13 tácticas para mejorar los informes de gastos mensuales

Los informes de gastos: importantes para los agentes de viajes y los gestores de gastos, pero molestos para el resto de empleados.

Llevar un registro de los recibos y categorizar los gastos puede ser una tarea tediosa y laboriosa para los empleados. Sin embargo, es indispensable para controlar los gastos de viaje, reducir los gastos innecesarios y crear presupuestos.

Aunque los informes de gastos sean aburridos, no tienen por qué ser complicados. Después de todo, parte de tu trabajo con agente de viajes consiste en definir una estrategia. Con un pequeño cambio en el proceso de elaboración de los informes de gastos se puede conseguir que los empleados tengan una experiencia sencilla que no les provoque quebraderos de cabeza. Además, podrás ahorrarte algunas de tus tareas.

Hemos identificado 13 formas de crear una experiencia sencilla para tus empleados y tu propio departamento.

Un proceso sencillo para informar de los gastos puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza a tus empleados antes, durante y después de sus viajes. Hemos seguido las etapas de viaje de los empleados y hemos identificado los principales problemas con los que se encuentran para informar de los gastos de viaje. 

Si trabajas con un proveedor de gestión de los gastos de viaje, probablemente dispongas de alguna app móvil para registrar los gastos. ¿No la tienes? No te preocupes. Existen muchas apps gratuitas y de pago que permiten que los empleados registren sus gastos mientras están de viaje. Así, pueden ahorrar todo el tiempo que dedicarían a informar de los gastos cuando vuelvan a casa.

Muchas empresas están invirtiendo en programas de informe de gastos en la nube por una simple razón: de este modo, pueden olvidarse de las terribles hojas de cálculo que tanto detestan los empleados. Aunque sea una ventaja para los empleados, también simplifica el trabajo de los gestores. Estos, en lugar de tener que pasar de una hoja de cálculo a otra, pueden consultar y organizar todos los gastos desde una sola plataforma.

Si puedes deshacerte de las hojas de cálculo, también puedes enfrentarte a la enorme pila de recibos. Deja que los empleados hagan fotos de los recibos con sus teléfonos, las adjunten y tiren el papel. Así, tú tendrás la información que necesitas y ellos se librarán de guardar todos esos recibos en sus carteras.

Permite que los empleados utilicen para el trabajo las mismas apps que utilizan durante su tiempo libre. Así, podrán pedir viajes y comida pulsando un par de veces sus pantallas. En lugar de que registren y soliciten el reembolso de los gastos de viaje por separado o tengan que crear cuentas diferentes para hacerlo, recomiéndales que creen perfiles de empresa independientes en sus cuentas personales. Por ejemplo, con Uber, los empleados pueden configurar un perfil de empresa con una forma de pago diferente a la de sus viajes personales. Además, los recibos se reenvían automáticamente a la dirección de email de su empresa.

Habilita vías de comunicación sencillas para que los empleados no tengan que plantearse si sus viajes superan los límites de gasto permitidos. Dales la opción de enviar un email rápido cuando les surjan dudas. Y, si necesitan una respuesta aún más rápida, introduce un sistema de mensajería instantánea o un chatbot para que los empleados puedan aclarar sus dudas al momento.

Muchas apps incluyen una serie de herramientas pensadas para empresas que ofrecen un proceso de control de gastos mucho más sencillo. Por ejemplo, las organizaciones que utilizan Uber para empresas pueden reenviar los recibos automáticamente a un proveedor de gastos y sus empleados no tienen que conservarlos. Todo esto, gracias a un sistema de gestión de viajes de empleados disponible en un solo panel. Además, pueden limitar los gastos por importe, código de gasto, momento del día, ubicación o tipo de vehículo. El resultado: los empleados pueden olvidarse de los recibos para siempre.

Responde a las preguntas más frecuentes sobre los informes de gastos, como los tipos o los límites de gastos permitidos. No olvides incluir los artículos que suelen omitirse o que no se registran adecuadamente en los informes de gastos mensuales.

La sección de preguntas frecuentes no será lo suficientemente buena si los empleados no pueden consultarla cuando y donde la necesiten. Crea una versión digital en la intranet o la wiki de la empresa para que puedan acceder a ella fácilmente. También puedes imprimir tarjetas de tamaño cartera para que los empleados puedan consultar si algunos gastos comunes en los viajes, como las propinas o los viajes, están permitidos.

¿Los límites de gasto cambian en función de la ubicación, la ocasión o la época del año? ¿Crees que tus empleados saben cuál es el límite de gasto? Es posible que los empleados excedan el límite de gasto accidentalmente simplemente porque se han desplazado hacia una zona más cara o porque pensaban que el límite de gasto era más alto. Ajustar los límites de gasto en función de la ubicación y de la ocasión, y aclararlo todo bien reducirá los problemas que puedan producirse cuando el departamento de contabilidad reciba la factura final del viaje. 

Permite que los empleados vayan a hablar contigo unas horas a la semana para que puedan hacerte todas las preguntas sobre viajes que tengan. Si tu equipo está lejos, puedes ofrecer a cada empleado unos momentos determinados del día para que pueda comentar sus dudas y preocupaciones con tu departamento.

La mejor forma de diseñar un proceso sencillo para informar de los gastos es pedir la opinión de los usuarios finales: los empleados. Envía encuestas a los empleados que vuelvan de un viaje o de un evento de trabajo. Pregúntales qué opinan del registro de los gastos, si el límite de gastos se ciñe a la realidad y qué les parece el proceso para informar de los gastos. También puedes organizar encuentros mensuales en los que los empleados te den su opinión.

Conocer la opinión de los empleados es útil para implementar cambios en función de la información que obtienes. Si a la mayoría de los empleados no les gusta un elemento del proceso para informar de los gastos, utiliza sus comentarios para mejorarlo. Recuerda que tu trabajo es encontrar la forma de que este proceso sea lo más eficiente posible.

Los lanzamientos y los anuncios dan visibilidad a la gestión de gastos de viaje, un departamento que todos los empleados pasan por alto si no tienen que enviarles recibos. Además, los anuncios altos y claros demuestran la importancia de tus cambios: los empleados se dan cuenta de que has escuchado sus ideas y tus superiores ven que trabajas sin descanso para su beneficio.

Como responsable de la gestión de los gastos de viaje de la empresa, debes saber lo importante que es recibir informes de gastos precisos. Por eso, la estrategia principal que debes seguir es buscar la simplicidad a toda costa.

Solo tienes que implementar unos pasos claros que eliminen el tedio de este proceso polifacético y darle un toque innovador para crear un sistema que evite las complicaciones. Probablemente a los empleados sigan sin gustarles los informes de gastos, pero les harás la vida más fácil y, de paso, tu trabajo también.