Tema 752, Presentación de los Formularios W-2 y W-3

Formulario W-2

Los empleadores tienen que completar, presentar, ya sea electrónicamente o por correo, a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) y enviar a sus empleados el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés) que muestre los salarios pagados y los impuestos retenidos durante el año para cada empleado. Ya que los beneficios de Seguro Social y de Medicare de los empleados se calculan según la información en el Formulario W-2, es muy importante preparar el Formulario W-2 de manera correcta y puntual.

Formulario W-3

A toda persona a quien se le requiera presentar el(los) Formulario(s) W-2 también se le requiere presentar el Formulario W-3, Transmisión de comprobantes de Retención (en inglés), para transmitir la Copia A del Formulario W-2 a la SSA. Los totales de las cantidades informadas en los formularios sobre la nómina (Formulario 941(en inglés), Formulario 943 (en inglés), Formulario 944 (SP) o el Anexo H (Formulario 1040) (en inglés), para el año), deben ser los mismos totales informados en el Formulario W-3. Si tiene preguntas sobre alguna casilla de los Formularios W-2 o W-3, consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés), las cuales proporcionan una explicación detallada sobre cada casilla. Asegúrese de pedir el Formulario W-3 cuando pida los Formularios W-2.

Al presentar electrónicamente su(s) Formulario(s) W-2 ante la SSA, no es necesario presentar el Formulario W-3. Su Servicio en línea del W-2 (en inglés) creará un Formulario W-3 electrónico para usted.

Cuándo presentar

Usted tiene que enviar por correo o electrónicamente la Copia A del(de los) Formulario(s) W-2 a la SSA junto con el Formulario W-3 (en inglés) de transmisión para el 31 de enero de 2025. Se aplican fechas de vencimiento especiales si ha cancelado su negocio.

Tiene que entregar las Copias B, C y 2 del Formulario W-2 a sus empleados para el 31 de enero de 2025. Cumplirá con el requisito de entrega si el formulario tiene la dirección correcta y se envía por correo en la fecha de vencimiento o antes. Si un empleado deja de trabajar para usted antes de que acabe el año, puede entregar a su exempleado el Formulario W-2 en cualquier momento antes, pero a más tardar, el 31 de enero de 2025. Si su empleado solicita el Formulario W-2, tiene que entregarle las Copias B, C y 2 en un plazo de 30 días a partir de la solicitud o dentro de los 30 días siguientes al pago final del salario, lo que ocurra más tarde.

Requisito de presentación electrónica

Los empleadores que presentan 10 (en inglés) o más declaraciones informativas, incluidos los Formularios W-2, tienen que presentar electrónicamente, a menos que reciban una exención del IRS. Se le recomienda a todos los empleadores que presenten los Formularios W-2 electrónicamente. Para obtener más información acerca de la presentación electrónica, consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) y el Tema 801, el Tema 802, y el Tema 803. Puede obtener más información sobre la presentación electrónica de los Formularios W-2 y W-3 desde los Servicios en línea para negocios, (BSO, por sus siglas en inglés) (en inglés) de la SSA o llamando al 800-772-6270 (TTY 800-325-0778).

Cómo presentar por correo

El Formulario W-2 oficial está disponible en un conjunto que contiene varias copias del formulario. El conjunto de formularios se compone de las seis copias que el usuario podría necesitar para cada Formulario W-2 (Copia A, Copia 1, Copia B, Copia C, Copia 2 y Copia D). La dirección para enviar por correo la Copia A de los Formularios W-2 y W-3 también aparece en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) PDF. El Formulario W-3 y la Copia A de cada Formulario W-2 que usted envíe a la SSA, tienen que ser versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutas aprobadas) y se pueden pedir en línea (en inglés) o llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676). Consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 (en inglés) para obtener más información.

Haga una copia del Formulario W-3 y una copia de cada Formulario W-2 (copia A o copia D) para guardarlas en sus registros durante al menos cuatro años.

Envíe la Copia 1, si corresponde, al departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad. Comuníquese con ese departamento de impuestos local, estatal o de la ciudad para conocer los requisitos y la manera de transmitir esta información.

Cómo preparar el Formulario W-2

  • Escriba a máquina la información correspondiente, utilizando tinta negra y, de ser posible, letra de 12 puntos, estilo “Courier”. Las entradas se leen electrónicamente. Escritura a mano, caligrafía, o letra de puntos itálica no se aconsejan. Las entradas en otra tinta que no sea negra, no se podrán leer.
  • Ingrese todas las cifras sin signos de dólar y comas, pero con puntos decimales (00000.00). Muestre la parte correspondiente a las cantidades de dinero; utilice ceros, si no hay céntimos.
  • No borre, tache ni utilice tinta blanca de corrección. La Copia A no puede tener errores. Si se equivoca, coloque una “X” en la casilla “VOID” (Nulo), utilice el siguiente Formulario W-2 y vuelva a empezar. No escriba la palabra “corrected” (corregido) en el siguiente Formulario W-2.
  • El Formulario W-2 tiene dos formularios impresos en una página, así que debe enviar la página entera de la Copia A (la página impresa con tinta roja) a la SSA aun si hay un formulario en blanco o nulo. No corte ni doble la página. No grape los Formularios W-2 juntos ni al Formulario W-3.
  • Si una casilla no le aplica, déjela en blanco.

Cómo hacer correcciones

Si descubre un error en el Formulario W-2 de un empleado después de haberlo enviado a la SSA, presente un Formulario W-2c, Comprobante corregido de salarios y retención de impuestos (en inglés). Incluya el Formulario W-3c, Transmisión de comprobantes corregidos de Retención (en inglés), cada vez que presente el(los) Formulario(s) W-2c por correo ante la SSA. Las correcciones del Formulario W-2c se pueden hacer electrónicamente a los Formularios W-2 presentados mediante el Servicio en línea para negocios (BSO).

Información adicional

Page Last Reviewed or Updated: 02-Jan-2025