W-2表
僱主必須填寫，以電子或郵寄方式向社會安全局（英文）申報，以及提供W-2表, 工資與稅務說明書（英文）給他們的員工，列出向每一位員工支付的全年工資及預扣稅金。正確而且準時填寫W-2表是非常重要的，因為員工的社會安全保險和聯邦醫療保險的福利是基於表格W-2的資訊而計算的。
W-3表
需要申報W-2表的任何人也必須申報W-3表,工資與稅務說明傳送書(英文)，以此遞交W-2表的A聯給社會安全局。在相關的僱用稅務表格上（年度中的941表 (英文)，943表(英文)，944表(英文) 或1040表附表H(英文) PDF 的申報總金額應該和W-3表上申報的金額相同。如果您有W-2表或W-3表上有關某個框格的問題，請參考W-2以及W-3表格的一般說明（英文），說明中提供了就每一個框格的詳細解釋。您索取W-2表時，記得也要索取W-3表。
當您向社會安全局(SSA) 以電子方式提交W-2表格時，無需提交W-3表格。他們的 W-2線上服務（英文） 將為您創建電子表格 W-3。
何時申報
您必須在 2025 年1月31日之前透過郵寄或電子方式向SSA提交表格W-2的A聯單以及傳送 W-3表（英文）。如果您已終止您的企業，則適用特殊截止日期。
您必須將W-2表的B，C及第2聯在2025年的1月31日前交給您的員工。如果表格的地址正確而且在截止日期或之前寄出，您就符合提供要求。如果一名員工在年底前離職，您可以在2025的年的1月31日前任何時間, 但不能遲於此時間, 將W-2表交給您的前任員工。如果您的員工向您索取W-2表，您必須在索取表格的30天內，或者在最後一次工資支付的30天內將B、C聯及第2聯交給員工。
電子申報要求
僱主申報10 份 (英文)以上的稅務資料申報表, 包括W-2表, 必須進行電子報稅，除非已取得國稅局的豁免。我們鼓勵所有的僱主使用電子申報W-2表。有關電子報稅更多的資訊，請參閱W-2表和W-3表的一般說明（英文）以及主題801，主題802和主題803。您可以向社會安全局的在線企業服務（英文）取得更多有關電子申報W-2表和W -3的資訊，或是致電800-772-6270(TTY 800-325-0778)。
透過郵件提交
正式的W-2表是多聯的一套表格。此六聯單的表格提供使用者可能需要的各個W-2表（A聯，第1聯，B聯，C聯，第2聯，及D聯）。表格W-2和表格W-3的A聯單郵寄地址也列於表格W-2和W-3的一般說明（英文） PDF中。您送至社會安全局的W-3表以及W-2表的A聯必須採用官方紅墨水版本（或批准的替代版本），並且可線上（英文）索取或致電800-TAX-FORM (800-829-3676) 索取。有關更多資訊，請參考W-2及W-3 表格的一般說明（英文）。製作一份W-3表的副本和每份W-2表的副本（A聯單 或D 聯單），作為記錄保存至少4年。
如適用，請將第1聯送交您的州，市政府或當地的稅務部門。請聯絡各州，市政府或當地稅務部門取得相關規定及傳送文件的資訊。
準備W-2表
- 請用黑色墨水打字輸入所有的條目，如可能，請用12點【Courier】字體。條目的資料是由機器讀取。不建議手寫，草寫或斜體字體。用黑色以外的輸入的條目是無法被讀取的。
- 不可使用美元($)的符號或逗點，使用小數點 (00000.00)。顯示金額的美分部分; 或放入0字表示沒有角或分的零頭。
- 不可做任何的塗改，劃掉，或用修正液更改。A聯絕不能有任何錯誤。如果您有錯，請在"作廢(VOID) "框格裡填上“X”，再重新使用另一份W-2表。不要在下一份W-2表上寫上已"更正(corrected)”。
- 因為W-2表在單頁上列印了兩種表格, 請將整份A聯頁（此頁用紅色墨水列印）寄送給社會安全局(SSA)，即使中間有一份表格是空白或已經作廢。不可將此頁切開或折疊。不可將W-2表釘在一起，或與W-3釘在一起。
- 如果有不適用的框格，請留空白。
作更正
如果在將W-2寄出給社會安全局後，在員工的W-2表上發現錯誤，請補交一份W-2C表, 更正後的工資與稅務說明書（英文）。您在任何時間透過郵寄方式向社會安全局申報W-2C表格時應包括W-3C表, 更正後的工資與稅務說明傳送書（英文）。使用在線企業服務(BSO) 提交的 W-2 表格可以進行電子更正W-2C表格。