התכונה '@mention Office' מקלה עליך הרבה יותר ליצור קשר עם עמיתים לעבודה ומשאבים דרושים בזמן שאתה משתף פעולה ביצירת מסמכים, מצגות וגליונות אלקטרוניים.

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו. התקן את Microsoft Silverlight‏, Adobe Flash Player או Internet Explorer 9.

  1. היכנס ל- Microsoft 365 באמצעות החשבון שלך בעבודה או בבית הספר ופתח מסמך שנשמר בספריית SharePoint או ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר.

  2. הערה: כדי שתכונה זו תפעל, תצטרך להיכנס אל Outlook במחשב האישי שלך.

  3. הוסף הערה מהתפריט תלוי ההקשר או מסקירה > הערה חדשה.

    בחר ’הערה חדשה’ בתפריט תלוי ההקשר

  4. הקלד @ ואת האותיות הראשונות של השם הפרטי או שם המשפחה של האדם ולאחר מכן בחר את השם הרצוי (אם עדיין אין לו הרשאה לפתוח את המסמך, תתבקש לספק זאת).

עצה: כדי להיות פחות רשמיים, הרגישו חופשי למחוק הכל פרט לשם הפרטי של האדם ב-@אזכור. כדי לכלול אנשים נוספים, הקלידו @ שוב ואזכרו מישהו אחר.

הקצאת משימות באמצעות @אזכורים

ב Word, Excel או PowerPoint, באפשרותך להשתמש ב- @mentions כדי להקצות משימה למשתמש אחר בעת פרסום הערה או תשובה. בעת יצירת משימה, מתבצע מעקב אחריה בכל האינטראקציות וההקצאות מחדש, כך שתוכל לראות את ההיסטוריה שלה.  עדיין תוכל להשיב להערות שהוקצו כמשימות, לפתור משימות על-ידי פתרון ההערה ולפתוח מחדש משימות על-ידי פתיחה מחדש של שרשור ההערות.

כדי ליצור משימה:

  1. הוסף הערה חדשה או השב להערה קיימת.

  2. השתמשו ב- @אזכור בהערה. נראה שהאפשרות מקצה את ההערה כמשימה לאדם שאוזכר.

  3. בחר בתיבת הסימון הקצה ל- .השתמשו ב- @אזכור כדי להקצות משימה

  4. פרסם את ההערה או את התשובה. האדם שאליו מוקצית המשימה יקבל הודעת דואר אלקטרוני שמודיעה לו שהוקצתה לו משימה. הוא יראה את המשימה שהוקצתה לו בהערה.משימה הוקצתה למשתמש אחר

כדי להקצות מחדש משימה:

  1. השתמשו ב- @אזכור בשדה ההערה.

  2. בחר בתיבת הסימון הקצה מחדש ל- .הקצה מחדש את המשימה

  3. פרסם את התשובה. האדם שאליו המשימה הוקצתה מחדש יקבל הודעת דואר אלקטרוני שמודיעה לו שהמשימה הוקצתה לו.

כדי לפתור משימה שהוקצתה לך:

  1. בחלק העליון של ההערה, רחף מעל העיגול לצד הוקצה לך. סימן אישור מופיע בעיגול.לחץ כדי לפתור את המשימה

  2. לחץ על העיגול עם סימן הביקורת כדי לפתור את המשימה.

כדי לפתוח מחדש משימה שנפתרה:

  1. פתח את חלונית ההערות.

  2. בחלק העליון של ההערה שנפתרה, לחץ על החץ פתיחה מחדש.

אזכורים - פתיחה מחדש של משימה  

מצאו והגיבו במהירות ל- @אזכורים

ב- Word, Excel ו- PowerPoint, כאשר מישהו מציין אותך בהערה, תקבל הודעת דואר אלקטרוני הכוללת קישור שיעביר אותך להערה בקובץ.

בנוסף, הודעת הדואר האלקטרוני מציגה גם תצוגה מקדימה של הטקסט ורצף ההערות המשויך להערה, ובאפשרותך להשיב להערה ישירות מתוך הודעת הדואר האלקטרוני.

