Ідентифікатори документів можуть допомогти в керуванні документами або записами. Увімкніть службу ідентифікаторів документів для сайту, щоб додати ідентифікатор документа до кожного файлу на сайті.
У цій статті
Огляд
За допомогою ідентифікаторів документів можна керувати документами, легко відстежуючи елементи незалежно від їхнього розташування. Наприклад, якщо юридичний договір переміщується з бібліотеки документів на одному сайті до бібліотеки документів на іншому сайті, його буде легко знайти на основі його ідентифікатора документа. Ідентифікатор документа автоматично призначається переданим документам, і цей ідентифікатор відстежуватиметься за елементом протягом усього життєвого циклу. Ідентифікатори документів можуть також призначатися наборам документів.
Якщо службу ідентифікаторів документів активовано вперше, новим документам у колекції сайтів буде автоматично призначено нові ідентифікатори. Заплановано завдання таймера для призначення ідентифікаторів документам, які вже містяться в колекції сайтів.
Крім того, коли службу ввімкнуто, до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" автоматично додається новий стовпець. У стовпці Ідентифікатор документа відображається ідентифікатор, призначений елементу.
Перш ніж використовувати функцію "Ідентифікатор документа" в системі керування вмістом, потрібно спочатку ввімкнути його для кожної колекції сайтів, у яких розташовано документи.
Переміщення файлів з ідентифікатором документа
У SharePoint ідентифікатор документа зазвичай переміщатиметься разом із файлом. Однак, якщо на сайті призначення не ввімкнуто службу ідентифікаторів документів, документ більше не матиме ідентифікатора документа.
Для SharePoint Server єдиний спосіб зберегти ідентифікатор документа на сайтах – скористатися адміністративною сторінкою "Вміст і структура сайту" в настройках сайту під час переміщення документів.
Копіювання файлів за допомогою ідентифікатора документа
Коли створюється копія файлу, для копії створюється новий ідентифікатор документа. Наприклад, файл, завантажений з одного сайту та переданий на інший, – це копія. Однак, якщо на сайті призначення не активовано службу ідентифікаторів документів, копія не матиме ідентифікатора документа.
Активація, увімкнення та настроювання ідентифікаторів документів
Щоб спочатку відстежувати документи або записи за допомогою ідентифікаторів документів, потрібно виконати двоетапний процес:
Активація функції ідентифікаторів документів у колекції сайтів
Примітка.: Щоб увімкнути функцію "Ідентифікатор документа", потрібно бути адміністратором колекції сайтів.
-
Перейдіть до колекції сайтів верхнього рівня.
-
Виберіть Настройки > Параметри сайту.
-
У розділі Адміністрування колекції сайтів виберіть елемент Функції колекції сайтів.
-
Поруч зі службою ідентифікаторів документів натисніть кнопку Активувати. Поруч з елементом з'явиться позначка Активний , і її активовано для поточної колекції сайтів.
Увімкнення та настроювання використання ідентифікаторів документів у колекції сайтів
Якщо ввімкнути функцію ідентифікатора документа для будь-якої колекції сайтів, усім документам у колекції сайтів буде автоматично призначено ідентифікатор документа. Пам'ятайте, що залежно від кількості документів, наявних у колекції сайтів, цей процес може тривати певний час.
Примітка.: Щоб увімкнути та настроїти функцію ідентифікатора документа, потрібно бути адміністратором колекції сайтів.
-
Перейдіть до колекції сайтів верхнього рівня.
-
Виберіть Настройки > Параметри сайту.
-
У розділі Адміністрування колекції сайтів виберіть параметри ідентифікатора документа.
-
На сторінці Параметри ідентифікаторів документів у розділі Призначити ідентифікатори документів установіть прапорець Призначити ідентифікатори документів.
Примітка.: Коли ви вмикаєте призначення ідентифікаторів документів для першої колекції сайтів, з'являється повідомлення: Настроювання функції "Ідентифікатор документа" планується виконати автоматизованим процесом. Це означає, що завдання таймера відповідає за виконання призначення ідентифікаторів документів для всіх документів у колекції сайтів. Час, потрібний для завершення цього процесу, залежить від кількості документів у колекції сайтів.
-
Щоб установити настроюваний рядок символів або чисел, які автоматично додаються до початку кожного ідентифікатора документа, введіть рядок у розділі Початкові ідентифікатори з наведеними нижче символами.
-
Установіть прапорець Скинути всі ідентифікатори документів, щоб автоматично додати префікс до всіх наявних ідентифікаторів документів у колекції сайтів.
-
У розділі Область пошуку підстановки ідентифікаторів документів виберіть веб-сайтів, які слід використовувати як область пошуку для пошуку ідентифікаторів.
-
Натисніть кнопку OK.
Примітка.: Як уже згадувалося вище, коли службу ідентифікаторів документів увімкнуто для будь-якої колекції сайтів, стовпець додається до типів вмісту "Документ" і "Набір документів" як рівень колекції сайтів. Стовпець Ідентифікатор документа використовується для відображення ідентифікатора, призначеного елементу.
