Intranet leicht gemacht mit SharePoint
In der heutigen digitalen Arbeitswelt hilft ein gut strukturiertes Intranet den Mitarbeitenden, sich in der Vielfalt der Unternehmens-Informationen zurecht zu finden. SharePoint bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit welchen Unternehmen ein übersichtliches und benutzerfreundliches Intranet erstellen können. Im Folgenden lernen Sie verschiedene Anwendungsszenarien kennen und erhalten wertvolle Tipps für die erfolgreiche Einführung eines SharePoint-Intranets.
Veröffentlicht am 29.01.2025
Anwendungsszenarien von SharePoint
Organisationen können mit SharePoint interne Webseiten erstellen, um Informationen, Nachrichten und Ressourcen mit ihren Mitarbeitenden zu teilen. Das Intranet wird dabei an die spezifischen Bedürfnisse und das Branding des Unternehmens angepasst. Einige mögliche Inhalte und Anwendungsszenarien möchten wir Ihnen hier vorstellen.
Ob aus der Chefetage, verschiedenen Abteilungen oder Projekten, über Nachrichten werden ansprechende News termingerecht publiziert. Je nach Bedarf wird die Like- und Kommentarfunktion aktiviert, um Diskussionen zu starten. Mühsam zusammengestellte interne Newsletter, die per Mail verschickt und oft in der täglichen Mailflut untergehen, gehören damit der Vergangenheit an.
Das Ereignis-Webpart (Funktionsbaustein) ermöglicht ein schnelles publizieren von Firmenevents und Veranstaltungen. Die nächsten Termine werden übersichtlich auf der Startseite angezeigt. Ein Eintrag in den persönlichen Outlook-Kalender ist mit einem Klick erledigt. Ausgewählte Events können mit einem Countdown angezählt werden.
Langlebige Informationen über Strategie, wichtige Projekte, Qualitätsmanagement, betriebliches Gesundheitsmanagement und vieles mehr, wird über Unterseiten ansprechend bereit gestellt. Textbausteine, relevante Dateien, Videoclips werden übersichtlich angeordnet. Links unterstützen die Navigation zu weiterführenden Themen. Auch das globale Navigationsmenü unterstützt dabei schnell von einem Ort zum anderen zu gelangen.
Oft haben HR- oder IT-Abteilungen den Bedarf ihre Ressourcen übersichtlich bereit zu stellen. Mit Serviceseiten können die für alle Mitarbeitenden wichtigen Reglemente, Anleitungen, Formulare zugänglich gemacht werden und Kontaktpersonen präsentiert werden.
Mit den unterschiedlichen Bausteinen in SharePoint finden die Mitarbeitenden, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Die Suchfunktion unterstützt dabei. Vordergründiges Ziel ist jedoch die klare und logische Struktur, sodass die Suche gar nicht zum Einsatz kommen muss.
Eigene Prozessmanagement-Tools, die separat gepflegt und vor allem deren Lizenzen zusätzlich finanziert werden müssen, können von SharePoint abgelöst werden. Visio-Prozesse lassen sich interaktiv einbetten und mit Textbausteinen, Dokumentenlinks und Listen ergänzen. Alle relevanten Informationen werden gebündelt bereit gestellt. Eine Doppelablage der Dateien, wie sie oft stattfinden, ist nicht mehr nötig.
Auch Bereiche für Gäste, z. B. externe Gremien, Verbands-Mitglieder o. a. können in geschützte Bereiche aufgenommen werden. Für sie ist kein Microsoft-Account erforderlich. Zugleich kann über Multifaktor-Authentifizierung eine hohe Sicherheit gewährleistet werden.
Mit Learn365, dem zu 100% in Microsoft 365 integrierten Lernmanagementsystem wird auch das Lernen und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden im Intranet unterstützt. Ob das Onboarding neuer Mitarbeitenden, das Bereitstellen von E-Learning, die Organisation von Präsenzveranstaltungen oder die zu überwachende Pflichtlektüre zu IT-Sicherheit, Reglementen etc., Learn365 unterstützt die Verantwortlichen dabei stets den Überblick zu behalten, Prozesse zu automatisieren und Auswertungen zu erstellen.
