Microsoft 365 Copilot, een technologie met veelbelovende vooruitzichten. En net zoveel uitdagingen. Daarom vereist de uitrol grote nauwkeurigheid.
De verwachte voordelen zijn talrijk, maar de vragen die rijzen voor de betrokken bedrijven zijn dat eveneens: hoe zorg je voor een effectieve uitrol die de investering op lange termijn rechtvaardigt? Hoe zorg je voor acceptatie van de oplossing, rekening houdend met de zorgen van sommige gebruikers? Hoe kies je ook de juiste use cases om voor elke doelgroep te evalueren?
"Een succesvolle implementatie van Microsoft 365 Copilot vereist een goede voorbereiding met duidelijke doelstellingen, een goed begrip van de gegevenskwesties en een overweging van verandermanagement", waarschuwt Pascal Van der Vennet, Business Development Director & Partner Manager Microsoft Practice, Econocom Belux. "Het is een structurerend project dat een echte methodologie inhoudt om het gebruik in kaart te brengen, de gebruikers op te leiden en de gegevens te beveiligen. Copilot werkt alleen goed als de database en de organisatie zijn voorbereid op het gebruik voor AI."
Accultureren en de drempel verlagen
Zonder deze voorbereidingen riskeert Copilot op zijn minst te worden afgeremd en niet aan de verwachtingen te voldoen. Sterker nog, het kan uitmonden in een kostbare teleurstelling. Bovendien brengt Copilot een nieuwe dimensie in de organisatie. Kunstmatige intelligentie kan leiden tot weerstand om begrijpelijke redenen: technologische complexiteit, gebrek aan vertrouwen, maar ook ethische zorgen en ontmenselijking. Communicatie en daaropvolgende training zijn daarom essentieel.
"De introductie van zo'n krachtige technologie kan weerstand opwekken bij uw medewerkers," vervolgt Pascal Van der Vennet. "Het is daarom essentieel om te accultureren en de drempel te verlagen door de evolutie van hun rol van 'maker' naar 'checker' te presenteren." Deze groep moet daarom bestaan uit een diversiteit aan profielen die de verschillende behoeften dekken, vooral medewerkers uit verschillende vakgebieden. Het is belangrijk om zowel technofielen als minder technofiele personen te betrekken, met als doel zoveel mogelijk use cases te dekken en gevarieerde feedback te verkrijgen.
Het is ook cruciaal om bewustzijn te creëren over de risico's die gepaard gaan met het gebruik van AI, zoals datalekken, intellectuele luiheid of de ecologische impact, maar ook om de successen en productiviteitswinsten die hierdoor worden behaald, te benadrukken.
Allereerst een grondige evaluatie van de behoeften
Over het algemeen is een gestructureerde aanpak noodzakelijk, verzekert Pascal Van der Vennet. Dit omvat de evaluatie van de behoeften, een passende planning en training, evenals de opvolging en evaluatie na de uitrol. De eerste stap is de evaluatie van de behoeften. Voordat de benodigde licenties worden toegewezen en Copilot wordt uitgerold, is het belangrijk om een grondige evaluatie uit te voeren van de behoeften van de organisatie en haar gebruikers. Dit zal helpen om de meest relevante functionaliteiten te bepalen en een effectieve implementatie te plannen.
Men kan beginnen met het analyseren van de belanghebbenden. Concreet betekent dit het houden van interviews, vragenlijsten en workshops met alle betrokken belanghebbenden. Dit helpt om de verwachtingen, behoeften en zorgen te begrijpen. Het komt erop neer ervoor te zorgen dat de oplossing in lijn is met de doelstellingen van de organisatie en de gebruikers.
Een gedetailleerd tijdschema
Daaropvolgend kan een PoC (Proof of Concept) de haalbaarheid en effectiviteit van de oplossing testen in een gecontroleerde omgeving. Hierdoor kunnen de behoeften en functionaliteiten worden verfijnd voordat de volledige uitrol plaatsvindt; dit vermindert de risico's en zorgt voor een betere adoptie.
Het is essentieel om duidelijk de doelstellingen en verwachte voordelen van deze integratie te definiëren. Bijvoorbeeld, een doelstelling kan zijn om de verwerkingstijd van klantondersteuningsverzoeken met 20% te verminderen door bepaalde taken te automatiseren met Copilot voor Microsoft 365.
"Stel een gedetailleerd migratieschema van Microsoft Copilot op met belangrijke mijlpalen en streefdata," beveelt Pascal Van der Vennet aan. "Dit schema moet voorbereidende, uitrol-, test- en lanceringsfasen bevatten." Ook is de planning cruciaal voor een succesvolle adoptie van Copilot. Dit houdt in dat specifieke behoeften, knelpunten en weerstanden worden geïdentificeerd, relevante functionaliteiten worden bepaald en een implementatieschema wordt ontwikkeld. Planning is een belangrijke stap die helpt om de activiteiten te structureren en te organiseren die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken.
Sterke punten en verbeterpunten identificeren
Op dezelfde manier kan het verzamelen van gebruikersfeedback helpen om de ervaring met Copilot voortdurend te verbeteren. Het volgen van de adoptie via het Microsoft 365-beheercentrum, regelmatig meten en rapporteren van de impact, en voortdurende ondersteuning zijn essentiële acties om duurzame adoptie en tevredenheid te garanderen.
De uitrol van Copilot biedt een significante kans om de productiviteit en efficiëntie van organisaties te verbeteren. "Zorg voor een goede planning en beheer de potentiële uitdagingen om een succesvolle adoptie te garanderen," concludeert Pascal Van der Vennet. "Zet ook gebruiksrapporten voor Copilot op om het adoptieniveau, de loyaliteit en de betrokkenheid van gebruikers te observeren. Op deze manier kun je begrijpen hoe het hulpmiddel wordt gebruikt en zowel de sterke punten als de verbeterpunten identificeren."