透過全新的 Zoom Workplace 提升工作效率的 5 項協作秘訣

在現今多元的工作環境中，協作最大的挑戰之一就是追蹤不同團隊和專案之間傳遞的所有資訊。多種協作工具和獨立的通訊頻道，使得難以讓所有人都參與其中。

好消息是，無論與同事、合作夥伴和客戶協作，只要使用 Zoom Workplace 皆變得更加輕鬆！現在，您可以使用單一應用程式強化您的日常工作，包括我們的 AI 助理 Zoom AI Companion，協助您減少內容切換、挖掘資訊所花費的時間及溝通不良。

AI Companion 融入貫穿整個 Zoom Workplace，協助您在聊天或電子郵件中撰寫訊息；在白板上整理構想；以及摘要會議、電話通話和聊天訊息。不僅協助您省下時間，語音信箱在 Zoom Phone 上的優先順序，還可以確定會議中的後續步驟，協助所有人保持資訊一致，進而簡化您的工作方式並最大化整個平台的工作效率。

Zoom Workplace 真正強大之處在於圍繞著有效協作協助您提升工作日的效率，讓人與人之間的聯繫更有效率並針對專案密切合作。以下是從全新體驗中獲得最大效益的五項做法。

會議通常是群組或專案的協作中心點。您可能每週都會與相同的人進行週期性會議，討論特定專案的進度，並且需要密切注意會議之間發生的情況。

下次建立新會議 (或一系列週期性會議) 時，請確保啟用持續不斷的會議聊天為開啟狀態。這將會建立永久的聊天頻道，並附加至該會議 ID。

您可以事先與群組聊天，加入會議時繼續對話，並且於通話間保持討論進行中。會議期間分享的所有文件、影像和檔案都可以新增至持續不斷的會議聊天的「資源」標籤，並依資產類型組織，以便每個人都可以輕鬆找到所需的內容。

在 Zoom Workplace 全新、精簡的日曆和會議標籤中，您可以點選每個會議卡以開啟該會議的完整詳細資訊。在此，您可以上傳包括議程和白板等會議的補充項目，以便其他觀眾知道從何處取得資訊。您可以在此存取持續會議聊天，還可以從會議卡開始聊天或寄送電子郵件給受邀者。

若要嘗試此全新畫面，請在您的線上帳戶入口網站中按一下「設定」。切換設定以啟用全新的「會議」標籤體驗 (請確保您的 Google 或 Microsoft 365 日曆已連線或開始使用 Zoom Mail 和 Calendar)。然後，按一下 Zoom Workplace 中的「日曆」標籤，以檢視您的排程，並新增或存取即將開始的會議的內容。

如果您管理團隊，您可以輕鬆讓所有同事都參與到正確的對話。團體聊天中的建立共享空間，並新增所有團隊成員，然後新增可能需要瞭解該頻道的所有聊天頻道，從所有部門頻道到基於專案的對話，空間中的所有人都會自動新增至他們尚未加入的頻道。隨著您的團隊發展，您可以輕鬆將成員新增至共享空間，允許他們存取所有所需的頻道來節省上線程序的時間，而不必手動將他們新增至個別頻道。

若要開始使用，請前往「團體聊天」標籤並按一下 + 圖示，然後選取「共享空間」。您可以為空間命名，新增成員 (您甚至可以新增現有頻道)，然後自訂偏好設定。建立空間之後，根據團隊需求繼續新增成員和頻道。

視訊會議是團隊溝通和協作的核心，尤其當員工、客戶、合作夥伴和廠商可能散佈在不同地點時。但舊有的會議體驗可能顯得有些呆板，導致觀眾感到脫節。

使用我們全新的 Zoom Meetings 體驗，協作變得更加容易，並且觸手可及。現在，您可以分享和共同編輯白板和筆記，以及在文件上協作，無論是 Google 雲端硬碟、Microsoft OneDrive、Dropbox、Box 和 Microsoft Sharepoint 皆可直接用於會議當中，不必再來回切換會議視窗和開啟的文件。按一下分享和選取文件標籤來嘗試此項功能。

除了這些實用的協作功能之外，全新的會議體驗還包括：

• 更精簡的工具列，讓您輕鬆開啟 AI Companion、分享畫面和找到主持人工具。
• 全新的多個演講者畫面，讓您以更動態的方式關注正在發言的人。
• 使用新的自訂主題顏色和頭像光線，將背景調暗同時凸顯出您的人物，讓您顯得脫穎而出。主持人還可以新增桌布至會議中。
• 人聲音訊分離使開放環境中的音質更好，讓您在會議中的聲音聽起來更清晰，有助於抑制背景噪音。

對混合式或辦公室員工來說，預約座位成為工作場所中常見的一項體驗。如果您一向使用工作區預約功能在電話或線上 Zoom 帳戶入口網站預約座位，現在，即可直接從 Zoom Workplace 應用程式使用全新的「工作區」標籤。

您甚至可以使用我們的智慧推薦，於選擇工作區時取得額外協助。在「工作區」標籤中，按一下左側的機器人圖示以取得具備 AI 功能的最佳工作日推薦 (取決於和您協作最頻繁的人是否已預約座位) 和最佳位置推薦 (取決於您的偏好設定和與最頻繁協作者的距離)。

等不及開始使用 Zoom Workplace 嗎？更新您的 Zoom 桌面應用程式至 6.0 或更新版本，以開始使用全新功能和上述體驗。

敬請期待未來幾個月即將推出的新功能，包括 Ask AI Companion，將讓您隨手可得更多的平台功能。

編輯註釋：此部落格原發佈於 2016 年 7 月，並已於 2024 年 4 月更新，以提供最新 Zoom 協作功能和產品。