Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης ώστε να απαιτεί ανάληψη ελέγχου των αρχείων

Δημιουργία ή προσθήκη αρχείου σε βιβλιοθήκη

Αρχικά έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς. Πρέπει να μεταβιβάσετε τον έλεγχο στη βιβλιοθήκη για να τη δουν άλλοι χρήστες και να εργαστούν με αυτήν.

Άνοιγμα αρχείου για επεξεργασία

Ο έλεγχος του αρχείου επιλέγεται αυτόματα από εσάς όταν επιλέγετε Επεξεργασία. Ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος σάς ειδοποιεί ότι πρόκειται να αναλάβετε τον έλεγχο του αρχείου και σας δίνει τη δυνατότητα να το επεξεργαστείτε στον τοπικό φάκελο "Πρόχειρα".

Μετά την ανάληψη ελέγχου, το εικονίδιο αρχείου καλύπτεται με ένα πράσινο βέλος που δείχνει προς τα κάτω, το οποίο υποδεικνύει ότι έχει γίνει ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Κανείς άλλος δεν μπορεί να αλλάξει το αρχείο και κανείς άλλος δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας, ενώ εσείς έχετε αναλάβει τον έλεγχο.

Πραγματοποίηση αλλαγών στις πληροφορίες σχετικά με το αρχείο (ιδιότητες)

Εάν δεν έχει γίνει ήδη ανάληψη ελέγχου του αρχείου από εσάς, πρέπει να κάνετε ανάληψη ελέγχου για να μπορέσετε να κάνετε αλλαγές στις ιδιότητές του, όπως τον τίτλο, το όνομα συντάκτη, την προθεσμία, την καταμέτρηση λέξεων και ούτω καθεξής. Οι αλλαγές σας δεν θα τεθούν σε ισχύ μέχρι να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο του αρχείου.

Προσπαθήστε να ανοίξετε ένα αρχείο του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου σε κάποιον άλλο

Οι επιλογές Ανάληψη ελέγχου και Check In δεν είναι διαθέσιμες. Δεν μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχο ενός αρχείου του οποίου έχει γίνει ανάληψη ελέγχου από κάποιον άλλο χρήστη. Εάν προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου μηνύματος που σας ενημερώνει ότι κάποιος άλλος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου.

Για να μάθετε ποιος έχει αναλάβει τον έλεγχο του αρχείου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από το εικονίδιο του αρχείου. Το όνομα του ατόμου στο οποίο έχει γίνει ανάληψη ελέγχου εμφανίζεται σε μια συμβουλή εργαλείου. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο για να ζητήσετε μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου, εάν το χρειάζεστε γρήγορα.

Μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου

Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές που κάνατε. Εάν η βιβλιοθήκη παρακολουθεί τις εκδόσεις, το σχόλιό σας γίνεται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Εάν παρακολουθούνται τόσο οι κύριες όσο και οι δευτερεύουσες εκδόσεις, σας ζητείται να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης στην οποία θα γίνει μεταβίβαση ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Δείτε επίσης.

Διατήρηση ανάληψης ελέγχου του αρχείου για μεγάλο χρονικό διάστημα

Κανείς άλλος χρήστης δεν μπορεί να δει τις αλλαγές σας ή να επεξεργαστεί το αρχείο ενώ κάνετε ανάληψη ελέγχου του αρχείου. Παρόλο που αυτό είναι χρήσιμο κατά τη διάρκεια της πραγματοποίησης αλλαγών, μπορεί επίσης να εμποδίσει άλλους χρήστες να εκτελέσουν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Είναι καλή επιχειρηματική πρακτική και κοινή ευγένεια να μεταβιβάσετε ξανά τον έλεγχο του αρχείου το συντομότερο δυνατό μετά την ανάληψη ελέγχου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να επιβάλει τη μεταβίβαση ελέγχου του αρχείου.