发票是业务的核心，是现金流、财务会计和税务合规的重要渠道。它们也是企业必须定期处理的众多管理任务之一。

虽然发票通常被认为是一种简单的行政文书工作，但它却能极大地影响业务关系和公司的底线。了解发票的概念、效用和潜在陷阱将有助于企业改善其财务运营。随着越来越多的企业向新市场扩张，并与日益复杂的支付模式、客户、承包商和供应商打交道，这种情况将尤为明显。

下面，我们将讨论发票的关键要素和功能，为您提供简化企业财务运营和充分利用每笔交易所需的知识。

目录

• 什么是发票？
  
• 谁使用发票？
  
• 发票的主要组成部分
  
• 如何发送发票
  
• 如何支付发票
  
• Stripe 如何支持企业开具发票
  

什么是发票？

发票是卖方向买方发出的请求付款的商业文件。它提供了所提供产品或服务的逐项摘要，以及这些商品或服务的应付金额，并且可以作为交易的法律记录。

发票对于财务会计和税务报告非常重要。它们帮助企业跟踪销售、监控商品和服务的流动、管理现金流并创建财务报告。它们还帮助企业维护审计跟踪并遵守合规法规。

谁使用发票？

发票被参与商品、服务和金融交易交换的广泛实体使用。经常使用发票的实体的常见示例包括：

• 企业
  几乎每一种企业 都可以使用发票，无论其规模或行业如何。无论是跨国公司还是本地小店，它们都会在提供商品或服务后向客户或顾客开具发票，这是一项标准程序。

• 自由职业者和独立承包商
  自由职业者和独立承包商经常使用发票向客户收取他们所提供服务的费用。这些发票通常包括所提供服务的详细信息、花费的时间或交付的数量以及商定的费率。

• 政府机构
  政府机构经常使用供应商的发票。这可能包括从采购办公用品到承包重大基础设施项目的任何内容。

• 非营利组织
  非营利组织虽然可能不从事传统的商业活动，但在从供应商处接受服务或提供收费服务时，通常会使用发票。

• 服务提供商
  律师、顾问、会计师和医生等专业人士经常向客户开具发票，以支付他们的时间或他们提供的服务。

• 批发商和制造商
  在 B2B 交易中，批发商和制造商使用发票向零售商收取发货的账单。

• 教育机构
  学校、学院和大学可以使用发票向学生收取学费、住宿费和其他费用。

任何提供商品或服务以换取付款的实体都可以使用发票列出交易并要求付款。

发票的主要组成部分

发票通常包括几个主要组成部分，这些组成部分提供有关交易的详细信息。以下是发票中常见的主要元素：

• 发票编号
  这是每张发票的唯一标识符。它对于保存记录很重要，可以帮助买卖双方跟踪付款，并在日后的任何通信中提及交易。

• 日期
  这是开具发票的日期，它可以帮助确定付款到期日。例如，如果条款为“净 30 天”，则表示发票应在开具之日起 30 天内到期。

• 供应商信息
  这包括卖家或服务提供商的姓名、地址、联系信息，有时还包括税号。

• 客户信息
  与供应商信息类似，这包括买方的姓名、地址和联系信息。

• 商品或服务的描述
  本部分包含所提供产品或服务的详细说明，包括数量、单价和行总计。它应该足够详细，以便买家可以轻松了解他们被收取的费用。

• 小计
  这是在应用任何税费、折扣或额外费用之前所有商品或服务的总成本。

• 税费、折扣和额外费用
  如果适用，发票将列出任何税费、折扣（如提前付款折扣）和额外费用（如运费或手续费）。每项都应单独列出，然后从小计中加减。

• 应付总金额
  这是买方需要支付的最终金额。计算方法是将所有费用（包括税费和附加费用）加在一起，再从小计里减去任何折扣。

• 付款条件
  本节概述了商定的付款条件，包括到期日和首选支付方式。它还可能规定对逾期付款的罚款。

• 备注
  有些发票包含备注部分，卖方可在其中添加与交易相关的附加信息或给买方的个性化信息。

具体内容可能因业务性质、交易复杂程度以及当地法规或习俗而异。不过，这些要素在大多数类型的发票中一般都是一致的，许多在线文字处理器都提供发票模板。

如何发送发票

发送发票涉及几个步骤，以确保交易顺利进行和及时付款。以下是多币种支付过程的概述：

• 准备发票：首先，您需要创建发票。这包括收集所有必要的信息，例如所提供商品或服务的详细信息、成本、客户信息以及您的业务信息。如果您经常开具发票，请使用可以自动执行此流程并帮助您更有效地管理发票的发票软件。