Durch die Integration von Power BI können in SharePoint Dashboards und Berichte erstellt werden, welche einen personalisierten Überblick über die Qualitätskennzahlen des Unternehmens geben. Trends werden erkannt, auf denen fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Sie können Ihre gesamte Dokumentenablage in SharePoint migrieren und mit berechtigungsgesteuerten Bibliotheken Ihren Mitarbeitenden einen geräte- und ortsunabhängigen Zugang zu ihren Dateien bieten. Mit der Cloud-Intelligenz in der Dokumentenbearbeitung funktionieren gleichzeitiges Arbeiten an Dateien und der Zugang zum Versionsverlauf ganz ohne VPN-Verbindung kinderleicht.
Sie nutzen bereits Teams als Einstiegsportal für den digitalen Arbeitsplatz? Mit Viva Connect können Sie das SharePoint-Intranet als App in Teams integrieren, sodass ein Wechsel von Teams zum Browser überflüssig wird.
Ob aus der Chefetage, verschiedenen Abteilungen oder Projekten, über Nachrichten werden ansprechende News termingerecht publiziert. Je nach Bedarf wird die Like- und Kommentarfunktion aktiviert, um Diskussionen zu starten. Mühsam zusammengestellte interne Newsletter, die per Mail verschickt und oft in der täglichen Mailflut untergehen, gehören damit der Vergangenheit an.
Termine und Veranstaltungen //
Das Ereignis-Webpart (Funktionsbaustein) ermöglicht ein schnelles publizieren von Firmenevents und Veranstaltungen. Die nächsten Termine werden übersichtlich auf der Startseite angezeigt. Ein Eintrag in den persönlichen Outlook-Kalender ist mit einem Klick erledigt. Ausgewählte Events können mit einem Countdown angezählt werden.
Firmeninformationen //
Langlebige Informationen über Strategie, wichtige Projekte, Qualitätsmanagement, betriebliches Gesundheitsmanagement und vieles mehr, wird über Unterseiten ansprechend bereit gestellt. Textbausteine, relevante Dateien, Videoclips werden übersichtlich angeordnet. Links unterstützen die Navigation zu weiterführenden Themen. Auch das globale Navigationsmenü unterstützt dabei schnell von einem Ort zum anderen zu gelangen.
Serviceseiten //
Oft haben HR- oder IT-Abteilungen den Bedarf ihre Ressourcen übersichtlich bereit zu stellen. Mit Serviceseiten können die für alle Mitarbeitenden wichtigen Reglemente, Anleitungen, Formulare zugänglich gemacht werden und Kontaktpersonen präsentiert werden.
Benutzerhandbuch/Wiki/F&A //
Mit den unterschiedlichen Bausteinen in SharePoint finden die Mitarbeitenden, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Die Suchfunktion unterstützt dabei. Vordergründiges Ziel ist jedoch die klare und logische Struktur, sodass die Suche gar nicht zum Einsatz kommen muss.
Prozessmanagement //
Eigene Prozessmanagement-Tools, die separat gepflegt und vor allem deren Lizenzen zusätzlich finanziert werden müssen, können von SharePoint abgelöst werden. Visio-Prozesse lassen sich interaktiv einbetten und mit Textbausteinen, Dokumentenlinks und Listen ergänzen. Alle relevanten Informationen werden gebündelt bereit gestellt. Eine Doppelablage der Dateien, wie sie oft stattfinden, ist nicht mehr nötig.
Gästeportal //
Auch Bereiche für Gäste, z. B. externe Gremien, Verbands-Mitglieder o. a. können in geschützte Bereiche aufgenommen werden. Für sie ist kein Microsoft-Account erforderlich. Zugleich kann über Multifaktor-Authentifizierung eine hohe Sicherheit gewährleistet werden.
Betriebliches Lernen //
Mit Learn365, dem zu 100% in Microsoft 365 integrierten Lernmanagementsystem wird auch das Lernen und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden im Intranet unterstützt. Ob das Onboarding neuer Mitarbeitenden, das Bereitstellen von E-Learning, die Organisation von Präsenzveranstaltungen oder die zu überwachende Pflichtlektüre zu IT-Sicherheit, Reglementen etc., Learn365 unterstützt die Verantwortlichen dabei stets den Überblick zu behalten, Prozesse zu automatisieren und Auswertungen zu erstellen.
