlar in viktig information som kan påverka både den juridiska person som utbetalar medlen, som kallas för utbetalaren, och den fysiska eller juridiska person som tar emot medlen, kallad betalningsmottagaren.

Att förstå nyanserna i blankett 4669 samt inlämningsprocessen är nyckeln till att säkerställa att ditt företag fortsätter att följa skattereglerna samt för att minimera risker i samband med källskatt. Även om det alltid är klokt att arbeta med en kvalificerad skatteexpert, är det bra att börja med att ha kunskap om viktiga fakta. Här är en snabb genomgång av allt du behöver veta om blankett 4669: vad den är, när ditt företag kan behöva lämna in den och hur inlämningsprocessen fungerar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är blankett 4669?
  
• Vem behöver lämna in blankett 4669?
  
• Så här lämnar du in blankett 4669
  
• När måste jag lämna in blankett 4669?
  

Vad är blankett 4669?

Blankett 4669, även kallad "Redogörelse över mottagna betalningar", är ett dokument som det amerikanska skatteverket (IRS) använder i USA för att registrera och verifiera betalningar där ingen inkomstskatt, socialförsäkringsskatt och Medicare-skatt har dragits av arbetsgivaren. I huvudsak fungerar denna blankett som ett sätt för IRS att dokumentera de skatter som arbetsgivaren borde ha dragit av.

Vanligtvis fyller IRS-personal i blanketten under en revision eller utredning av en arbetsgivares skattepraxis. Anställningsskatter stod för nästan 70 % av de intäkter som IRS samlade in 2016. Blankett 4669 kan vara avgörande för arbetsgivare när det gäller att intyga att skatterelaterade anställningsuppgifter är korrekta.

Vem behöver lämna in blankett 4669?

Blankett 4669 krävs när en arbetsgivare inte har dragit tillämplig källskatt från en anställds lön. Följande fysiska eller juridiska personer kan behöva lämna in blankett 4669.

• Arbetsgivare
  Arbetsgivare är ansvariga för att dra tillräckligt med källskatt från sina anställdas löner, och om de upptäcker att de inte har gjort det måste de lämna in blankett 4669. Denna blankett gör det möjligt för arbetsgivaren att rapportera försummelsen och rätta till avvikelsen hos IRS.

• Anställda
  I vissa fall kan en anställd få blankett 4669 från sin arbetsgivare som ett intyg på den skatt som inte har dragits av. Även om anställda vanligtvis inte är ansvariga för att lämna in den här blanketten måste de underteckna den för att bekräfta att ingen eller inte tillräckligt med källskatt har dragits.

• Skatteexperter
  Revisorer eller andra skatterådgivare kan initiera inlämningen av blankett 4669 om de upptäcker att deras kunder inte på ett korrekt sätt har dragit av källskatt från sina anställdas löner.

• IRS-handläggare
  Om IRS under en IRS-revision får reda på att skatter för socialförsäkring, Medicare eller Railroad Retirement Tax Act (RRTA) inte har dragits av på ett tillfredsställande sätt, kommer IRS-handläggaren att kräva att företaget lämnar in blankett 4669. Blanketten är en redovisning över avvikelsen och ger IRS den information de behöver för att gå vidare med ytterligare åtgärder, som kan inkludera påföljder eller ytterligare revisioner.

När företag kan behöva lämna in blankett 4669

Företag måste lämna in blankett 4669 varje gång de upptäcker att de har gjort en utbetalning och obligatorisk federal inkomstskatt inte har dragits av. Nedan tittar vi närmare på några situationer där detta kan inträffa.

• Fel upptäckta i utbetalningar till anställda
  Blankett 4669 används ofta i samband med ersättning till anställda. När en arbetsgivare inser att de inte har dragit av tillräckligt med källskatt från en anställds lön måste de fylla i och skicka in denna blankett till IRS. Att skicka in blankett 4669 till IRS när man upptäcker källskattefel anses vara en form av frivillig efterlevnad. Även om det inte krävs rent tekniskt, kan underlåtenhet att lämna in blanketten leda till påföljder för företaget i framtiden.

• Fel upptäckta i utbetalningar som inte är löner
  Att upptäcka att nödvändiga skatter inte har dragits av från andra typer av utbetalningar, såsom betalningar till leverantörer eller hyresvärdar, är en annan anledning till att företag kan behöva lämna in blankett 4669. Återigen, att lämna in blankett 4669 proaktivt när ett eventuellt fel upptäcks anses vara bästa praxis av många företag och kan skydda dem från senare komplikationer.

• IRS-revision upptäcker källskattsfel.
  I vissa fall kan en IRS-revision vara den utlösande faktorn till att blankett 4669 måste lämnas in. Handläggare kan flagga för att ingen eller otillräcklig källskatt har dragits av och kan begära att ett företag skickar in blanketten som en korrigerande åtgärd.

Så här lämnar du in blankett 4669

Här är en översikt över stegen för att lämna in blankett 4669.

• Initiera processen: Utfärda blankett 4669
  Om ett företag har utbetalat någon form av inkomst utan att dra av obligatorisk federala inkomstskatt, oavsett om det är löner, hyra eller andra typer av utbetalningar, måste det utfärda blankett 4669 till betalningsmottagaren i fråga. Vanligtvis innebär detta att blanketten fylls i med alla relevanta uppgifter såsom belopp, typ av inkomst och inkomståret betalningen skedde. När blanketten är ifylld måste företaget skicka den till betalningsmottagaren utan dröjsmål, antingen per post eller elektroniskt, beroende på IRS regler.

