授權費以外：為員工提供 AI 協作平台的總成本

無論是大型企業為公司每位員工採購核心商業應用程式，或小型公司添購辦公室電話組，大多數 IT 購買決策皆取決於「成本」和「價值」兩大因素。

須付出多少成本？除了價格，考慮到授權、雲端儲存或頂級支援等附加項目，以及一年、五年或十年持續維護系統的需求，還需要考量：實際成本是多少？

為組織帶來什麼價值？這項特定技術將如何協助企業提高收入、降低風險、改善營運，或以其他方式支援您的員工？而這些好處值得付出如此成本嗎？

事實上，IT 投資通常難以量化，在預算吃緊且經濟環境不確定的情況下更是如此。即使營運狀況良好，領導者也會希望看到您導入的工具和技術展現價值，尤其是通訊和協作平台等員工日常使用的工具和技術。評估整體擁有成本 (TCO) 可協助您建立強大的商業案例，並評估潛在投資的成本效益和價值。

TCO 是根據時間，衡量投資在其整體生命週期內的所有經濟影響。我們通常將發票總支付額視為成本，但許多購買也會產生額外費用。您可能有資金買房，但您是否有能力購買家具、支付保險和財產稅、維護房屋，以及有足夠預算，能在熱水器故障時進行維修？

在 IT 投資方面，TCO 同樣包括前期成本以及後續支付費用。您可以根據時間將 TCO 細分為三大部分：

• 第 0 天通常是與授權相關的成本，包含報價單上的費用，以及直接支付給供應商的費用。您可以在物料清單、報價單或發票中找到這些成本。
• 第 1 天涉及協助使用者獲得解決方案的一次性成本，例如部署和實作成本，以及訓練您的員工。
• 第 2 天之後涉及管理、支援和維護解決方案的持續性成本，以保持正常運作。

第 1 天成本比較

接下來，讓我們看看與第 1 天相關的成本，例如實作和訓練成本。實施新解決方案時，您通常須聘請外部供應商，或利用內部資源來設定系統、訓練 IT 團隊和員工，以及部署解決方案，再再增加整體成本。減少花費在這些任務上的時間和資源，將有助於降低 TCO，而這也是為什麼直覺易用的平台如此重要。

根據 Zoom 委託調查的 2023 年 Metrigy TCO 研究，86% 的 Zoom 新使用者可在 30 分鐘內啟動並操作，其他供應商的平均值則為 72%。此外，54% 的 Zoom 新使用者認為無須經過訓練，Microsoft Teams 使用者則僅有 41%。根據 Metrigy 的報告，Zoom 的易用性是無須訓練最主要的原因。

第 2 天之後成本比較

最後，別忘了考量第 2 天之後的維護和營運成本。這些都是維護和支援解決方案的持續性成本，且經常為「隱藏」成本。若您的解決方案易於員工使用，並方便 IT 管理員維護和管理使用者，便能降低整體成本。

Metrigy 報告顯示，由於 Zoom 易於管理，可因此節省成本。相較於研究中評估的其他供應商，我們僅需其 85% 的全職 IT 員工人數，便能管理相同數量的平台使用者。

評估 IT 投資成本有時並不簡單，但光看授權的前期價格遠遠不足。根據您的業務需求，在現有授權上外加 AI 功能和其他協作功能，實際上可能會更加昂貴，並且從長遠來看，維護複雜系統可能會導致成本增加。

若想降低 TCO，不妨考慮 Zoom Workplace。這項產品可針對各種規模的企業提供必要的工具組合，包括 Zoom AI Companion 的生成式 AI 功能。透過採用  AI 技術的會議摘要，或是以 AI 功能協助撰寫電子郵件和團體聊天訊息，可以有效提升員工協作能力，並提高生產力。您的 Zoom 使用者帳戶可使用付費服務，無需額外成本。*

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*注意：AI Companion 可能不適用於所有地區或垂直產業。

編輯附註：本部落格原於 2023 年 12 月發表，並於 2024 年 2 月更新加入最新定價方案資訊。