Berichterstattung und Analyse //
Durch die Integration von Power BI können in SharePoint Dashboards und Berichte erstellt werden, welche einen personalisierten Überblick über die Qualitätskennzahlen des Unternehmens geben. Trends werden erkannt, auf denen fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Dokumentenmanagement //
Sie können Ihre gesamte Dokumentenablage in SharePoint migrieren und mit berechtigungsgesteuerten Bibliotheken Ihren Mitarbeitenden einen geräte- und ortsunabhängigen Zugang zu ihren Dateien bieten. Mit der Cloud-Intelligenz in der Dokumentenbearbeitung funktionieren gleichzeitiges Arbeiten an Dateien und der Zugang zum Versionsverlauf ganz ohne VPN-Verbindung kinderleicht.
Teams-Integration //
Sie nutzen bereits Teams als Einstiegsportal für den digitalen Arbeitsplatz? Mit Viva Connect können Sie das SharePoint-Intranet als App in Teams integrieren, sodass ein Wechsel von Teams zum Browser überflüssig wird.
Tipps für die erfolgreiche Einführung
Vorab: ein SharePoint-Intranet ist sehr gut skalierbar. Man kann also gut auch erstmal klein anfangen und nach und nach weitere Bereiche ergänzen.
- Bedarfsanalyse und Planung
- Zielgruppe: Für wen sollen die Inhalte bereit gestellt werden und wie/wo arbeiten diese Menschen?
- Ziele und Anforderungen bestimmen: Welche Funktionen und Inhalte sollen bereitgestellt werden?
- Struktur und Design
- Aufbau: Planen Sie die Struktur des Intranets, einschliesslich der Hauptseiten, Unterseiten und Navigation.
- Design: Passen Sie Farben und Logos an das Corporate Design Ihres Unternehmens an.
- Vorbereitung und Einrichtung
- Grundaufbau: Richten Sie das Grundgerüst Ihres Intranets auf SharePoint ein, konfigurieren Sie die grundlegenden Einstellungen.
- Kompetenzaufbau: Befähigen Sie ihr Redaktionsteam SharePoint-Seiten zu gestalten, indem Sie Schulungen anbieten.
Bild: Template Startseite einer Organisation (Quelle: Microsoft, https://adoption.microsoft.com/de-de/sharepoint-look-book/organization-home/)
- Inhalte und Funktionen
- Aufbau: Fügen Sie die benötigten Inhalte und Funktionen hinzu, wie z.B. Dokumentenbibliotheken, Listen, Kalender und Newsfeeds.
- Aufbau: Fügen Sie die benötigten Inhalte und Funktionen hinzu, wie z.B. Dokumentenbibliotheken, Listen, Kalender und Newsfeeds.
- Vorlagen
- Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Inhalte wie z. B. Newsartikel.
- Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Inhalte wie z. B. Newsartikel.
- Power Platform
- Implementieren Sie Workflows und Automatisierungen, um Prozesse zu optimieren.
- Implementieren Sie Workflows und Automatisierungen, um Prozesse zu optimieren.
- Benutzerverwaltung und Sicherheit
- Benutzermanagement: Richten Sie Benutzergruppen und Berechtigungen ein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können.
- Benutzermutationen: Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeitende zum Arbeitsstart Zugriff auf das Intranet erhalten. Mithilfe von Power-Automate kann das Benutzermanagement bei Neueintritten, Mutationen und Austritten komfortable gemanagt werden.
- Schulung und Einführung
- Training: Bieten Sie Schulungen für die Mitarbeitenden an, um sicherzustellen, dass sie das Intranet effektiv nutzen können.
- Hilfestellung: Stellen Sie ein FAQ bereit, um häufige Fragen zu beantworten und den Einstieg zu erleichtern.
Stöbern Sie im SharePoint Look Book - wir helfen Ihnen bei der Implementierung.
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die zur Zusammenarbeit und zum Dokumentenmanagement in Unternehmen entwickelt wurde.
SharePoint bietet umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten. Benutzerrechte und Zugriffssteuerungen werden so verwaltet, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Informationen zugreifen können.
Gut zu wissen:
SharePoint ist bereits in den meisten Microsoft-Lizenzplänen enthalten, so entstehen keine weiteren Kosten für Lizenzen.
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