• 审核发票：在发送发票之前，请查看发票是否有任何错误。确保所有信息正确无误，尤其是商品或服务的成本、客户信息和到期日。错误可能导致延迟或付款纠纷。

• 发送发票：如何发送发票取决于您的业务性质以及您与客户的关系。例如，如果您有一家数字企业，最好通过电子邮件发送发票，在这种情况下，最好以 PDF 格式发送。如果您的业务比较传统，可以选择邮寄实体发票。有些企业还使用开票软件或平台提供的发票递送服务。无论您选择哪种方法，都要确保发票送达负责付款的正确人员或部门。有些企业要求客户在发票上签字，但这不是必须的。

• 跟进：客户经常错过发票或延迟付款。定期跟进，直到收到付款。你可以在发票到期前几天发送一封提醒邮件，如果付款延迟，则继续定期跟进。

• 接收并记录付款：客户付款后，您应将其记录到您的会计系统中。这将有助于您跟踪现金流和财务状况。保留发票和付款记录，以备纳税和将来参考。

• 处理逾期付款：如果客户未能按时支付发票，您需要决定下一步措施。这可能包括收取滞纳金、暂停服务或在极端情况下寻求法律行动。您的行动应符合发票中列出的条款以及您与客户签订的任何合同或协议。

如何支付发票

支付发票涉及几个步骤，以确保交易顺利进行并妥善保存记录：

• 审核发票：收到发票后，请仔细审核。确认所有详细信息准确无误，包括交付的产品或服务、数量和价格。确保供应商信息、发票编号和日期也正确无误。

• 验证收到商品或服务：确认您已收到向您收取费用的商品或服务。如果存在差异，请立即与供应商联系以讨论和解决问题。

• 检查付款条件：注意发票中指定的付款条件，包括到期日和首选付款方式。一些供应商为提前付款提供折扣，所以如果可能的话，不妨利用这一点。

• 准备付款：准备好支付发票后，您需要使用供应商指定的方法处理付款。这可能是银行转账、支票、信用卡付款 或商定的任何其他方式。

• 发送付款：按照发票上的说明发送付款，确保在到期日之前或到期日之前发送，以避免任何滞纳金或罚款。如果是电子付款，请记录交易 ID 或任何其他可用于跟踪付款的标识符。

• 记录付款：付款后，将其记录在财务会计系统中，标记发票已付。这将有助于您跟踪支出，保持准确的财务记录，并有效管理现金流。

• 保留发票和付款收据的副本：请务必保留所有已付款发票和付款收据的副本，以备税务、审计跟踪和将来参考之用。它们还有助于解决以后可能出现的任何争议或误解。

• 与供应商沟通：如果您对发票有任何疑问或问题，请尽快与供应商沟通。此外，最好在付款后通知供应商，尤其是在付款方式没有自动通知他们的情况下。

确保及时准确地支付发票不仅是一个良好的财务管理问题，还有助于与供应商保持良好的关系。

Stripe 如何支持企业开具发票

Stripe Invoicing 提供了强大的功能，供企业创建、发送和管理发票：

• 发票创建
  Stripe 允许企业创建专业、可定制的发票。您可以添加徽标、包含个性化消息以及修改发票以满足您的业务需求。

• 自动开票
  您可以使用 Stripe 自动执行整个开票流程。这包括为订阅实施定期计费、自动计算税款、应用折扣，甚至自动发送未付发票提醒。

• 灵活的计费方式
  Stripe 支持各种计费模式，例如按席位定价、计量计费、分层定价等。您可以自定义账单以适合您的产品或服务的性质。

• 国际发票
  Stripe 支持使用多种语言和货币，这对于拥有国际客户的企业特别有用。它还支持不同国家/地区的本地支付方式。

• 收款
  Stripe 提供了一个安全的支付门户，客户可以在其中支付账单。客户可以使用信用卡、借记卡和其他流行的支付方式来支付发票。对于美元发票，Stripe 还支持 ACH 付款、电汇 和支票。

• 发票跟踪
  借助 Stripe，企业可以轻松跟踪其发票状态。该平台会在发票付款时通知企业，并保留所有发票和付款的历史记录，这对财务会计和审计非常有用。

• 集成
  Stripe 的发票功能可以与企业使用的其他工具和软件（例如会计软件、CRM 系统和电子邮件营销工具）集成。这种集成有助于简化业务运营。

• 安全
  Stripe 遵循严格的安全措施来保护敏感的财务信息。它符合 PCI 标准，这意味着它遵守支付卡行业数据安全标准来处理银行卡支付。

这些功能使 Stripe 成为管理企业发票的灵活而强大的工具，帮助企业节省时间，减少行政工作，并确保付款的准确性和及时性。请与专家联系，了解更多信息并开始使用。