• Bekräftelse från betalningsmottagaren: Fylla i och returnera blanketten
  Efter att arbetsgivaren har skickat blanketten måste betalningsmottagaren fylla i sin del på blanketten. Här bekräftas att hen har erhållit den angivna inkomsten och är medveten om att inga federala skatter har dragits av från den erhållna utbetalningen. Betalningsmottagaren ska sedan underteckna och datera blanketten innan den skickas tillbaka till arbetsgivaren. För att påskynda processen bör företagen fastställa en tidsfrist och uttryckligen meddela betalningsmottagaren tidsplanen och kraven.

• Sista steget: Skicka till IRS
  När arbetsgivaren har fått den undertecknade blanketten fungerar den som en officiell bekräftelse från båda parter på att en viss skatt inte har dragits av. Vid denna tidpunkt har arbetsgivaren möjlighet att skicka in denna blankett till IRS. Även om detta inte är obligatoriskt, är det viktigt att redovisa sådana transaktioner på ett korrekt sätt för efterlevnads- och revisionsändamål. Om du väljer att skicka in blanketten till IRS ska den bifogas när du lämnar in dina vanliga löneskattedeklarationer eller på annat sätt som anges i IRS riktlinjer.

Fler tips

• För digitala register: Att ha en digital kopia av alla ifyllda 4669-blanketter kommer att göra det lättare att hämta uppgifter under eventuella revisioner eller förfrågningar.

• Rådgör med en skatteexpert: Med tanke på komplexiteten och potentiella straffavgifter i samband med källskatt kan det vara fördelaktigt att rådgöra med en skatteexpert för att förstå ditt ansvar och nästa steg.

• Var medveten om tidsramar och tidsfrister: För att undvika påföljder, inklusive ekonomiska påföljder, bör du se till att du känner till de tidsramar eller tidsfrister som IRS fastställt och som kan gälla för denna blankett.

Efterlevnadsfaktorer

Blankett 4669 innebär specifika skyldigheter och regler. Här är några aspekter att tänka på när du fyller i den här blanketten

• Korrekthet
  Blanketten måste innehålla korrekta uppgifter om den källskatt som inte dragits av. Eventuella felaktigheter kan leda till ytterligare komplikationer, inklusive påföljder och potentiella rättsliga åtgärder.

• Punktlighet
  Lämna in blanketten i tid. Underlåtenhet att göra det kan medföra ytterligare konsekvenser, till exempel upplupen ränta på de obetalda skatterna.

• Bekräftelse av anställda
  Blankett 4669 anses endast vara komplett ifylld när den innehåller den anställdes underskrift som bekräftar att skatteavvikelsen har intygats. Om arbetstagaren vägrar att underteckna ska arbetsgivaren lämna en skriftligt förklaring om detta och bifoga den till blanketten.

När måste jag lämna in blankett 4669?

Att lämna in blankett 4669 vid rätt tidpunkt är viktigt för efterlevnad och för att minska riskerna. Här följer en närmare titt på tidsramarna för inlämning av blankett 4669.

• Ingen universell tidsfrist
  Blankett 4669 har inte en tidsfrist som gäller för alla situationer. Tidpunkten beror till stor del på omständigheterna kring varför du lämnar in den, och den kommer att variera beroende på faktorer som vilken typ av betalning du inte har dragit av källskatt på.

• Inlämning efter upptäckt
  Företag bör vidta åtgärder så snart de upptäcker att de inte har dragit av rätt källskatt. Ju snabbare du lämnar in blankett 4669, desto mindre sannolikt är det att du drabbas av påföljder.

• Revision som utlösande faktor
  Om du måste lämna in blankett 4669 i enlighet med en IRS-revision kommer handläggarna vanligtvis att ange en specifik tidsfrist. Denna tidsfrist är inte förhandlingsbar, och om den inte uppfylls kan det leda till betydande påföljder eller till och med rättsliga åtgärder.

• Överväganden avseende räkenskapsår
  Företagets räkenskapsår kan också påverka tidpunkten för inlämningen. Om räkenskapsåret är på väg att ta slut är det lämpligt att lämna in blankett 4669 innan detta inträffar. Detta gör att du kan stämma av dina ekonomiska poster mer exakt och undvika att föra över en skattefråga till ett nytt räkenskapsår.

• Förebyggande av straffavgift
  Att lämna in blankett 4669 i tid kan hjälpa till att förhindra eller begränsa ytterligare ekonomiska konsekvenser av att undanhålla fel, ett brott för vilket påföljder (allt från böter till allvarligare åtgärder) kan tillkomma med tiden.

• Tidsfrister för inlämning av skattedeklaration
  Om du upptäcker att en källskatt som inte dragits av påverkar en redan inlämnad skattedeklaration kan du behöva lämna in en korrigerad deklaration. Olika tidsfrister kan gälla beroende på vilken typ av deklaration som ändras, och blankett 4669 ska lämnas in före eller tillsammans med den ändrade deklarationen.

• Interaktion med blankett 4670
  I de fall där betalningsmottagaren inte undertecknar och returnerar blankett 4669 kan utbetalaren behöva fylla i blankett 4670, "Begäran om befrielse från betalning av vissa källskatter". I likhet med blankett 4669 beror tidpunkten för när blankett 4670 måste lämnas in på den specifika situationen.