צילום מסך של הודעת דואר אלקטרוני להערה

אם הוזכרת יותר מפעם אחת, ייתכן שתקבל קישורים לאזכורים מרובים בהודעת דואר אלקטרוני בודדת.

הערה: תכונה זו אינה זמינה עבור לקוחות המשתמשים ב- Microsoft 365 בהפעלת 21Vianet.

דרישות

כדי להשיב להערה מהודעת הדואר האלקטרוני של ההודעה, עליך להשתמש ב- Outlook עבור Windows, Outlook באינטרנט או Outlook Mobile.

כיצד לבטל תצוגות מקדימות של הקשר

מנהלי מערכת יכולים להשתמש ב- cmdlet PowerShell של SharePoint כדי לבטל תצוגות מקדימות של הקשר:

  1. התקן את הגירסה העדכנית ביותר של מודול השירותים המקוונים של SharePoint עבור Windows PowerShell.

  2. התחבר לדייר שלך באמצעות Connect-SPOService.

  3. הפעל את ה- cmdlet הבא:Set-SPOTenant -AllowCommentsTextOnEmailEnabled:$false

    הערה: הודעות דואר אלקטרוני עבור הערות המבוצעות בקובץ המוגנים באמצעות זכויות או מסומנות כרגישות באמצעות כללי DLP לא יכללו תצוגה מקדימה של הקשר או תשובות מוטבעות, בין אם התכונה מופעלת או מבוטלת.

כיצד לבטל הודעות עבור הערות ב- OneDrive

כברירת מחדל, יוצר המסמך המקורי וכל המשתתפים בשרשור הערה יקבלו הודעה בכל פעם שמישהו יוצר או מעדכן שרשור הערה. אם אתה מעדיף שלא לקבל הודעות על הערות, באפשרותך לבטל אותן.

אין הגדרה כללית לביטול הודעות הערה. משתתפים בשרשור חייבים לעשות זאת עבור עצמם ב- OneDrive. כדי לבטל הודעות עבור הערות, יש לבצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה חדשה בדפדפן Microsoft Edge, בחר מפעיל יישומיםולאחר מכן בחר OneDrive.פתח את אפליקציית OneDrive

  2. עבור אל הגדרות > הגדרות OneDrive.בחר את הגדרות OneDrive

  3. תחת הגדרות הודעות, בטל את הודעת הדואר האלקטרוני כאשר אנשים אחרים משיבים להערות שלך ואת הודעות דואר אלקטרוני כאשר אנשים אחרים מוסיפים הערה במסמכים שלי.הגדרות של הודעות OneDrive

כיצד לכבות התראות ב- Outlook

בחלק התחתון של דואר אלקטרוני לדיווח שאתה מקבל ב- OR, נמצאת הגדרה שמאפשרת לך לבטל הודעות עבור הערות נוספות כלשהן או עדכונים לשרשור הערות שנוצר בקובץ על-ידי יוצר המסמך המקורי או על-ידי משתתפים כלשהם.

הפעל או השבת הודעות

הגדרה זו מתאימה עבור קובץ אחד בלבד. אם אתה מקבל הודעות עבור הערות בקבצים מרובים, יהיה עליך לבטל את הודעות עבור קובץ זה עבור כל קובץ.

אבטחה של נתוני הערה

Microsoft אינה מאחסנת נתוני הערות באופן פנימי. כל ההערות בין משתתפים בשרשור מאוחסנות רק בצד שלך. ל- Microsoft אין גישה לראות את ההערות שלך.

אזכור מחוץ לארגון שלך

אזכורים מוגבלים לאנשים בתוך הארגון שלך. אזכורים אינם כוללים אורחים ומשתמשים מדיירים אחרים בהגדרת ריבוי דיירים.

Facebook LinkedIn דואר אלקטרוני

זקוק לעזרה נוספת?

מעוניין באפשרויות נוספות?

גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.

הטבות מינוי Microsoft 365

הדרכת Microsoft 365

אבטחת Microsoft

מרכז הנגישות